زمانی که تصمیم گرفتم مسیر خوداشتغالی و سپس بیزنس شخصی را پیش بگیرم با یکی از دوستانم، علی، صحبت کردم. علی مشاور کسب‌وکار است. از من پرسید چرا تا الان کارت را شروع نکردی؟ جواب دادم وقت نمی‌کنم. تایم زیادی را سرکار هستم. پرسید اگر از شرکت استعفا بدهی به‌نظرت مشکل زمان برایت حل می‌شود؟ گفتم بله. در جواب گفت اتفاقا من فکر می‌کنم باز هم اصلی‌ترین مشکلت در مسیر خوداشتغالی و بیزنس مدیریت زمان است. فرق چندانی ندارد چند کار برای انجام داشته باشی. وقتی نتوانی زمانت را مدیریت کنی همیشه وقت کم می‌آوری.
بعد از اینکه از شرکت استعفا دادم زمانم آزادتر شده بود. می‌توانستم همه آن را صرف کارهای خودم کنم. اما بعد از چند روز متوجه شدم که حق با اوست و باز هم نمی‌توانم به همه کارهایم برسم. پس تصمیم گرفتم به صورت جدی روی مدیریت زمان کار کنم و تمرین‌هایش را انجام دادم. یکی از تکنیک‌هایی که انجام دادم فن پومودورو بود که در ادامه راجع به آن هم صحبت می‌کنم.
این موضوع را برای نوشتن انتخاب کردم تا اگر شما هم مثل من زمان تلف شده زیادی دارید بتوانید با مدیریت آن را کم کنید. در ادامه چند نکته و تکنیک در مورد مدیریت زمان به شما می‌گویم که همگی تست شده و جواب خود را داده است. اگر تجربه استفاده از آن ها را داشته‌اید در بخش نظرات آن را با من در میان بگذارید.
چرا این همه روی مدیریت زمان تاکید داریم؟
تا حالا به افرادی برخورد کردهاید که همیشه به کارها و برنامه‌هایشان می رسند، علاوه بر آن، برای تفریح و خودشان هم وقت اضافه می‌آورند؟ علی، همان شخصی که در مقدمه راجع به او صحبت کردم دقیقا از همین دسته افراد است. من همیشه تعجب می‌کردم که چطور با وجود آن همه مشغله و کاری که دارد سفر هم می رود؟ سریال هم می بیند و…؟
این جمله را بارها شنیده یا خوانده‌ام که اگر درست زمان‌تان را مدیریت کنید نه تنها برای کارهایتان وقت کم نمی‌آورید؛ بلکه می‌توانید به تفریحات و سرگرمی‌هایتان هم برسید. پس مدیریت زمان یک مهارت بسیار ارزشمند است که اگر آن را بلد باشید در زندگی حرفه‌ای و شخصی خود بسیار جلو می‌افتید. بدون اینکه استرس و نگرانی بابت نرسیدن به برنامه مثل خوره به جان‌تان بیفتد. ما زمانی که به کارهایمان نمی‌رسیم دچار استرس می‌شویم، تمرکز و اعتماد به نفس‌مان را از دست داده و این لوپ همینطور ادامه پیدا می‌کند.
فرقی نمی‌کند حرفه یا حوزه تحصصی‌تان چیست. هر چه باشد مدیریت زمان به شما کمک می‌کند بازدهی‌تان را چند برابر کنید. بازدهی که بالا برود هم به برنامه‌تان می‌رسید، هم آن را به نحو احسن انجام می‌دهید. در نتیجه از نظر روانی حالتان خوب است و می توانید روز به روز پیشرفت کنید.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
برای اینکه بتوانیم زمان‌مان را مدیریت کنیم باید ابتدا بدانیم دلیل این کمبود چیست؟ چه چیزهایی باعث می‌شود که مدام دچار کمبود زمان شویم؟ این مشکل را ممکن است خیلی از افراد داشته باشند، اما برای همه دلیلش یک چیز مشخص نیست. کمبود زمان دلایل مختلفی دارد از جمله اینکه:
۱- نمی‌توانیم کارهایمان را اولویت‌بندی کنیم
همه ما در طول روز تعدادی کار برای انجام داریم. یک سری از این کارها اهمیت بیشتر و اولویت بالاتری دارند و برخی دیگر کمتر. قرار نیست همه کارها را انجام دهیم. بپذیرید که فرصت انجامش را هم در یک شبانه روز نداریم. خب حالا باید چه کار کرد؟ باید کارهایی که اولویت‌های بالاتر دارند را ابتدا در برنامه روزانه خود بگذاریم. بعد اگر وقت اضافه آوردیم بقیه کارها با اولویت کمتر را به آن اضافه کنیم.
