درباره تکنیک‌های مدیریت زمان چه می‌دانید؟ زمان گرانبهاترین سرمایه‌ی هر انسانی است که نمی‌توان آن را خرید. بچه که بودیم آرزو داشتیم ساعت برناد را در اختیار داشته باشیم تا بتوانیم زمان را نگه داریم. آن زمان دغدغه‌هایمان کوچکتر بودند. شاید تنها خواسته‌مان این بود که کمی بیشتر بازی کنیم و یا وقت بیشتری برای مطالعه امتحان فردایمان داشته باشیم.
بزرگتر شدیم و دغدغه‌هایمان نیز همراه ما بزرگ شدند. اما خبری از ساعت برناد نبود. اکنون که ارزش وقت را بیش از هر زمان دیگری درک کرده‌ایم، به دنبال راه‌هایی برای استفاده‌ی بهینه‌تر از آن هستیم. راه‌هایی که افراد موفق استفاده می‌کنند. اگر سری به زندگی برخی از این افراد همچون بیل گیس، آنتونی رابینز، دکتر حسابی و… بزنید، ممکن است گمان کنید که ساعت برناد را در اختیار دارند.
وگرنه چگونه می‌شود که با این حجم از کار و فعالیت به تمام برنامه‌های خود می‌رسند؟ مگر آنها هم به اندازه ما هر روزشان بیست و چهار ساعت ندارد؟ پس چگونه است که اکثرمان برای ساده‌ترین فعالیت‌هایمان زمان کم می‌آوریم؟ ولی آنها پیچیده‌ترین فعالیت‌هایشان را در همین بازه زمانی انجام می‌دهند.
مدیریت زمان چیست؟
همانطور که پیش‌تر اشاره کردم نمی‌توانیم زمان را ذخیره کنیم یا مقدارش را بیشتر کنیم. اما می‌توانیم با مجموعه‌ای از اقدامات آن را به گونه‌ای مدیریت کنیم که بیهوده مصرف نشود. استفاده بهینه از زمان، مدیریت زمان نامیده می‌شود. به نحوی که بتوانیم فعالیت‌های ضروری خود در طی شبانه روز را انجام دهیم و در عین حال زمانی برای تفریح و استراحت نیز داشته باشیم.
در این مقاله چگونگی مدیریت زمان را به شما یاد می‌دهم. پس تا پایان همراهم بمانید:)
مباحث مورد بحث:
تکنیک‌های مدیریت زمان
- مهارت “نه گفتن” را یاد بگیرید
- از استراحت غافل نشوید
- ورزش کنید
- اهمال کاری را کنار بگذارید
- با کمال طلبی مقابله کنید
- زمانتان را بلوک بندی کنید
- روی جزییات بیش از اندازه وقت نگذارید
- کارهای مهم را اول روز انجام دهید
- روش‌های برنامه ریزی برای مدیریت زمان را بیاموزید
- تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان
- برنامه ریزی به روش GTD
- قانون پارتو
- با سیستم ۴D کارهایتان را اولویت بندی کنید
- استفاده از چک لیست‌ها
- استفاده از پلنر
- استفاده از بولت ژورنال
نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مدیریت زمان
کتاب‌هایی که در زمینه مدیریت زمان نوشته شده‌اند
تکنیک‌های مدیریت زمان
مدیریت زمان برای افرادی که هدفی دارند اهمیت زیادی دارد. هر چه اهداف بیشتری داشته باشید، زمان برایتان با ارزش‌تر است. در ادامه شما را با تکنیک‌های مدیریت زمان آشنا می‌کنم. اکثر آنها بسیار ساده به نظر می‌رسند، اما کارآمد هستند. گاهی قدم‌های کوچک ما را به اهداف بزرگ می‌رساند. اگر نکات گفته شده را رعایت کنید، پیشرفت قابل توجهی را در زندگی کاری و شخصی خود شاهد خواهید بود.
