زمانی که می خواهید برای گرفتن یک پروژه اقدام کنید، ابتدا باید بتوانید توانایی های خود را به خوبی به کارفرمای مورد نظرتان نشان دهید. در اینجا نوشتن یک پروپوزال به شما کمک می کند تا بتوانید توانایی و مهارت های خودتان را در آن شرح دهید.
در هر حوزه و زمینه ای که بخواهید پروژه و مشتری بگیرید، برای معرفی خودتان و مهارتتان به یک پروپوزال کاری نیاز دارید. بنابراین، به کمک یک پروپوزال حرفه ای و اصولی می‌توانید با شانس موفقیت بیشتری، از کارفرما پروژه بگیرید.
در ادامه با من همراه شوید تا نحوه ی نوشتن یک پروپوزال اصولی و برنده را بهتر بشناسیم.
پروپوزال چیست؟
پروپوزال نویسی در حوزه های مختلفی از جمله پروپوزال دانشجویی، پروپوزال کاری برای فریلنسرها و شرکت ها کاربرد دارد.
برای مثال پروپوزال نویسی برای پروژه های دانشجویی روند کلی کار و پیشنهادات دانشجو را دربر می گیرد. در پروپوزال کاری و فریلنسری قبل از شروع یک پروژه و به‌عنوان یک سند کاری، بین شرکت و کارفرما (شخص فریلنسر و کارفرما) عمل میکند و هدف آن ترغیب خواننده برای قبول آن است.
بنابراین، پروپوزال یک سند اولیه است که به کارفرمای مدنظرتان ارائه میدهید. در آن یکسری اطلاعات از جمله لیست خدمات، نحوه ی انجام و برآورد هزینه و زمان می آورید.
پروپوزال چیزی شبیه یک طرح پیشنهادی است که در ذهن شما وجود دارد. اگر بتوانید اقداماتی که قصد اجرای آن را دارید مکتوب و تنظیم کنید و تمام نکات مدنظرتان را ارائه دهید، در واقع شما یک پروپوزال کاری را تنظیم کرده اید. در این صورت می توانید مستقیما محصول و یا خدمات خود را با نیازهای مخاطبان خود مرتبط کنید.
شاید واژه ی فریلنسری زیاد به گوشتان خورده باشد، به شما پیشنهاد می کنم برای آشنایی بیشتر با دنیای فریلنسری، مطالعه ی این مقاله را در اولویت امروزتان قرار دهید.
پروپوزال شغلی شامل چه چیزهایی است؟
پروپوزال شغلی یا طرح پیشنهادی کاری، برای کارفرمای خارجی، اهداف و نیازهای انجام یک پروژه را تعریف میکند. برای کارفرمای داخلی، تحلیلی بر سودآوری و امکان سنجی پروژه است.
در نوشتن پروپوزال کاری باید به چه سوالاتی پاسخ دهید؟
- تعریف مسئله یا مشکل:قصد دارید چه مسئله یا مشکلی را حل کنید؟
- منابع پروژه: چه منابعی در دسترس دارید؟
- زمان‌بندی پروژه: مدت زمان انجام پروژه چقدر است؟
- بودجه پروژه: هزینۀ پروژه چقدر است؟
- نتایج پروژه:در انتها به چه نتایجی باید برسیم؟
در نظر داشته باشید باشید هنگام نوشتن یک پروپوزال کاری، باید خودتان را بجای یک مدیر بگذارید و مانند او فکر کنید. یعنی دقیقا بدانید که چه می خواهد و به دنبال چه هدفی است و دوست دارد به چه نتیجه ای برسد؟
بنابراین قبل از شروع نوشتن، این سوالات را از خودتان بپرسید:
- نگرانی آن ها چیست؟
- چه برنامه و اهدافی را برای آینده در نظر دارند؟
- راه حل و پیشنهادات شما چه کمکی به آن ها می کند؟
- چه سوابقی را در رزومه ی کاری خود دارند؟
نوشتن پروپوزال کاری چه کمکی به فریلنسرها میکند؟
- پروپوزال نویسی کمک می کند که در ادامه کار، سوءتفاهم و مشکلات کمتری پیش بیاید. مثلا فرض کنیم کارفرما مدعی است که شما وظیفه ی خود را به درستی انجام نداده اید، می توانید با مستندات موجود، از خودتان دفاع کنید.
