تا به حال واژه مالتی تسکینگ را شنیده‌اید؟ بیایید با یک مثال پرونده‌اش را باز کنیم! چند روز پیش به یکی از متخصص‌های گوارش در شهرمان مراجعه کرده بودم. دکتری بسیار معروف، با تعداد زیاد مراجعه کنندگان حتی از شهرهای مختلف. منشی مطب دکتر، پیرمردی حدودا ۶۶ ساله بود. شرح وظایف منشی چه بود؟ نوبت‌دهی به بیماران، جوابگویی به سوالات مختلف ارباب رجوعان، آماده کردن مریض برای انجام سونوگرافی، پاسخگویی به تلفن، ارائه نامه بیمه تکمیلی و …
تازه در این حین دکتر هم مدام صدایش می‌زد و باید بین هزار و یک کاری که انجام می‌داد به فرمایشات دکتر هم رسیدگی می‌کرد! پیرمرد بیچاره مالتی تسکینگ از سر و رویش می‌ریخت! تحت فشار این همه مسئولیتی که داشت واقعا بی اعصاب شده بود. فقط کافی بود یک سوال مشابه را دو بار تکرار کنی تا از کوره در برود، رنگش قرمز شود و شروع کند به غر زدن!
وقتی در مطب روی صندلی‌های انتظار نشسته بودم، به منشی نگاه میکردم و متوجه عمق کلافگی‌اش بودم. فکر میکردم چقدر خوب بود اگر یک ساعت برنارد داشت! می‌توانست برای لحظه‌ای زمان را متوقف کند و با استرس کم‌تری وظایفش را انجام دهد. اما بعد به این نتیجه رسیدم که حتی ساعت برنارد هم جوابگو نیست و باید چند نیرو برای انجام این کارها وجود داشته باشد.
جمع بندی تا اینجا…
مشکلی که منشی با آن درگیر بود همان موضوع مقاله ما یعنی مالتی تسکینگ است؛ ویژگی ای که گرگیست در لباس بره! چرا این را می گویم؟ چون اکثر ما فکر می‌کنیم انجام کارهای مختلف به صورت همزمان یک توانایی و مهارت است. در صورتی که این تصور اشتباه است. احتمالا منشی مطب هم همین تصور را داشت که به دکتر نمی‌گفت نیروهای بیش‌تری استخدام کند یا شاید هم با خود می‌گفت «ببین. دود از کنده بلند میشه. هنوز هم می‌تونم کارای زیادی انجام بدم.» و این‌گونه به خودش افتخار می‌کرد!
در این مقاله درباره چه موضوعاتی صحبت می‌کنیم؟
در ادامه به تعریف مالتی تسکینگ می‌پردازیم. توضیح می‌دهیم که فرآیند جابه جایی بین موضوعات مختلف، چگونه در مغز رخ میدهد. سپس به بررسی معایب مالتی تسکینگ می‌پردازیم و راهکارهایی را برای کنترل تسک‌هایمان معرفی می‌کنیم تا مالتی نشوند!
مالتی تسکینگ به چه معناست؟
کلمه مولتی تسکینگ ((multitasking از دو قسمت تشکیل شده‌است. کلمه multi به معنی چند (بیش‌تر از یک) و task هم به معنای وظیفه است. پس از ترکیب این دو کلمه معنای چند وظیفه‌ای حاصل می‌شود. همان‌طور که در بخش مقدمه هم گفتیم مولتی تسکینگ به معنای انجام چند کار به صورت همزمان است. جالب است بدانید مغز نمی‌تواند در یک زمان مشخص کارهای زیادی انجام بدهد، در حقیقت با سرعت بسیار زیاد بین کارهای مختلف جا به جا می‌شود. پس تا به حال درگیر یک افسانه بودیم!
وقتی تصمیم به انجام کاری می‌گیریم، این قشر جلوی مغز است که هدف را متوجه می‌شود. سپس با بقیه قسمت‌های مغز صحبت می‌کند و اعضای بدن برای انجام کار مورد نظر، به حرکت در می‌آیند. اما وقتی تصمیم بگیریم دو کار را همزمان انجام بدهیم چطور؟ قشر جلوی مغز مجبور می‌شود خودش را بین دو کار مختلف تقسیم کند. هرچقدر تعداد کارهایی که در لحظه انجام می‌دهیم بیش‌تر شود، مغز هم باید قشر جلویی را به کارهای بیش‌تری اختصاص دهد. پس مسلما کارایی مغز کاهش خواهد یافت. در بخش بعدی به صورت تخصصی تر، روش کار مغز هنگام مالتی تسکینگ را بیان می‌کنیم.