مهارت “نه گفتن“ را یاد بگیرید
گاهی اوقات شما برنامه ریزی دقیقی دارید و برای تمام فعالیت‌هایتان زمانی را در نظر می‌گیرید. طبق برنامه دارید پیش می‌روید که ناگهان تلفنتان زنگ می‌خورد. دوست صمیمیتان شما را به یک قرار ملاقات دعوت می‌کند. از طرفی دلتان می‌خواهد به دیدار دوستتان بروید و از طرف دیگر کلی کار انجام نشده دارید که باید حتما در زمان مشخص انجام شوند. در این شرایط چه تصمیمی می‌گیرید؟
اگر مثل من انسان رکی باشید، راحتتر می‌توانید دعوت دوستتان را رد کنید. اما اگر بیش از اندازه دلسوز و مهربان باشید، کارتان را قربانی دوستیتان می‌کنید. هر چند تصمیم گیری در رابطه با اینکه بروید یا نه کاملا به خودتان بستگی دارد، اما نباید کاری را که مطابق میلتان نیست انجام دهید.
کنسل کردن برنامه‌هایمان برای افراد دیگر اگر به ندرت پیش بیاید اشکالی ندارد. اما اگر این برنامه هر روز و هر هفته تکرار شود، نشان‌دهنده ضعف شماست. به این معناست که شما “نه گفتن” را یاد نگرفته‌اید. با اینکار شما هر بار به آینده خودتان لطمه می‌زنید.
نگاهی به برنامه‌های قبلی خود بیندازید. چند بار در هفته کارهایتان را به خاطر دیگران به تعویق انداخته‌اید؟ مطمعنم با دیدن برنامه‌تان به خوبی متوجه خواهید شد که به اندازه کافی جرات نه گفتن داشته‌اید یا نه… اگر اکثر اوقات از کمبود وقتتان شکایت دارید، بهتر است روی مهارت “نه گفتن” بیشتر کار کنید.
از استراحت غافل نشوید
وقتی برنامه ریزی می‌کنید حتما تایم‌هایی را به استراحتتان اختصاص دهید. اگر بی وفقه کار کنید تمام انرژیتان را در مدت زمان کوتاهی از دست می‌دهید. تمرکزتان نیز با کار بی وقفه کمتر می‌شود و کارتان را بی کیفیت انجام خواهید داد. زمانی که خسته هستید انگیزتان برای انجام باقی کارهایتان از بین می‌رود. نتیجه این می‌شود که ترجیح می‌دهید بخوابید تا اینکه به کارتان برسید.
برای اینکه این اتفاق نیفتد پس از هر یک الی یک ساعت و نیم کار، حداقل پانزده دقیقه استراحت کنید تا توان ذهنی و جسمی خود را بازیابید و تجدید قوا کنید. با چند استراحت کوتاه برای انجام فعالیت‌های بعدیتان مجددا انرژی می‌گیرید و انجام کارهایتان را به روزهای بعد موکول نمی‌کنید.
ورزش کنید
بدون شک از مزایای ورزش مطلع هستید. ورزش منظم روحیه شما را بهبود می‌بخشد. برای انجام فعالیت‌هایتان نیاز به انرژی ذهنی دارید. ورزش این انرژی را برای شما تامین می‌کند. شاید بپرسید اینکار چه تاثیری در مدیریت زمان شما دارد؟ ورزش خود نیز وقت گیر است و از زمان شما می‌کاهد…
گاهی اوقات ما چون وقت نداریم به کارهایمان نمی‌رسیم. اما در برخی موارد ما به اندازه کافی وقت داریم، ولی حوصله و انرژی لازم برای انجام کارها را نداریم. نتیجه این می‌شود که کارهایمان را به تعویق می‌اندازیم و در پایان هفته یا ماه با انبوهی از کارهای انجام نشده مواجه می‌شویم.
طبق تحقیقات ورزش روی مغز تاثیر مثبت می‌گذارد. سلول‌های مغزیتان را افزایش می‌دهد . تمرکز شما را بالاتر می‌برد. هرچه تمرکزتان بالاتر رود سریعتر کارهایتان را انجام می‌دهید.