- پروپوزال شامل نکات مربوط به پروژه و اطلاعات مربوط به کارتان است. اگر پروپوزال شما طوری نوشته شود که تمام اطلاعات مورد نیاز به خوبی ارائه شده باشد، شانس شما در جذب کارفرما بسیار بالاتر می رود.
یک پروپوزال کاری خوب چه ویژگی هایی دارد؟
در حالت کلی یک پروپوزال خوب مجموعه کارهایی را که می خواهید به کارفرما ارائه دهید، تعریف میکند. پروپوزال کاری را باید طوری بنویسید که به کارفرما این اطمینان را بدهد که هزینه پرداخت شده در قبال خدماتی که ارائه میکنید، کاملا منطقی و مناسب است. به طور دقیق‌تر یک پروپوزال خوب باید بیانگر موارد زیر باشد:
- چه نیازی از کارفرما رفع می کنید.
- شما بهترین خدمات ممکن را با بهترین کیفیت به کارفرما ارائه می دهید.
- نمونه کارهای شما برای کارفرماهای قبلی شامل چه مواردی بوده است.
- هزینه ای که دریافت می کنید، با توجه به خدمات عالی و باکیفیت از سمت شما در نظر گرفته شده است.
- شما در کارتان حرفه ای هستید و به کارتان اهمیت می دهید.
- در این پروپوزال کدام بخش از نیاز کارفرما رفع می شود.
۸ گام لازم و مهم برای نوشتن پروپوزال
گام اول: عنوان پروژه
اولین صفحه در پروپوزال را به نوشتن عنوان و برخی از اطلاعات کلی تر مانند اطلاعات شخصی و کاربردی، نام شرکت و لوگو اختصاص دهید.
به ترتیب زیر می توانید این کارها را انجام دهید:
اطلاعات شخصی: نام و نام خانوادگی، شماره تماس، ایمیل و آدرس وب سایت را در پروپوزال کاری خود درج کنید.
اطلاعات مشتری: به اسم مشتری، کسب‌وکار مشتری و آدرس سایت او، آدرس شرکت و ایمیل شرکت در پروپوزال اشاره کنید.
اعداد، تاریخ و مدت اعتبار: تاریخ ایجاد پروپوزال و مدت اعتبار آن را حتماً قید کنید. همچنین اگر پروپوزال دارای نسخه‌های مختلفی است، شماره‌های آن را اضافه کنید.
معرفی خودتان در پروپوزال: در پروپوزال فریلنسری یک نمای کلی از معرفی خودتان بسیار حائز اهمیت است. سعی کنید در بخش معرفی‌نامه، به طور مختصر و کوتاه خود را معرفی کنید.
گام دوم: فهرست مطالب
گام بعدی در نوشتن پروپوزال که باعث الهام بخشی کار شما می شود، ایجاد فهرست مطالب است. فهرست مطالب در پروپوزال به مخاطبان شما کمک میکند که دید بهتری نسبت به مطالب پیش رو داشته باشند.
فهرست مطالب، برای خواننده مفید است زیرا آنها می توانند روند طرح پیشنهادی را ببینند و بفهمند که چه چیزی در انتظارشان است. علاوه بر این، آنها می توانند به راحتی بخش های مهمی که مدنظرشان است را پیدا کنند.
گام سوم: شرح پروژه و خلاصه اجرایی
در مرحله بعد باید نحوه اجرای پروژه و اقداماتی که انجام می دهید را بنویسید. این یک بخش بسیار مهمی در پروپوزال است؛ زیرا کارفرما متوجه روش کار و راه حل شما می‌شود.
طرف مقابل خود را یک مدیر پرکار فرض کنید و خلاصه‌ای از تمام اطلاعات کاری تان را که می خواهید نشان بدهید را، به کارفرما ارائه می دهید.
در این مرحله می‌خواهید مشکل مخاطب و راه حل طلایی خود را مشخص و بیان کنید. سعی کنید در کنار ارائه اطلاعات، مخاطب را کنجکاو و اشتیاقش را برای خواندن ادامۀ پروپوزال تقویت کنید.
