اگر به شما بگویم دارویی کشف شده که بعد از خوردن آن می‌توانید تمام کارهای خود را بدون هرگونه اشتباه و با حواس جمعی کامل انجام دهید؛ چه عکس العملی دارید؟ تازه خبر خوب اینکه رایگان هم هست و هر زمان که اراده کنید به آن دسترسی خواهید داشت. احتمالا با خود می‌گویید “به به! چی از این بهتر. بده بندازیم بالا! “اسم این داروی شگفت انگیز چک لیست است.
البته چک لیست نام فرنگی آن است(!) و ترجمهٔ تحت اللفظی آن فهرست بررسی می‌باشد. استفاده از واژۀ فهرست بررسی به جای چک لیست، مثل استفاده از خاک انداز… ببخشید، خویش انداز به جای سلفی است! در نتیجه با عرض پوزش از جناب فردوسی و تمام پاس دارندگان زبان فارسی در طول مقاله بیشتر از واژهٔ چک لیست استفاده خواهیم کرد.
آشنایی ما با چک لیست مثل آشنایی باباها با موبایل است! یعنی می‌دانیم چیست و از آن استفاده می‌کنیم اما با تمام قابلیت‌های آن آشنا نیستیم و نمی‌دانیم چه کارهای فوق العاده‌ای میتوان با چک لیست انجام داد. پس در این مقاله مفصل راجع به چک لیست صحبت خواهیم کرد و مزایای بی‌شمار استفاده از آن را بیان می‌کنیم. با ما همراه باشید.
چک لیست چیست؟
و اما چک لیست چیست؟ لیستی که باید چک شود! یا به بیان دیگر لیستی است که با استفاده از آن میتوان مشکلاتی که به خاطر محدودیت‌های حافظه و توجه انسان ایجاد می‌شود را کاهش داد. البته که به این تعریف یک خطی بسنده نخواهیم کرد و در ادامه به طور مفصل آن را توضیح خواهیم داد.
فهرست بررسی یک ابزار مدیریتی است که در آن مراحل انجام کار و اطلاعات ثبت می‌شوند و هدف اصلی آن جلوگیری از فراموشی جزئیات است. همچنین به ما یک نمای کلی از کارهایی که باید انجام شوند می‌دهد و با مدیریت بهتر زمان و انرژی کیفیت انجام کار‌ها را بالا می‌برد. اهمیت این ابزار کابردی زمانی مشخص می‌شود که فراموش کردن هر یک از مراحل یا جزئیات کار تبعات جدیای به دنبال خواهد داشت. پس با استفاده از آن مطمئن خواهیم بود که چیزی از قلم نیوفتاده است.
همچنین می‌دانیم که توجه و تمرکز ما محدودیت دارند و بیچاره‌ها در طول شبانه روز باید به هزار و یک مسئلهٔ کوچک و بزرگ رسیدگی کنند. اینجاست که چک لیست مثل یک سوپرمن وارد می‌شود و با ثبت جزئیات گوشهٔ کار را می‌گیرد.
استفاده از چک لیست چه فایده‌ای دارد؟
۱. مدیریت کردن بهتر کار‌ها:
اولین و مهم‌ترین فایدهٔ فهرست بررسی این است که به ما کمک می‌کند کار‌ها را بهتر مدیریت و سازماندهی کنیم. وقتی تمام کارهایی که باید انجام شوند یا مراحل انجام کار را به هر طریقی ثبت می‌کنیم، بهتر می‌توانیم آنها را اولویت بندی کنیم یا مراحل فراموش شده را به خاطر آوریم. آشنایی با اصول مدیریت زمان هم در کنار استفاده از چک لیست بسیار کمک کننده است.
۲. نیروی کمکی برای حافظه:
همانطور که گاهی برای انجام کارهای منزل نیروی کمکی می‌گیریم تا فشار را از روی خود برداریم، بعضی از مواقع هم لازم است برای حافظه، این عضو خدوم و زحمت کش نیروی کمکی استخدام کنیم. چگونه؟ با نوشتن چک لیست. وقتی مراحل انجام کار را روی کاغذ ثبت می‌کنیم، باری از روی دوش حافظه برداشته ایم چون از حجم اطلاعاتی که حافظه باید ثبت کند کاسته ایم. در نتیجه لازم است بیش از این با نوشتن دوست شویم.