با توضیحاتی که دادم باید اهمیت ورزش را متوجه شده باشید. کل تایمی که در روز به ورزش اختصاص می‌دهید می‌تواند نیم ساعت باشد. اما همین نیم ساعت، بازدهی شما را چندین برابر می‌کند.
اهمال کاری را کنار بگذارید
تا چه اندازه با مفهوم اهمال کاری آشنا هستید؟ اگر شما هم جز دسته افرادی هستید که بدون دلیل خاصی انجام کارها را به زمان‌های دیگر موکول می‌کنید احتمال دارد که اهمال کار باشید. به زبان ساده‌تر اینکه تنبلی می‌کنید.
معمولا افراد اهمال کار اکثر کارهایشان را دقیقه نود انجام می‌دهند. جالب‌تر اینکه از کمبود وقت هم شاکی هستند. این افراد معمولا برنامه ریزی نمی‌کنند یا اگر برنامه ریزی هم کنند نمی‌توانند به آن عمل نمایند. اگر در پایان روز سری به چک لیست کارهایشان بزنید، خواهید دید که خیلی از کارها را انجام نداده‌اند.
اگر دوست دارید راجع به اهمال کاری بیشتر بدانید و راه حل مشکلتان را بیابید، پیشنهاد می‌کنم مقاله اهمال کاری را که برایتان آماده کرده‌ایم بخوانید.
با کمال طلبی مقابله کنید
دوستی دارم که عادات بسیار جالبی دارد. وقتی می‌خواهد کاری را انجام دهد منتظر می‌ماند تا ساعت رند شود. یا مثلا تا زمانی که تمامی خودکارهای رنگی‌اش همراهش نباشد جزوه نمی‌نویسد. او همیشه شرایط را در عالی‌ترین سطح ممکن می‌خواهد. فکر می‌کنید نتیجه این رفتارش چیست؟
اکثر مواقع به دلیل مساعد نبودن شرایط کارهایش را به تعویق می‌اندازد و همیشه از کمبود وقت شاکی است. کاملا واضح است که او درگیر کمال گرایی شده و تا زمانی که مشکلش را حل نکند نمی‌تواند به برنامه‌هایش عمل کند. اگر شما هم درگیر کمال طلبی هستید پیشنهاد می‌کنم کتاب “قورباغه‌ات را قورت بده” نوشته برایان تریسی را مطالعه کنید. با کمک این کتاب می‌توانید زمانتان را بهتر مدیریت کنید.
اگر شک دارید که کمال طلبی مانع پیشرفتتان می‌شود، حتما باید این مقاله را بخوانید: کمال گرایی، ترمزی برای حرکت و پیشرفت!
زمانتان را بلوک بندی کنید
هنگام برنامه ریزی برای هر فعالیتتان زمان تعیین کنید. در زمان مشخص شده فقط یک فعالیت انجام دهید. انجام همزمان چندکار شما را سردرگم می‌کند. با اینکار مجبور می‌شوید زمان بیشتری را صرف اجرای فعالیت‌ها کنید. اما اگر به صورت متمرکز زمان و انرژیتان را روی یک کار بگذارید، با تمرکز بهتری آن را انجام می‌دهید و آن کار را زودتر به پابان می‌رسانید.
اگر نتوانستید فعالیت مورد نظرتان را در زمان تعیین شده انجام دهید به فوریت آن کار نگاه کنید. اگر کارهایی که در لیستتان دارید از اهمیت بیشتری نسبت به کار فعلیتان برخوردارند به سراغ آنها بروید. به خاطر تمام کردن یک فعالیت، از زمان فعالیت‌های دیگرتان نزنید.
روی جزییات بیش از اندازه وقت نگذارید
گاهی اوقات بیش از آنچه که نیاز است برای فعالیتی وقت صرف می‌کنیم. تمرکز بیش از اندازه روی جزییات، هم وقتتان را می‌گیرید و هم شما را خسته می‌کند. بی انگیزگی برای ادامه کارها نتیجه اضافه کاری‌های بیجاست.