اگر برای حل چالشی که کارفرما در حال حاضر با آن مواجه شده، راه حلی دارید، در این بخش راجع به همین مسئله صحبت کنید. همچنین می توانید راجع به نتایجی که این پروژه برای کارفرما دارد و هدفی که در نظر گرفته صحبت کنید.
در ادامه می‌توانید به بیان راهکار برای حل مشکلات کارفرما که با آن مواجه شده اند بپردازید. سپس پیشنهادات و خدمات منحصر به فرد خودتان را ارائه دهید.
برای مثال، ابتدا باید متناسب با حوزه کاری خود، مجموعه ی خدماتتان را توضیح دهید. سپس مشخص کنید که به طور دقیق چه کاری را انجام خواهید داد و چه کاری را انجام نمی‌دهید.
نکته: در صورتی که بخواهید به کارفرمای خود خدمات اضافه تری را ارائه دهید، بخشی با عنوان «پیشنهاد سایر خدمات» یا «پیشنهاد خدمات اضافه» را به پروپوزال خود اضافه کنید. مثلاً یک برنامه نویس فریلنسر می‌تواند پیشیبانی را با هزینه جداگانه و پیشنهاد ویژه اضافه کند.
گام چهارم: بیان مسئله ی اصلی پروژه
سعی کنید تحلیل دقیقی را از مسئله بیان کنید و پیامدهای آن را نیز بررسی کنید. البته این موضوع به این بستگی دارد که کارفرما از مشکل خود باخبر است یا خیر!
گاهی کارفرما مشکل خود را روشن کرده و حتی می‌داند چگونه باید با آن مقابله شود. در پیشنهاد خود کاملا روشن کنید که هر مرحله و استراتژی شما چگونه باعث حل مسئله می‌شود و خط مستقیمی از مسیری که باید طی شود، برای آنها رسم کنید.
در این قسمت شما باید راه حل خود را نیز بیان کنید؛ راهکار شما از چه نقطه‌ای شروع و کجا پایان می‌یابد؟ این مسئله دو طرف ماجرا را در یک سطح گذاشته و از سؤتفاهم پیشگیری میکند.
اگر در حال نوشتن یک پروپوزال کاری درخواست شده هستید، می‌توانید از نیازهای کارفرما جلوتر بروید و دانش خود را با ارائه خدمات اضافی، نشان دهید.
گام پنجم: زمان بندی
بعد از اینکه پیشنهاداتتان را ارائه دادید، نوبت به برنامه زمانی پروژه می‌رسد. این موضوع حق یک کارفرماست که بداند پروژه چه زمانی به اتمام می‌رسد. در واقع شما باید بخشی به عنوان جدول زمانی که جزئیات کارتان را در بازه‌های زمانی مشخص نشان می‌دهد، داشته باشید.
فرض می کنیم که شما می خواهید خدمات استراتژی محتوای سایت را به کارفرما ارائه دهید:
- هفته اول: تحلیل و بررسی اطلاعات فعلی
- هفته دوم: بررسی رقبا
- هفته سوم: تحقیق کلمات کلیدی
- هفته چهارم: تدوین تقویم محتوا
گام ششم: ارائه ی بودجه ی پیشنهادی
تمام بخش های قبلی مهم هستند؛ اما این بخش معمولا اهمیت بیشتری دارد. اتفاقا کارفرما هم پروپوزال را سریعا برگ می‌زند که به بخش هزینه‌ها برسد. در واقع شما باید از ابتدای کار درباره این موضوع با کارفرمای خود صحبت کرده و او را در جریان هزینه های لازم برای همکاری قرار دهید. تا هم او بداند که برای این کار چقدر باید هزینه کند و هم شما بدانید که به ازای صرف وقت خود چقدر دستمزد می‌گیرید و سعی کنید یک بودجه کلی تر را در نظر بگیرید، نه ساعتی!
همچنین یک پیشنهاد قیمتی ثابت به شما کمک میکند، علاوه بر تخمین هزینۀ کل پروژه، از نظر ارزش هم رقابت خوبی داشته باشید.