علاوه بر این خیلی از مشکلات، ناشی از اعتماد افراطی ما به حافظه هستند. به خود می‌گوییم امکان ندارد این کار را فراموش کنم یا تمام کار‌ها را با اولویتِ انجام آنها به خاطر خواهم سپرد. غافل از اینکه در شرایط حساس، زمانی که حجم کار زیاد است و حافظه ظرفیت خود را برای امور مهم تر لازم دارد به ما خیانت می‌کند و اطلاعات قبلی را بیرون می‌ریزد. آنوقت ما می‌مانیم و حوضمان! اما اگر از قبل آنها را روی کاغذ ثبت کرده باشیم مشکلی نخواهیم داشت. اگر درباره سایر راه‌های تقویت حافظه کنجکاو هستید؛ شما را به مطالعه مقاله «ناگفته‌هایی درباره حافظه» دعوت می‌کنم.
۳. افزایش بهره وری:
همانطور که در مورد قبل هم گفته شد؛ استفاده از چک لیست سبب می‌شود به جای اینکه روی یادآوری موارد مهم یا مراحل انجام کار تمرکز کنیم توجه خود را روی نحوۀ انجام کار بگذاریم. همچنین مدیریت کردن بهتر کار‌ها از هدر رفتن زمان جلوگیری می‌کند که مجموع این‌ها باعث افزایش بهره‌وری می‌شود.
۴. روشن کردن موتور خلاقیت:
داشتن فهرست بررسی مغز را از قید و بند تصمیم گیری رها می‌کند و به آن آزادی بیشتری می‌بخشد، در نتیجه انرژی بیشتری را برای خلاقیت می‌گذارد. پس هرچه از حجم مسئولیت‌های ذهن بکاهیم، به خلاقیت بیشتر اجازهٔ خودنمایی می‌دهیم.
استفاده از چک لیست یکی از راه‌های افزایش خلاقیت است. اگر می‌خواهید با سایر اقدامات موثر در افزایش خلاقیت آشنا شوید، شما را به مطالعه مقالۀ «خلاق باش و پادشاهی کن» دعوت می‌کنم.
۵. افزایش انگیزه:
مجموع تمام موارد گفته شده به افزایش انگیزه منجر می‌شود. زیرا افزایش بهره‌وری، افزایش سرعت انجام امور و به طور کلی افزایش کیفیت انجام کار‌ها، برای ادامهٔ مسیر به ما انگیزه می‌دهد. علاوه براین ما انسان‌ها تیک زدن را دوست داریم! وقتی کارهای موجود در فهرست بررسی را انجام می‌دهیم و تیک می‌زنیم، با شوق و ذوق بیشتری سراغ موارد بعدی می‌رویم و این انگیزه را پیدا می‌کنیم که موفق شویم تمام موارد را تیک بزنیم.
۷. کمک به اجرای تمام مراحل در کارهای تکراری:
در خیلی از مواقع وقتی یک کار را هر روز یا در روز چندین باز انجام می‌دهیم به یک کار روتین تبدیل می‌شود. یعنی ذهن انجام آن را به بخش ناخودآگاه مغز انتقال می‌دهد و ما بدون این که متوجه باشیم دقیقا داریم چکار می‌کنیم خود به خود انجامش می‌دهیم. مثلا شب برای خواب به رخت خواب می‌رویم و با خود فکر می‌کنیم مسواک زدم یا نه؟ یعنی آن‌قدر این کار برای ما به عادت تبدیل شده که ذهن در زمان مسواک زدن روی حالت کنترل خودکار بوده است.
در خیلی از مواقع این حالت مفید است چون در انرژی مغز صرفه جویی می‌شود. اما پرستاری را تصور کنید که روزانه چندین و چند بار آنژیوکت وصل می‌کند؛ روتین شدن کار در اینجا می‌تواند خطرناک باشد. زیرا حالت کنترل خودکار مغز و توجه نکردن به چگونگی انجام کار می‌تواند جان بیمار را به خطر بیندازد.
برای رهایی از حالت کنترل خودکار میتوان از چک لیست استفاده کرد و با دنبال کردن مرحله به مرحلهٔ جزئیات کار‌ها را با دقت کامل انجام داد.
انواع چک لیست:
چک لیست‌ها بسته به هدف طراحی آنها انواع گوناگونی دارند.
۱. to-do چک لیست: (یا به بیان دیگر چک لیست کارهایی که باید انجام شود)
این دسته رایج‌ترین و ساده‌ترین نوع فهرست بررسی است و اکثر ما روزانه از آن استفاده می‌کنیم. در to-do چک لیست‌ها هدف اصلی مشخص کردن کارهایی است که باید انجام شود و ترتیب انجام کار‌ها اهمیتی ندارد؛ بلکه فراموش نکردن کار‌ها حائز اهمیت است. البته این نوع فهرست بررسی لزوما برای مشخص کردن کارهای روزانه یا اهداف کوتاه مدت نیست و می‌تواند شامل ثبت اهداف بلند مدت باشد.