باید کارهایتان را اولویت بندی کنید تا بدانید هر کاری چقدر ارزش صرف وقت و تلاش دارد. بدترین کار این است که فعالیت‌هایی که هیچ سودی برایتان ندارند را به بهترین نحو انجام دهید. به اندازه‌ی نیاز برای هر فعالیتتان وقت و انرژی بگذارید، نه بیشتر و نه کمتر.
برای اولویت بندی کارهایتان می‌توانید از ماتریس آیزنهار استفاده کنید و کارهایتان را به چهار دسته مهم و فوری، مهم و غیرفوری، غیرمهم و فوری، نه مهم و نه فوری تقسیم کنید . (بخش با سیستم ۴D کارهایتان را اولویت بندی کنید را مطالعه کنید به طور کامل این روش را توضیح داده‌ام.) با این تقسیم بندی اولویت هر فعالیت برایتان روشن خواهد شد و از صرف انرژی بیهوده خودداری می‌کنید.
کارهای مهم را اول روز انجام دهید
طبق نکته‌ای که بالاتر گفتم باید حتما کارهایتان را اولویت بندی کنید. شب‌ها قبل از خواب یا اول هر صبح لیست کارهایتان را مرتب کنید. سعی کنید اول صبح‌ها که انرژی بیشتری دارید و جسم و ذهنتان خسته نیست، کارهایی که مهمتر و سختتر هستند را انجام بدهید.
انجام فعالیت‌های دشوار در ابتدای روز چند مزیت دارد:
- اضطراب و استرستان کمتر می‌شود و کل روز نگران این نیستید که آن را باید انجام بدهید.
- زمانی که دقت و تمرکزتان بالاست فعالیت‌های مهمتان را دارید انجام می‌دهید. پس قطعا آنها را با کیفیت بهتری انجام خواهید داد.
- در صورتی که کارتان از زمان تخمین زده شده بیشتر طول بکشد یا به مشکلی بربخورید، فرصت کافی برای حل مسئله دارید.
انجام کارهای ضروری در انتهای روز ریسک بالایی دارد. واضح است که شب‌ها خسته‌تر هستید و در نتیجه تمرکز کمتری برای انجام آنها دارید. پس کیفیت کارتان پایین می‌آید. همچنین چون زمان کمتری دارید استرس و نگرانیان بالاتر می‌رود. مدام به این فکر می‌کنید که ممکن است نتوانید کارتان را تا انتهای شب به پایان برسانید. گاهی واقعا چنین اتفاقی میفتد و برای انجام کارتان وقت کم می‌آورید.
با توضیحاتی که دادم باید قانع شده باشید که اول صبح بهترین زمان برای انجام کارهای ضروریتان است. هم تمرکز و عملکرد بهتری دارید و هم به اندازه کافی فرصت برای انجام آن فعالیت در اختیارتان قرار دارد.
روش‌های برنامه ریزی برای مدیریت زمان را بیاموزید
تا این قسمت از مقاله با نکات ساده و اثرگذاری که به مدیریت زمانتان کمک می‌کند آشنا شدید. حال قصد دارم بحث را تخصصی‌تر کنم و اصول برنامه ریزی را به شما بیاموزم تا بتوانید زمانتان را بهتر مدیریت کنید. کاغذ و قلم بردارید و از نکاتی که در ادامه می‌گویم نکته برداری کنید.
تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان
یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان، تکنیک پومودورو است. محققین عقیده دارند که ذهن انسان نمی‌تواند برای مدت طولانی وبه طور پیوسته، روی یک کار متمرکز بماند. به همین دلیل باید کارها را به قطعات مختلف تقسیم کرد و از استراحت‌های کوتاه مدت استفاده کرد.
