تقریبا یک سالی می‌شود که به‌خاطر کرونا، این بیماری ناخوانده، ابعاد زیادی از زندگی شخصی و حرفه‌ایمان تغییر پیدا کرده. ما که زیاد به خرید اینترنتی عادت نداشتیم، حالا دیگر اغلب خریدهایمان آنلاین شده. ما که ارتباط خوبی با کلاس آنلاین نداشتیم، الان ترجیح می‌دهیم همه آموزش‌ها را اینترنتی ببینیم.
مهم‌تر از این‌ها، دورکاری را یاد گرفتیم و سعی کردیم همه کارهایمان را به‌صورت ریموت انجام دهیم. یکی دیگر از کارهایی که در این دوره مجبور شدیم انجامش دهیم، مذاکره آنلاین بود. شاید تجربه آن را هم داشته‌اید. اگر هم نداشته‌اید، حتما آن را تمرین کنید. چون حتی اگر کرونا هم تمام شود، بعضی عادت‌ها عوض نخواهد شد. وقتی به این نتیجه برسیم که می‌توان مذاکره را آنلاین برگزار کرد، چرا حضوری انجامش دهیم؟!
نکتههایی که در ادامه می‌گویم به شما کمک می‌کند، یک مذاکره آنلاین حرفه‌ای و موفق داشته باشید. مذاکره‌ای که اگر خوب انجامش دهید، می‌تواند آورده خوبی برایتان داشته باشد.
مذاکره آنلاین چه اصولی دارد؟
گالیدو گفته است: در تعامل آنلاین چون افراد را حضوری نمی بینید برای اینکه بتوانید اعتماد آن ها را جلب کنید باید تلاش‌تان را دو برابر کنید.
قبل از مذاکره باید به این سؤالات جواب دهید که:
- برای مذاکره به چه ابزارهایی نیاز دارید؟
- می‌خواهید صفحه سیستم‌تان را به‌اشتراک بگذارید، یا فقط از قابلیت صدا استفاده می‌کنید؟
- چند نفر در مذاکره شرکت می‌کنند؟
وقتی دقیقا در جریان شرایط باشید، با آمادگی بیشتر در جلسه حاضر می‌شوید. مثلا بررسی می‌کنید که سیستم امکان به اشتراک گذاری صفحه را داشته باشد یا اینکه تجهیزات به تعداد کافی وجود داشته باشد. در ادامه راجع به چند اصل در مذاکره آنلاین توضیح داده‌ام.
۱. یک دستور کار تنظیم کنید
اگر می خواهید یک مذاکره موفق و خوب داشته باشید، باید از قبل یک برنامه‌ریزی و صورت جلسه برای آن داشته باشید، که در این صورت جلسه میتوانید موارد زیر را بیاورید:
- نکات کلیدی صحبت را مشخص کنید.
- ساختار ملاقات را درآورید (مثلا اینکه در مورد هر بخش چه زمانی و چقدر می خواهید صحبت کنید).
- اعضای تیم مشخص شود؛ البته اگر تیم دارید.
- هر یک از اعضای تیم مسئول برگزاری کدام بخش جلسه است.
- هر مدرک، فایل و نوشته ای که مرتبط با جلسه دارید را مشخص کنید.
۲. آداب معاشرت مذاکره آنلاین را رعایت کنید
اگر می‌خواهید، یک مذاکره آنلاین حرفه‌ای داشته باشید، بهتر است این موارد را رعایت کنید. شاید به‌ظاهر مسائل بزرگی نباشند، ولی انجام دادنش تاثیر زیادی در موفقیت مذاکره‌تان دارد.
- همه افرادی که قرار است در مذاکره حضور داشته باشند را معرفی کنید و به همه شانس مشارکت بدهید.
- زمانی که دیگران در حال ارائه دادن هستند، به تلفن خود خیره نشوید.
- صحبت بقیه را قطع نکنید.
- همه ابزارهایی که می خواهید از آن ها استفاده کنید را قبل از شروع شدن مذاکره تست کنید.
- صورت جلسه را مرور کنید و روی آن مسلط شوید.
- حین جلسه هیچ کار دیگری را انجام ندهید؛ حتی چک کردن ایمیل.
- نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید و مطئن باشید که گوشی سایلنت است.
- مطمئن باشیدکه همه اعضای تیم در مکانی خلوت هستند و هیچ عاملی حواس پرتی وجود ندارد.
۳. پیگیری‌های مذاکره آنلاین را انجام دهید
به‌جز دو مورد بالا، برای اینکه مذاکره هماهنگ و خوبی داشته باشید، این چند مورد را هم مدنظر داشته باشید:
- چه کسی مسئول پیگیری هر مورد یا کار است؟
- مذاکره بعدی چه زمانی است؟
- قدم بعدی چیست؟
اگر میزبان بودید این نکته را فراموش نکنید که با شرکت کنندگان چک کنید که جلسه چطور پیش رفت. این کار به شما کمک می کند که برای جلسات بعدی اشکالات را برطرف کنید و حرفه‌ای‌تر باشید.