چک لیست‌های موقعیتی هم در این دسته از چک لیست‌ها قرار می‌گیرند. چک لیست‌های موقعیتی، چک لیست‌هایی هستند که در آن کارهای لازم برای مواقع خاص در آن ثبت می‌شود. به عنوان مثال کارهای لازم برای جشن عروسی یا کارهای لازم برای بعد از تولد نوزاد جدید و…
نقطهٔ قوت to-do چک لیست این است که موارد ثبت شده در آن به یکدیگر وابسته نیستند. (جاست فرند هستند!) یعنی انجام هر یک از کارهای لیست در گروی انجام کارهای قبلی نیست و شما می‌توانید هر یک از موارد را با توجه به شرایط خود در اولویت قرار دهید.
به مثال‌های زیر توجه کنید:
همانطور که مشاهده می‌کنید تمام موارد ذکر شده مستقل از یکدیگر هستند و اولویت خاصی برای انجام آنها وجود ندارد.
پس جزء اصلی to-do چک لیست‌ها، کارهای مورد نظر یا اهداف هستند. البته میتوان بازهٔ زمانی خاصی هم برای هریک ازموارد مشخص کرد که دل به خواهی است و می‌تواند وجود نداشته باشد.
۲. چک لیست آموزشی:
هدف این نوع چک لیست، آموزش و انتقال دانش به دیگران است. در چک لیست آموزشی مراحل انجام یک کار به ترتیب مشخص می‌شود، به نحوی که مخاطب با مشاهدهٔ آن و دنبال کردن مراحل می‌تواند کار را به درستی انجام دهد. کتاب‌های آموزش آشپزی یک نمونهٔ ساده از چک لیست آموزشی هستند.
البته چک لیست آموزشی همیشه به سادگی یک کتاب آشپزی نیست. به عنوان مثال بدون داشتن هیچ اطلاعاتی و تنها با مشاهدهٔ یک چک لیست آموزشی نمی‌توان برج ساخت!
یکی دیگر از موارد مهم استفادهٔ این نوع فهرست بررسی، ارتقای کارکنان و نظارت بر کار آن‌هاست. به این صورت که پس از ارائه آموزش‌های لازم، چک لیست آموزشی مراحل انجام کار، در اختیار آنان قرار می‌گیرد و کارکنان با استفاده از آن اشتباهات خود را به حداقل می‌رسانند. در نتیجه چک لیست فرصت محول کردن کار‌ها به دیگران را فراهم می‌کند.
۳. چک لیست عیب یابی:
چک لیست عیب یابی با طرح سوالات مناسب به ما در جستجوی عیب‌ها کمک می‌کند. نحوۀ کار با آن به این صورت است که در هنگام بروز مشکل، موارد ذکر شده در چک لیست را بررسی می‌کنیم و با دنبال کردن مرحله به مرحلۀ سوالات، مشکل کار را پیدا می‌کنیم. این نوع چک لیست به ما کمک می‌کند تا از تمرکز خود استفادهٔ بهینه کنیم و به جای گیج شدن در مواقع حساس، با حفظ آرامش و دنبال کردن لیست، تمام موارد را در نظر بگیریم. این روش سبب افزایش سرعت در عیب یابی نیز می‌شود.
۴. چک لیست هماهنگی:
این نوع فهرست بررسی در مواقعی استفاده می‌شود که چند نفر روی یک تکلیف، کار می‌کنند. چک لیست هماهنگی در سازمان‌های بزرگ بسیار مفید است زیرا افراد را سازماندهی می‌کند و همواره آنها را در حال انجام وظیفه نگه می‌دارد و هرکسی می‌داند که باید چه کاری انجام دهد. این چک لیست دستور العمل‌هایی را ارائه می‌دهد که افراد با پیروی از آن، وظایف خود را بدون تداخل با وظایف فرد دیگر انجام می‌دهند و به مدیریت هرچه بهترآن‌ها کمک می‌کند. همچنین استفاده از چک لیست هماهنگی، میزان خطرات محیط کار را کاهش می‌دهد و منجر به افزایش بهداشت و ایمنی می‌شود.