۲- برنامه‌ریزی‌مان غیرمنطقی است
تا مدتها دچار این مشکل شده بودم که همیشه خودم را به خاطر گذشته و زمان‌های تلف کرده‌ام اذیت می‌کردم. مرتب به خودم می‌گفتم حالا که این همه زمان تلف کرده‌ام پس برای رسیدن به فلان جایگاه بزرگ باید چندبرابر معمول کار کنم. این طرز فکر از اصل اشتباه نیست اما باید به صورت منطقی برنامه‌ریزی کرد. ما بارها تصمیم گرفته‌ایم به یک باره چندین عادت را در خودمان تقویت کنیم و در روز یک عالمه کار را انجام دهیم. در آخر هم می‌بینیم فقط به نصف آن‌ها رسیده‌ایم.
پس بهتر است به شکلی برنامه‌ریزی کنیم که رسیدن به آن ها منطقی باشد. نیازی نیست به یکباره ۱۰ عادت جدید را در خود ایجاد کنیم. یا در روز به ۲۰ کار مختلف برسیم. همین که بتوانیم به صورت مستمر به ۴-۵ مورد آن ها رسیدگی کنیم پیشرفت بزرگی است.
۳-دچار کمال گرایی شده‌ایم
یکی از مشکلاتی که در شروع کار داشتم همین وسواس و کمال‌گرایی بود. زمانی که می‌خواستم برای پیج اینستاگرام ویدیو بگیریم، بیش از ۲۰ بار یک ویدیو را می‌گرفتم. در نهایت هم همان که اول گرفته بودم از همه بهتر می‌شد. کمال طلبی ما را از انجام کارهایمان عقب می‌اندازد. اگر بخواهیم همه کارها را ۱۰۰ از ۱۰۰ انجام دهیم قطعا زمان زیادی تلف می‌شود. سعی کنیم هر کاری را به صورت کلی و بدون وسواس انجام دهیم تا از برنامه جا نمانیم.
۴- نمی‌توانیم کارها را بین دیگران تقسیم کنیم
این مورد مرا یاد زمانی که در شرکت بودم می‌اندازد. من ابتدا کارشناس تولید محتوا بودم و سپس مدیر محتوا و در نهایت مدیر بازاریابی شدم. یکی از اشتباهاتی که در شروع کار داشتم همین تقسیم نادرست کار بین اعضای تیم بود. اتفاقی که هم می‌افتاد این بود که نمی‌توانستم به کارهای مدیریت برسم و زمان کم می‌آوردم. که بعد از مدتی که متوجه ایراد شدم سعی کردم آن را کم کم اصلاح کنم.
پس باید بتوانیم به هر کسی کارهای مربوط به خودش را بسپریم و به او اعتماد کنیم. بدون اینکه خودمان بخواهیم مجددا روی آن کار زمان بگذاریم.
۵- کارها را عقب می‌اندازیم و اهمال کاری می‌کنیم
یکی دیگر از دلایلی که ممکن است باعث کمبود زمان شود اهمال کاری است. این را احتمالا خودتان هم بارها تجربه کردهاید که سخت‌ترین کارها را تا جای ممکن به تعویق می‌اندازید. وقتی آن را به عقب می‌اندازید انرژی کمتری برای انجامش خواهید داشت. در حالیکه اگر همان موقع کار را انجام داده بودید هم سریع تر انجام شده بود هم خودتان به بقیه کارهایتان رسیده بودید.
۶- نمی‌توانیم به دیگران نه بگوییم!
شما هم از آن دسته افرادی هستید که نمی‌توانید به راحتی به دیگران نه بگویید؟ اگر اینطور است که حتما فکری برای آن کنید. چون به مرور آسیب‌های زیادی به شما وارد می‌کند. شاید مجبور شوید کار دیگران را قبول کنید در حالیکه تایم انجام آن را ندارید و این می‌شود که برای کارهای خودتان زمان کم می‌آورید. پس حتما روی مهارت نه گفتن کار کنید تا به راحتی بتوانید خود و کارهایتان را مدیریت کنید.
۷-تمرکز کافی را نداریم
یکی دیگر از دلایلی که باعث می‌شود زمان زیادی از دست بدهیم نداشتن تمرکز کافی است. گاهی مشغول کاری هستم؛ اما همزمان به ده چیز دیگر فکر می‌کنیم، یا چند کار مختلف را با هم انجام می‌دهیم. مثلا قصد داریم روی یک نوشتن یک مقاله یا پیدا کردن ایده برای بیزنس وقت بگذاریم، بین کار چندین بار به سراغ گوشی خود می‌رویم. البته در این دنیایی که عوامل حواس پرتی اینقدر زیاد شده حفظ تمرکز هم مثل قبل کار راحتی نیست.