۴. سعی کنید صمیمانه برخورد کنید
شما در مذاکره حضوری، فرصت و بهانه زیادی برای صحبت و ارتباط برقرار کردن دارید. همین صحبت‌های دوستانه و غیر رسمی به شما کمک می‌کند تا بتوانید مذاکره را خوب پیش ببرید . همچنین باعث می‌شود افراد احساس راحتی کنند و بهتر ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند.
جالب است نتیجه یک تحقیق را بگویم: کارمندانی که داستان‌های خنده‌دار یا شرم‌آور خودشان را با بقیه به اشتراک می گذارند، ۲۶ درصد بیش از کسانی که این کار را نمی‌کنند، در جلسه بارش فکری، ایده ارائه می‌کنند.
ممکن است در مذاکره آنلاین این فرصت‌ها به‌راحتی پیش نیاید. به‌همین دلیل اگر شما مدیریت جلسه آنلاین را به‌عهده دارید، سعی کنید این فضا را به‌وجود آورید، تا همه احساس راحتی کنند. یک راهش این است که قبل از جلسه، کمی افراد را با هم آشنا کنید؛ بعد از آن جلسه را شروع کنید. رعایت این نکات، مذاکره شما را موفق‌تر می‌کند:
- با افراد راحت و صمیمانه برخورد کنید.
- با همه اعضای تیم و تخصص‌های آن‌ها آشنا شوید.
- این مسئله که همه افراد در یک منطقه جغرافیایی یکسان نیستند را فراموش کنید.
- قبل از شروع جلسه همه موضوعات و نکات بالقوه را مشخص کنید تا آن ها را به عناوین جلسه اضافه کنید.
- یک زمان مناسب را برای جلسه مشخص کنید. ممکن است همۀ افراد در یک کشور نباشند. پس ساعتی بگذارید که برای همه مناسب باشد.
۵. برای بالا بردن تعامل، سوال بپرسید
در مذاکرات آنلاین بعضی افراد از صحبت کردن امتناع می‌کنند؛ چون حس می کنند، حرفشان شنیده نمی‌شود. برای اینکه این حس را نداشته باشند، سعی کنید سؤال بپرسید. این کار دقیقا باعث می‌شود، فکر کنند که شما کاملا حواستان به آن‌ها است.
۶. انعطاف و ساختار مشخصی برای مذاکره در نظر بگیرید
اگه مذاکره زیاد طولانی شود، خسته کننده می‌شود. مذاکره اگر کوتاه باشد، تاثیرگذارتر خواهد بود. شما باید قبل از جلسه، اطلاعات را با شرکت‌کنندگان به‌اشتراک بگذارید. مثلا بگویید که راجع به چه موضوعاتی قرار است صحبت کنیم. یا بعد از مذاکره در مورد چه نکاتی باید صحبت کنیم. اگر دیدید جلسه‌تان خسته کننده است، با هم طوفان فکری کنید تا راه‌های بهتری پیدا کنید.
۷. فضای مشخصی را از قبل آماده کنید
موقع مذاکره ممکن است عوامل مزاحم حواس شما را پرت کند. شاید نتوانید جلوی این عوامل را بگیرید، اما می توانید پیش از آن که شروع کنید محیط آرام و مشخصی را برای آن در نظر بگیرید. همچنین پیشنهاد می کنم برای اینکه حواستان پرت نشود، نوتیفیکشن و صدای گوشی خود را خاموش کنید.
۸. سرعت جلسه را کم کنید
جلسه آنلاین را آهسته تر از جلسه حضوری برگزار کنید. جلسات ویدیو کنفرانس باید نسبت به جلسات معمولی و حضوری با تاخیر دو تا سه ثانیه ای برگزار شود؛ زیرا ممکن است وسیله ارتباطی که از آن استفاده می کنید، کمی تاخیر داشته باشد. مطمئن باشید بعد از پرسیدن هر سوال به اندازه کافی مکث دارید.
اگر خودتان می خواهید صحبت کنید قبل از اینکه به سراغ موضوع بروید، با تکان دادن دست خود یا مثلا گفتن “سؤال” یا “اظهار نظر” توجه طرف مذاکره را به خود جلب کنید. شاید حواسش پرت شده باشد. بعد از یک مکث چند ثانیه‌ای که مطمئن شدید حواسش به شماست، ادامه دهید.