در این تکنیک معمولا هر قطعه زمانی به قطعات بیست و پنج یا سی و پنج دقیقه‌ای تقسیم می‌شود. حداقل زمان هر پومودورو باید پانزده دقیقه و حداکثر چهل و پنج دقیقه باشد. سپس یک استراحت کوتاه در حد پنج دقیقه در نظر گرفته می‌شود. به هر یک از این قطعه‌های زمانی پومودورو گفته می‌شود. بعد از چهار پومودورو باید یک استراحت طولانی نیز داشته باشید. برایتان مثال می‌زنم تا بهتر متوجه شوید:
- مطالعه کتاب فلان: یک پومودورو
- پنج دقیقه استراحت
- حل سوالات ریاضی ریاضی: چهار پومودورو (بین هر پومودورو حداقل پنج دقیقه استراحت کنید)
- پانزده دقیقه استراحت بعد از پومودورو چهارم
- تمام کردن مقاله: سه پومودورو
- و…
به کمک این تکنیک تمرکز بهتری دارید. در حقیقت در هر پومودورو فقط روی کاری که در حال انجامش هستید متمرکز می‌مانید. با این تکنیک سرعت انجام کارهایتان بالاتر می‌رود و کمتر خسته می‌شوید. کمتر خسته شدن نیز مساوی با انجام کار بیشتر در هر روز است.
می‌توانید کتاب پومودورو نوشته چریلو را در این زمنیه مطالعه کنید.
برنامه ریزی به روش GTD
تکنیک GTD توسط دیوید آلن، در کتاب “کارها را انجام بده” ارائه شده است. GTD مخفف شده عبارت getting things done است. این تکنیک به پنج مرحله تقسیم می‌شود: جمع‌آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، مرتب کردن اطلاعات، بررسی اطلاعات و در نهایت انجام کارها. در ادامه هر مورد را برایتان توضیح می‌دهم:
جمع‌آوری اطلاعات: هر چیزی که در ذهنتان هست یادداشت کنید. باید ذهنتان را خالی کنید. با این مرحله ذهنتان را بهتر مدیرت می‌کنید.
پردازش اطلاعات: مواردی که یادداشت کرده‌اید تحلیل کنید. برای هر هدف و فعالیت، اقدامات لازم را شفاف و واضح یادداشت کنید. مثلا اگر قصد یادگیری زبان انگلیسی را دارید، مرحله به مرحله یادداشت کنید که چه کارهایی را باید انجام دهید:
- پیدا کردن کلاس یا استاد معتبر
- تهیه منابع
- برنامه ریزی بلندمدت و کوتاه‌مدت برای مطالعه
- و…
مرتب کردن اطلاعات: برای کارهایتان زمانبندی کنید. تاریخ انجام هر کار را مشخص کنید. فعالیت‌ها را دسته بندی کنید و برخی کارها را به افراد دیگر واگذار کنید.
بررسی و مرور اطلاعات: به طور مرتب لیست کارهایتان را بازنگری کنید. هر جا تغییر و اصلاح نیاز است اعمال کنید. سعی کنید هم مرور روزانه داشته باشید و هم هفتگی.
انجام کارها: حال نوبت به انجام دادن کارهاست.
نمودار زیر در درک بهتر این روش به شما کمک خواهد کرد:
اگر به این نوع برنامه ریزی علاقه‌مند هستید مقاله برنامه ریزی GTD : تنها راه خلاصی از استرس را مطالعه کنید.
قانون پارتو
قانون یا اصل پارتو دامنه وسیعی را شامل می‌شود. اما دراین مقاله ما به مبحث مدیریت زمان ورود می‌کنیم. طبق این اصل ۸۰% نتایج از %۲۰ کار و تلاش حاصل می‌شود. این به این معناست که نیازی نیست زیاد کار کنید. بلکه باید هوشمندانه کار کنید.
اگر اولویت‌ها و اهداف زندگیتان را به خوبی بدانید بهتر می‌توانید وقت و انرژی خود را تقسیم کنید. در سطح کوچکتر و هنگام نوشتن برنامه روزنتان نیز باید همین کار را انجام دهید. فعالیت‌هایتان را اولویت بندی کنید و هوشمندانه تلاش کنید.
گمان نکنید که تمام کارها را خودتان به تنهایی باید انجام دهید. هر کجا امکانش را داشتید از افراد دیگر کمک بگیرید.