چطور چک لیست بنویسیم؟
طراحی فهرست بررسی به خصوص اگر از نوع آموزشی، هماهنگی یا عیب یابی باشد جزئیات زیادی خواهد داشت و تخصصی می‌شود. بیان تمام جزئیات از حوصلهٔ این مقاله خارج است در نتیجه ما مراحل basic و پایه ای را بیان خواهیم کرد و شما بسته به هدف خود می‌توانید به آن شاخ و برگ دهید.
مرحلهٔ اول: مشخص کردن هدف
اولین گام این است که هدف از نوشتن چک لیست یا در حقیقت نوع آن را مشخص کنیم. زیرا برای ثبت موارد باید بدانیم در نهایت می‌خواهیم به چه هدفی برسیم و اینکه کار‌ها و مراحل باید در چه راستایی پیش بروند.
مرحلهٔ دوم: تخلیه مغزی
دومین گام در نوشتن چک لیست موثر این است که مغز خود را تخلیه کنیم! یعنی هرچیزی که در ذهن داریم را روی کاغذ خالی کنیم. تمام کار‌ها، جزئیات و مراحل باید از داخل ذهن به جلوی چشم بیایند تا امکان اولویت بندی، دسته بندی و به طور کلی سازماندهی آن وجود داشته باشد. در تخلیه مغزی از هیچ چیز فاکتور نگیرید و از طولانی شدن لیست نترسید. بعدا تمام موارد را بررسی می‌کنیم و موارد اضافی را پاک می‌کنیم. (یک بار که انجام دهید مشتری خواهید شد! چون حس سبک شدن بعد از آن با یک ویلا در جزایر قناری هم قابل معاوضه نیست!)
نکتۀ کنکوری:
کارهای ثبت شده در فهرست بررسی، مجموعه‌ای از کارهای ضروری و روزانه هستند. در نتیجه موارد عنوان شده در چک لیست لزوما نباید شامل کارهای سخت و غیر لذت بخش (لذت نبخش؟!) باشد؛ بلکه می‌تواند کارهای ساده و جذاب را هم شامل شود. مثل نوشیدن قهوه، گوش دادن به پادکست یا گردش رفتن. این کار سبب می‌شود مغز با دیدن موارد لذت بخش در بین کارهایی که جذابیت کمتری دارند خوشحال شود و برای به پایان رساندن موارد ثبت شده در فهرست بررسی انگیزۀ بیشتری داشته باشد. پس هنگام تخلیۀ مغزی کارهای جذاب را نادیده نگیرید.
مرحلهٔ سوم: اولویت بندی و سازماندهی کردن کار‌ها
قسمت سخت قضیه اینجاست. باید تمام موارد استخراج شده در مرحلهٔ تخلیه مغزی را مدیریت کنیم. در ابتدا می‌توانیم کار‌ها را بر اساس یک سری ویژگی‌های مشترک گروه بندی کنیم. به عنوان مثال بر اساس دفعات انجام کار یا نوع کار.
سپس کارهای گروه بندی شده را بر اساس اولویت‌ها رتبه بندی می‌کنیم. در اولویت بندی کردن هیچ پاسخ درست یا غلطی وجود ندارد و هدف این است که موارد ضروری از موارد کم اهمیت تر شناخته شوند و اول به آنها رسیدگی شود.
مرحلهٔ چهارم: انتقال به چک لیست
وقتی که وظایف سازماندهی شدند، وقت آن است که آنها را در یک چک لیست واقعی جمع آوری کنیم. در صورت لزوم میتوان تاریخ تکمیل هر یک از کار‌ها را نیز مشخص کرد یا ساعت انجام آنها را اضافه کرد.
مرحلهٔ پنجم: وارد عمل شدن.
گام بعدی این است که شروع کنیم و کار‌ها را طبق چک لیست تهیه شده انجام دهیم و پس از انجام هر مورد آن را تیک بزنیم. تیک زدن پس از تکمیل هر مورد به ما انگیزهٔ ادامه می‌دهد و کارهای باقی مانده را به ما یادآور می‌شود.
مرحلهٔ ششم: افزودن موارد جدید
هنگامی که کارهای لیست را به اتمام می‌رسانیم خوشحال می‌شویم و با خود می‌گوییم « هورا بالاخره تموم شد! » اما باید بدانیم که همواره کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد و مرتبا باید لیست خود را به روز رسانی کنیم. پس گام آخر اضافه کردن موارد جدید و حرکت رو به جلو است.