۹. یادداشت برداری کنید
نوت یا یادداشت برداری مزایای زیادی برایتان دارد. یکی از کارهایی که میتوانید انجام دهید این است که از نقشه ذهنی آنلاین استفاده کنید تا بقیه هم در آن شرکت کنند. یک نمونه از قالب های آن در سایت https://www.mindmeister.com/ است. کافی است یک اکانت رایگان بسازید. صفحه‌ای برایتان باز می‌شود که در آن میتوانید نقشه ذهنی خود را رسم کنید. به صورت نمودار است. آن را امتحان کنید تا بهتر متوجه شوید.
۱۰. خب حالا بعد از مذاکره…
صحبت شما تمام شده است. اما قبل از قطع ارتباط، این چند مورد را هم انجام دهید:
- موضوع را به‌خوبی جمع‌بندی کنید
- زمانی که مذاکره در حال اتمام است، مطمئن شوید که شرکت‌کننده یا شرکت‌کنندگان، هیچ صحبت ناتمامی ندارند.
- یادداشت ها را به اشتراک بگذارید، تا هم موضوعات را داشته باشید؛ هم مشخص شود که برای جلسات آینده، چه برنامه‌ای دارید.
جوانب مثبت و منفی جلسات آنلاین چیست؟
در ماه چیزی حدود ۱۰۰ میلیون جلسه آنلاین در سراسر دنیا، فقط با اسکایپ برگزار می‌شود. اصلی‌ترین فایده جلسه آنلاین صرفه جویی در هزینه و زمان است. چون دیگر نیازی نیست برای سفر هزینه کنید. یا بقیه هزینه‌هایی که در طول جلسه حضوری پیش می‌آید را نخواهید داشت. در زمان‌تان هم بسیار صرفه‌جویی می‌شود.
شوخی‌های ریز و صحبت‌های صمیمانه‌ای که جو مذاکرات حضوری را راحت‌تر می‌کند، در جلسات آنلاین کمتر استفاده می شود؛ به همین دلیل ممکن است جلسه کمی خسته‌کننده پیش برود.
تا حالا شده در جلسه آنلاین، به این مشکلات بربخورید؟
“صدای من رو میشنوی؟ تصویر رو داری؟” این جمله هایی است که اول هر مکالمه آنلاین اتفاق می‌افتد. اما میتوانید تا حد ممکن، آن را کمتر کنید. مثلا راهش این است که قبل از جلسه، ابزاری که از آن می خواهید استفاده کنید را چک کنید. در ادامه، ۳ مورد از مشکلاتی که ممکن است برایتان پیش آمده باشد یا بیاید، را گفته‌ام:
مشکل ۱: درهم و مبهم بودن
راه حل: شفافیت
اگر می‌خواهید در جلسه به مشکل ناهماهنگی برخورد نکنید، از قبل همه جزییات را مشخص کنید. مثلا اینکه مسئولیت هر فرد چیست، راجع به چه موضوعاتی قرار است صحبت کنید و…
مشکل ۲: جو خشک و نامناسب
راه حل: احساس و هیجان
در جلسات حضوری جو صممیانه‌تر است. اما در جلسات آنلاین فرصت و امکان کمتری برای این کار وجود دارد. به‌همین دلیل، معمولا افراد بعد از این جلسات خسته می‌شوند؛ چون ارتباط واقعی شکل نگرفته است. الکساندرا آلتمن پیشنهاد داده است: اجازه دهید همه افراد صحبت کنند و ارتباط خوبی با هم برقرار کنند.
مشکل ۳: اتلاف منابع
راه حل: برنامه‌ریزی
یک جلسه آنلاین یک ساعته که در آن مثلا ۱۰ نفر هر کدام مشغول کارهای دیگر هستند، اتلاف وقت، انرژی و خلاقیت است. الکساندرا آلتمن پیشنهاد کرده است: قبل از جلسه اطلاعاتی که قرار است راجع به آن صحبت شود را مشخص و در اختیار همه قرار دهید. در حین جلسه روی نکات جلسه و جمع‌بندی تمرکز کنید. اگر می‌خواهید مشترک تصمیم‌گیری کنید، از ابزارهای آنلاین نظرسنجی استفاده کنید .
جمع‌بندی
شاید جلسه مذاکره آنلاین در شروع سخت و چالش برانگیز باشد؛ اما زمانی که آن را تجربه می‌کنید، دیگر تمایلی به جلسه حضوری ندارید. البته همانطور که گفتم برای داشتن یک جلسه آنلاین نیاز است یک سری موارد را رعایت کنید. این نکات می‌تواند به شما کمک کند در نهایت یک مذاکره آنلاین حرفه‌ای و موفق داشته باشید.
اگر تا حالا آن را تجربه کرده‌اید، همین پایین در مورد تجربه خودتان برایم بنویسید. راستی اگر نکته دیگری از قلم افتاده آن را بنویسید، تا مقاله کاملتر شود 🙂
بدون دیدگاه