با سیستم ۴D کارهایتان را اولویت بندی کنید
احتمالا هر جای مقاله تاکید کردم کارهایتان را اولویت بندی و دسته بندی کنید، برایتان سوال شد که چگونه باید اینکار را انجام دهید؟ اکنون می‌خواهم جواب سوالتان را بدهم و شما را با ماتریس آیزنهار آشنا کنم.
در این روش کارها را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی می‌کنیم. ۴D مخفف چهار عبارت زیر است:
Do it now, defer it, delegate it, delete it
مهم و فوری: واضح است کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند باید در اولین فرصت انجام شوند. (Do it now)
مهم و غیرفوری: برای انجام این کارها باید برنامه ریزی کنیم. انجام این کارها را باید به زمان مناسبش موکول کنیم. اگر کارهایی که در این دسته قرار دارند در زمان خودشان انجام شوند، دسته فعالیت‌های مهم و فوری خالی‌تر می‌ماند. (Defer it)
غیرمهم و فوری: انجام چنین کارهایی را می‌توانید به افراد دیگر بسپارید. (Delegate it)
نه مهم و نه فوری: این فعالیت‌ها باید از برنامه‌تان حذف شود. (Delete it)
در نهایت بهتر است بیشتر وقتتان را به دسته فعالیت‌های مهم و غیرفوری اختصاص دهید. فعالیت‌های این دسته برایتان ارزش ایجاد می‌کنند و باعث پیشرفتتان خواهند شد.
استفاده از چک لیست‌ها
چک لیست‌ها به شما کمک می‌کنند که ذهنتان را سامان دهید. نگه داشتن انبوهی از کارهای انجام نشده در ذهن می‌تواند برایتان استرس‌زا باشد. تکه‌ای کاغذ بردارید و فعالیت‌هایی که هر روز باید انجام دهید را زیر هم و به ترتیب اولویت یادداشت کنید.
با این کار فشار را از روی ذهنتان برمی‌دارید و کاری را از قلم نمی‌اندازید. درست کردن چک لیست برای هر روز، زمان بسیار کمی از شما می‌گیرید. حتی می‌توانید از چک لیست‌های آماده یا to do list استفاده کنید.
در پایان هر روز لیست کارهایتان را چک کنید. کارهایی را که انجام داده‌اید علامت بزنید. کارهایی که انجام نشده‌اند را به روز بعد موکول کنید. سعی کنید اولویت بندی هر روزتان بهتر از روز قبل باشد.
هر چند چک لیست‌ها کمک کننده هستند اما اگر می‌خواهید اصولی‌تر برنامه ریزی کنید، استفاده از پلنرها و بولت ژورنال‌ها گزینه بهتری است.
استفاده از پلنر
پلنرها دفتر برنامه ریزی از پیش طراحی شده هستند. آیتم‌های آماده این دفترها به شما کمک می‌کند تا برنامه ریزی بهتری داشته باشید.
پلنرها علاوه بر to do list آیتم‌هایی برای نوشتن جزییات برنامه ریزی‌هایتان دارند. می‌توانید قرار ملاقات‌هایتان را در بخش اختصاصی یادداشت کنید و یا برنامه ورزشی خود را با جزییات در بخش مربوطه بنویسید.
در حقیقت این دفترها ورژن آپدیت شده‌ی چک لیست‌ها هستند. اگر برنامه‌های کاری شلوغی دارید و نمی‌خواهید زمان زیادی را صرف نوشتن برنامه کنید، استفاده از پلنر بهترین گزینه برای شماست. چنانچه سری به فروشگاه‌های لوازم تحریر بزنید، می‌توانید انواع و اقسام پلنرها را ببینید و دفتری را که مناسب نیازتان است خریداری کنید.
استفاده از بولت ژورنال
اگر به دنبال برنامه ریزی تخصصی‌تری هستید، بدون شک بولت ژورنال انتخاب درستی است. بولت ژورنال‌ها دفترهای برنامه ریزی هستند که شما خودتان صفر تا صدش را می‌سازید. مزیت این دفترها در همین است. بر خلاف پلنرها که آزادی عمل زیادی به شما نمی‌دهد، بولت ژورنال‌ها کاملا طبق نیاز شما طراحی می‌شوند.