موضوعی به اسم کار عمیق وجود دارد که دقیقا به خاطر همین عوامل حواس پرتی از جمله شبکه‌های اجتماعی بسیار کم شده است. پس باید با استفاده از روش‌های حفظ تمرکز سعی کنیم میزان کار عمیق خودمان را افزایش دهیم.
خب حالا که دلایل اصلی کمبود زمان را فهمیدیم در ادامه برای آن ها یک سری راه حل ارائه می‌دهم.
۸ نکته عملی برای مدیریت زمان
هر یک روزی که دیرتر روی مدیریت زمان خود کار کنید فرصت های زیادی را از دست می‌دهید. در ادامه چند روش عملی برای تقویت مدیریت زمان می‌گویم که اگر آن‌ها را انجام دهید، بعد از مدتی خودتان متوجه تغییر می‌شوید. پس از همین امروز شروعش کنید:
۱- زمان انجام هر کار را مشخص کنید
یک کاغذ و خودکار بیاورید و زمان انجام هر کارتان را روی آن بنویسید. مثلا بنویسید برای نوشتن یک مقاله معمولا چقدر زمان صرف می‌کنید. فرستادن یک ایمیل، درست کردن برنامه، ادیت ویدیو و… چقدر از زمان‌تان را می‌گیرد. کارهای روزانه‌تان مثل دوش گرفتن، غذا خوردن و خوابیدن را هم بهتر است به برنامه اضافه کنید. بعد از اینکه زمان متوسط آن‌ها را پیدا کردید شروع کنید به برنامه‌ریزی روزانه.
اگر این کار را انجام ندهید ممکن است برنامه‌تان دقیق نشود و به کارهایتان نرسید. مثلا شاید فکر کنید فرستادن یک ایمیل تنها ۵ دقیقه زمان‌تان را بگیرد؛ در حالیکه در عمل ۱۵ دقیقه روی آن زمان بگذارید. پس با مشخص کردن زمان دقیق، برنامه‌تان را واقع بینانه خواهید کرد.
۲-کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
همه ما در طول روز یک عالمه کار برای انجام دهیم. گاهی به خود می‌گوییم باید همه آن‌ها را انجام دهم. اما واقعیت این است که ما قرار نیست همه کارها را در طول روز انجام دهیم. ما باید کارها را اولویت‌بندی کنیم و بیخیال کارهای با اولویت کم شویم. باید ببینیم وقت صرف کردن روی کدام کار ارزش بیشتری به ما می‌دهد و ما را به هدفمان نزدیک تر می‌کند. سپس همان کارها را در برنامه قرار دهیم. اگر وقت اضافه آوردیم کارهای با اولویت پایین‌تر را هم اضافه می‌کنیم.
۳- یک برنامه روزانه و چک لیست درست کنید
بهترین کار این است که یک برنامه روزانه داشته باشید. داشتن برنامه‌های هفتگی و ماهانه هم لازم است اما قطعا برای انجام دادن جزییات کارها به برنامه روزانه نیاز دارید. هر شب یا اول روز یک لیست از کارهای روز بعد یا همان روز در قالب یک چک لیست تهیه کنید. هر کاری که انجام می‌دهید تیک آن را بزنید. این کار هم کارهایتان را به شما یادآوری می‌کند هم با هر تیکی که میزنید انگیزه ادامه دادن می‌گیرید.
۴-مهم‌ترین و سخت‌ترین کارهایتان را صبح هر روز انجام دهید
برای اکثر افراد چند ساعت اولیه روز پربازده ترین است. شاید تعجب کنید ولی مغز به طرز عجیبی زمانی که کامل بیدار نیست می تواند تمرکز کند. این مورد دقیقا برای خود من هم اتفاق می افتد. زمانی که از خواب بیدار می شوم و احساس می کنم هنوز کامل لود نشده ام، تمرکزم بیش از هر زمان دیگری است. دوست دارم فقط یک جا بنشینم و روی کارهایم فکر کنم. پس شما هم از این فرصت محدودی که در شروع هر روز دارید استفاده کنید و سخت‌ترین کارهایتان را در این زمان انجام دهید.
۵-ساعات طلایی خود را در شبانه روز پیدا کنید
علاوه بر بازه زمانی اول صبح که در قسمت قبل راجع به آن توضیح دادم احتمالا در ساعات دیگری از شبانه روز بازدهی ما برای انجام کار بالاست. به آن ساعات طلایی می‌گوییم. برای اینکه بتوانیم برنامه‌ریزی درست و کارآمدی داشته باشیم باید ساعات طلایی خودمان را بشناسیم و بر اساس آن کارها را انجام دهیم.
یک روش برای اینکه آن را پیدا کنید این است که یک گزارش روزانه از کارها و ساعت انجام آن ها بنویسید. سپس بعد از چند روز ببینید در چه زمان هایی بازدهی بیشتری داشته اید و کارهای مهم‌تر و سخت‌تری انجام داده‌اید. مجددا یک برنامه دیگر برای آینده خود بریزید و بر اساس آن پیش بروید.