ویژگی‌های چک لیست خوب:
۱. شفاف باشد:
یک فهرست بررسی خوب شفاف و واضح است و برای مخاطب ابهامی باقی نمی‌گذارد. همچنین اگر کار‌ها را به طور دقیق و جزئی مشخص کنیم اثر گذاری آن بیشتر می‌شود. مثلا اگر در انجام یک پروژه همکاری می‌کنیم به جای نوشتن “انجام دادن پروژه” در چک لیست، مسئولیت دقیق خود را مشخص کنیم. به عنوان مثال بنویسیم “انجام دادن طراحی‌های پروژه” یا “جمع آوری مطالب برای پروژه”
۲. استفاده از آن راحت باشد:
یعنی افرادی که قرار است آن چک لیست را مورد استفاده قرار دهند دچار مشکل نشوند و ساختار پیچیده ای نداشته باشد. زیرا طراحی بد چک لیست قبل از اینکه مشکلی را حل کند، مشکلی ایجاد خواهد کرد.
۳. اثر گذار باشد:
این مورد هم که نیاز به توضیح اضافه ای ندارد. اگر قرار نیست چک لیست طراحی شده اثری در بهبود کیفیت انجام کار داشته باشد، چرا از آن استفاده کنیم؟
۴. قابل ویرایش کردن باشد:
گاهی چک لیست‌ها به گونه ای طراحی می‌شوند که تغییر یک مورد موجب بلا استفاده شدن کل چک لیست می‌شود. در نتیجه هنگام تهیۀ فهرست بررسی باید این نکته را در نظر داشته باشیم که توانایی تغییر موردی وجود داشته باشد.
۵. روان و ساده نوشته شود:
چک لیست‌ها قرار است خود گامی در راستای آسان تر شدن انجام کار‌ها باشند پس نوشتار پیچیدهٔ آنها با این هدف در تناقض است.
۶. در راستای اهداف باشد:
همانطور که قبل تر گفته شد چک لیست‌ها بر اساس هدف طراحی آنها، انواع گوناگونی دارند. تمام موارد ذکر شده باید در جهت دستیابی به هدف تهیهٔ فهرست بررسی باشد.
نرم افزارهای تهیهٔ چک لیست:
روش سنتی تهیۀ چک لیست استفاده از قلم و کاغذ است. اما نرم افزارهایی هم برای انجام این کار وجود دارند. که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم.
- ۱. نرم افزار Microsoft To DO
- نرم افزار ۲DO
- نرم افزار Any.DO
- نرم افزار Google Tasks
- نرم افزار Tic Tic
- نرم افزار چکینا
- سایت به تایم
در نرم افزارهای Word و Excel هم امکان ساخت چک لیست وجود دارد اما نرم افزارهای نام برده شده اختصاصی برای تهیۀ چک لیست هستند و قابلیت‌های بیشتری دارند.
دو منبع بسیار عالی راجع به چک لیست:
- کتاب چک لیست اثر آتول گاواندی و ترجمهٔ نوشین غلامی
- اپیزود “چک لیست” از پادکست بی پلاس
جمع بندی
به پایان آمد این دفتر حکایت همچنان باقیست! به عنوان کلام آخر می‌خواهم بگویم منابعی که برای نوشتن این مقاله بررسی کردم خیلی زیاد بودند. هرکدام تعریف خاصی از چک لیست ارائه کرده بودند، و دسته بندی‌های متفاوتی برای آن نام برده بودند. احتمالا وقتی این مقاله را مطالعه می‌کنید منابع دیگری را هم بررسی خواهید کرد و با این گوناگونی اطلاعات رو به رو می‌شوید. اما نصیحت من به شما این است که خود را بیش از حد درگیر جزئیات نکنید و استفاده کردن از فهرست بررسی را شروع کنید. چون گاهی بعضی از منابع انقدر یک موضوع را تخصصی و پیچیده می‌کنند که به خود می‌گوییم “اوووه! ولمون کن بابا. همون روش قبلیمون رو پیش میریم. راحت و بی دردسر!” و از مزایای استفاده از روش‌های منظم تر غافل می‌شویم.
پس در این مقاله هدف اصلی بیان مزایای استفاده از چک لیست بود و از جزئیات خیلی ریز فاکتور گرفته شد. با همان روش پایه‌ای تهیهٔ چک لیست، آن را بسازید و در طول زمان شاخ و برگ های لازم را به آن بیفزایید تا فرم مطلوب خود را پیدا کنید.
شما در چه مواقعی از چک لیست استفاده می‌کنید؟
یا از چه نرم افزارهایی برای این کار بهره می‌گیرید؟
نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
بدون دیدگاه