آن را دقیق و رقابتی بنویسید؛ منظور از رقابتی این است که در مقابل بودجه ی دیگر افراد هم صنف خودتان، نه آنچنان زیاد باشد و نه کم!
در این بخش، هزینه خدمات مختلف را به صراحت بیان کنید و اگر روش خاصی (مثل ۲ قسط) برای پرداخت در نظر دارید آن را عنوان کنید. در پایان مبلغ کل را برآورد کنید. همچنین اگر خدمات اضافی با هزینه جداگانه یا دارای تخفیف و مالیات دارید، حتما آن را در قرارداد ذکر کنید. نوشتن جزئیات هزینه ها و پرداخت ها از موارد مهم در نوشتن پروپوزال کاری است.
گام هفتم: شرایط و ضوابط
شما در این مرحله از پروپوزال، می توانید هر شرایط و ضوابطی را که در صورت پذیرش خواننده اعمال می شود، اضافه کنید. در این بخش باید راجع به یک سری مسائل صحبت کنید، از جمله: مدت زمان قرار داد، تاریخ پرداخت، جزئیات پرداخت، جدول زمانی تکمیل پروژه و غیره…. .
شرایط و ضوابطی که در انتهای یک پروپوزال می‌آید به احتمال زیاد نیاز به تغییر ندارد و یک فرمت استاندار است؛ بهتر است یک قالب کلی و صحیح برای آن در نظر بگیرید.
گام هشتم: چرا من؟
ممکن است تعجب کرده باشید که (چرا من؟) را در ابتدای پروپوزال نیاورده ام؛ بهتر است بگویم که قرار دادن این بخش در ابتدای پروپوزال، یک اشتباه بزرگ است!
خود را به جای کارفرمای مدنظرتان بگذارید و از خودتان سؤالات ذهنی آنها را بپرسید. معمولاً مخاطب به دنبال این است که راه حل را بفهمد، از میزان هزینه‌ها آگاه شود و بداند این پروسه چقدر طول می‌کشد.
این که چرا در میان صدها نفر که خواهان این پروژه هستند، شما انتخاب شده اید، موضوع مهمی است. اگرچه کارفرما، خود به توانایی های شما واقف است؛ اما به نظر من لازم است در قسمتی تحت عنوان (چرا من؟) یا (درباره ما) و یا عبارت های مرتبط؛ توضیحاتی در خصوص مزیت هایی که برای این پروژه دارید بنویسید.
برای مثال: چه توانایی هایی دارید؟ چه گواهینامه هایی دریافت کرده اید؟، سوابق کاری موفق شما چه بوده است؟ نمونه کارهای شما و مواردی از این دست. وجود این قسمت در پروپوزال فریلنسری به کارفرما یادآوری میکند که شما ارزش بالایی دارید و آنچه به عنوان دستمزد به شما پرداخت می کند، در قبال توانایی های شما است.
جمع بندی
شاید شما هم از آن دسته افرادی باشید که تاکنون اقدام به نوشتن پروپوزال نکرده اید. یا با شنیدن اسم آن ترسیده اید و فکر میکنید با غول ترسناکی طرف شده اید!
اما وقتی قصد نوشتن آن را داشته باشید، طبق مراحلی که گفته شد پیش بروید، عین آب خوردن می شود و چندان هم مثل اسمش ترسناک نیست.
در ابتدا شما باید مشکل مخاطب خود را درک کنید. سپس باید تمام راه کارهایی را که فکر می کنید به راهگشایی مشکلات آن کارفرما کمک می کند را ارائه دهید.
برای اثبات دانش و تجربیاتتان نوشتن پروپوزال فرصتی است، برای اینکه بفهمید مشتری به چه چیزی نیاز دارد؟
در نظر داشته باشید که هنگام نوشتن یک پروپوزال حرفه ای، شما باید تمام تجربیات خود را به سبکی متفاوت از دیگران ارائه دهید تا در جذب مخاطب در میان صدها رقیب برنده شوید. هیچ گاه از مهارت ها و تجربیاتتان نا امید نشوید!
نویسنده: نارون جهانی
بدون دیدگاه