۶- برای مدیریت زمان از تکنیک پومودورو استفاده کنید
یکی از روش هایی که به شدت برای مدیریت زمان آن را پیشنهاد می‌کنم تکنیک پومودورو است. روش کار این است که شما زمان انجام کارهایتان را به هر ۲۵ دقیقه تقسیم می‌کنید. این تکنیک توسط یک فرد ایتالیایی به اسم فرانچسکو ابداع شده است که کتابش را هم نوشته است. او برای انجامش از یک تایمر به شکل گوجه فرنگی استفاده کرد اما شما می‌توانید از تایمر لپ تاپ و اپلیکشن‌هایی که وجود دارد هم استفاده کنید.
تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم می‌کنید. کارتان را شروع می‌کنید، بدون اینکه به کار دیگری بپردازید و چیزی حواستان را پرت کند. بعد از ۲۵ دقیقه ۳تا ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. ۲۵ دقیقه بعدی شروع می‌شود و این کار را تا ۴ بار تکرار می‌کنید. بعد از هر ۴ بار یک استراحت طولانی‌تر به مدت ۱۵ تا ۳۰ دقیقه به خود می‌دهید. سپس بر می‌گردید به ۴ تای بعدی. اگر بتوانید این کار را تا ۴ ساعت یعنی دو سِت انجام دهید عالی است. به تدریج بیشتر هم می‌شود.
شاید انجامش در شروع سخت باشد و مدام حواستان پرت شود؛ اما بعد از مدتی با تمرین قطعا عادت می‌کنید و نتیجه‌اش فوق‌العاده خواهد بود. این را از روی تجربه شخصی خودم می‌گویم.
۷-به پیام‌هایتان فورا جواب ندهید
مشغول کاری هستیم و همان موقع صدای نوتیفیکشن گوشی‌مان می‌آید. سریع به سراغ گوشی می‌رویم و آن را چک می‌کنیم. در آن پیام محتوایی است که مدتی حواسمان را پرت می‌کند و اصلا یادمان می‌رود چه کاری را داشتیم انجام می‌دادیم. این می‌شود که تمرکزمان را به کل از دست می‌دهیم. هیچ لزومی ندارد که پیام‌های خود را سریع جواب دهیم. مگر اینکه دکتر باشیم و مرگ و زندگی افراد به دست ما باشد 🙂
۸- زمان‌های تلف شده خود را پایان روز بنویسید
همه ما در طول روز زمان زیادی را صرف شبکه‌های اجتماعی، بیرون رفتن و کارهای دیگر می‌کنیم. شاید این زمان‌ها به نظرمان زیاد نباشد اما وقتی آن‌ها را کنار هم می‌گذاریم می‌بینیم که مثلا ۴-۵ ساعت صرف آن ها کرده‌ایم. یکی از روش‌های کم کردن این زمان های تلف شده نوشتن آن‌هاست. در پایان روز لیستی از این کارها و زمانی که صرف هر کدام کردهاید بنویسید. با این کار کاملا متوجه عملکرد خود می‌شوید و به خودتان می آید. سعی می‌کنید کم کم این زمان‌ها را کاهش دهید.
۹-منتظر یک فرصت نباشید؛ همین حالا انجامش دهید!
گاهی برای انجام کار به دنبال یک فرصت بهتر می‌گردیم. می‌خواهیم روی یک مسئله کار کنیم، به دنبال یک محیط آرام و بدون سروصدا می گردیم. یا اینکه می‌گذاریم زمانی که انرژیمان بیشتر است روی آن کار کنیم. اگر به دنبال یک فرصت ایده آل بمانیم هیچ کاری انجام نمی‌شود. فقط زمان را از دست می‌دهیم. پس کارها را همان لحظه و با هر شرایطی که وجود دارد انجام دهیم.
۱۰- روی جزییات کار قفل نشوید
در نهایت
هر چقدر تا الان زمان از دست داده‌اید را فراموش کنید. تصمیم بگیرید از این به بعد زمان‌تان را مدیریت کنید. افراد زیادی را دیده‌ام که علی‌رغم پرمشغله بودن‌شان هم به کارهای‌شان می‌رسند هم به تفریحات و علاقمندی های‌شان. آن ها هم مثل ما در روز ۲۴ ساعت زمان دارند. اما بلدند چگونه زمان‌شان را مدیریت کنند. شاید در شروع، کار راحتی نباشد اما یک مهارت است. مهارت هم با تمرین به دست می‌آید. از همین امروز تکنیک ها و نکاتی که گفتم را انجام دهید و نتیجه را دو هفته دیگر با من در میان بگذارید. خوشحال می‌شوم:)
بدون دیدگاه