طبیعتا هر انسانی برنامه ریزی متفاوتی با سایرین دارد. مثلا برخی اشخاص برنامه ریزی ماهانه و روزانه دارند. اما از نظر برخی دیگر برنامه ریزی ماهانه کاربرد چندانی ندارد و دوست دارند هفتگی برنامه ریزی کنند.
بولت ژورنال این امکان را به شما می‌دهد که آیتم‌های مورد نیازتان را طراحی کنید و دفتر خود را شخصی سازی کنید. به عنوان مثال بولت ژورنال من از این بخش‌ها تشکیل شده است: تقویم ماهانه، صفحه اهداف، صفحه مخارج و درآمد، صفحه ردیابی عادات و صفحات برنامه ریزی روزانه… اما ممکن است بولت ژورنال دوستم با من کاملا متفاوت باشد.
سبک طراحی‌ها هم کاملا به سلیقه خودتان بستگی دارد. من ترجیح دادم دفتر ساده‌ای داشته باشم. با چند هایلایتر و خودکار و مداد کل طرح‌هایم را کشیدم. اما برخی افراد وقت و ذوق بیشتری دارند و دوست دارند دفترشان را حسابی تزیین کنند. می‌دانید مقصودم از این حرف‌ها چیست؟
می‌خواهم بگویم همه چیز دست خودتان است. نیازی نیست دفترتان را مثل افراد دیگر و با همان آیتم‌ها و تزیینات درست کنید. دستتان باز است. هر طور که نیاز دارید و به سلیقه خودتان دفترتان را بسازید.
بولت ژورنال‌ها بهترین گزینه برای برنامه ریزی و مدیریت زمان شما هستند. اگر به دنبال بهره وری صد در صدی هستید، حتما از بولت ژورنال استفاده کنید. اگر اصول آن را بلد نیستید کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال را بخوانید.
نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مدیریت زمان
هرچند توصیه می‌کنم از کاغذ و قلم برای برنامه ریزی‌هایتان استفاده کنید. اما نرم افزارها و اپلیکیشن‌های زیر می‌توانند انجام کارهایتان را راحتتر کنند.
- نرم افزار to do list
- نرم افزار trello
- نرم افزار wunderlist
- نرم افزار تسکولو
- نرم افزار onenote
- نرم افزار QualityTime
- نرم افزار Focus Booster (تکیه بر تکنیک پومودورو)
- و…
کتاب‌هایی که در زمینه مدیریت زمان نوشته شده‌اند
اگر دوست دارید مدیریت زمان و نحوه برنامه ریزی را بهتر و تخصصی‌تر یاد بگیرید، می‌توانید کتاب‌های زیر را مطالعه کنید:
- هفت عادت مردمان موثر اثر استفان کاوی
- آماده برای هرکاری نوشته ی دیوید آلن
- کار عمیق اثر کال نیوپورت
- برنامه ریزی به روش بولت ژورنال
- قورباغه‌ات را قورت بده
- عادت‌های اتمی
- مدیریت زمان
- قدرت عادت
- چک لیست
- و…
سخن پایانی
اگر شخص هدفمندی هستید، بدون شک مدیریت زمان یکی از دغدغه‌های اصلی شماست. بنابراین تلاش کنید از نکاتی که در این مقاله عنوان شد نهایت استفاده را ببرید. سعی کنید هر روز بهتر از روز قبلتان برنامه ریزی کنید و هوشمندانه کار کنید. چنانچه آرزوهای بزرگی در سر دارید باید توانایی مدیریت کردن بیست و چهار ساعتی که هر روز در اختیار دارید را داشته باشید.
سعی کردم در این مقاله تمامی نکات مهم و کاربردی در زمینه مدیریت زمان را برایتان ذکر کنم. تا کنون کدام یک از روش‌هایی که در مقاله گفته شد را امتحان کرده‌اید؟ آیا نتیجه هم گرفته‌اید؟
خوشحال می‌شوم از تجربیاتتان برایم بنویسید.
به قلم: فهیمه بصیرت
بدون دیدگاه