نکته کنکوری:
وقتی کاری را شروع می‌کنیم و مدتی به آن مشغول می‌شویم، سرعت مغز بالا می‌رود. چون فقط روی یک موضوع تمرکز کرده‌ایم، تمام درک و توجه معطوف به همان موضوع است و بازدهی افزایش می‌یابد. اما زمانی که موضوع را تغییر می‌دهیم، سرعت مغز پایین میآید. چون باید موضوع جدید را شناسایی و دستورات جدید را به سایر بخش‌های مغز اعلام کند. تا مغز دوباره بتواند به سرعت قبلی برسد کمی طول می‌کشد. در نتیجه با تغییر موضوع، هزینه‌ای برای توقف کار مغز می‌پردازیم. به این هزینه، هزینه سوئیچینگ گفته می‌شود.
هنگام مالتی تسکینگ، چه اتفاقی در مغز رخ میدهد؟
می‌خواهیم در این بخش وارد دنیای مغز شویم و ببینیم جا به جایی بین موضوعات مختلف چگونه اتفاق می‌افتد. در ابتدا باید دو مفهوم ادارک و توجه را توضیح دهیم.
· ادراک:
وقتی محرکی را توسط حواس پنج‌گانه حس می‌کنیم، آن را دریافت و پردازش می‌کنیم و اطلاعات را تحلیل می‌کنیم؛ در حقیقت فرآیند ادراک را طی کرده‌ایم. انسان از طریق پنج حس مختلف اطلاعات را دریافت می‌کند. یعنی: بینایی، بویایی، لامسه، چشایی و شنوایی. هر یک از این حواس در طول روز به طور مداوم توسط محرک‌های مختلف فعال می‌شوند.
اما همه ما یاد می‌گیریم، فقط آن‌چیزی که لازم داریم را بشنویم یا محرک‌هایی که لازم داریم را ببینیم. این کنترل شناختی برای زندگی ما ضروری است، چون در غیر این صورت، مملو از اطلاعات بی فایده می‌شویم. در آن صورت دیگر فضایی برای درک محیط اطراف یا آنچه که برای انجام فعالیت‌های روزانه حیاتی است، باقی نمی‌ماند.
ادراک یک فرآیند یک دفعه‌ای نیست و دائم فعال است. همان‌طور که توضیح دادیم ادرا ک یک فرآیند پیچیده است و توسط یکی از حواس پنج‌گانه فعال می‌شود. وقتی محرک انتخاب شد، حواس پنج گانه اطلاعاتی که از بیرون دریافت کرده اند را سازمان‌دهی و پردازش می‌کنند تا به آن معنا ببخشند. به عنوان مثال صدای دزدگیر ماشین را می‌شنویم، نور ناگهانی را مشاهده می‌کنیم و بوی عجیبی به مشاممان می‌رسد.
با سرعت به سراغ پنجره می‌رویم تا علت را شناسایی کنیم. الان تمام حواس پنج‌گانه روی حادثه رو به رو متمرکز شده‌اند. پس تمام توجه ما به این اتفاق جلب شده است. وقتی اطلاعات کافی دریافت کردیم آن وقت می‌توانیم وضعیت را تفسیر کنیم و بگوییم «این فقط یه آتش بازی ساده بود.»
این مثال ثابت می‌کند که ادراک به طور پیوسته فعال است. ادارک چیزی است که ما را زنده نگه می‌دارد و با استفاده از آن می‌توانیم کارهای روزانه خود را انجام دهیم. اما در مثال گفته شده، جایی بیان کردیم که تمام توجه به این اتفاق جلب می‌شود. بیایید درباره توجه بیش‌تر صحبت کنیم.
· توجه:
توجه حالتی است که توضیح آن با کلمات، کار راحتی نیست. وقتی علائمی را توسط حواس پنج‌گانه دریافت می‌کنیم، وارد مرحله ادراک می‌شویم. در حالت ادراک، انتخاب می‌کنیم که به چه موضوعی می‌خواهیم توجه کنیم. این تمرکز انتخاب شده، توجه نام دارد. محققان فهمیده‌اند برای تغییر توجه بصری دو مرحله اتفاق می‌افتد: اول جدا کردن توجه از یک نقطه و دوم رساندن آن به نقطه دیگر.
علاوه بر این، تحقیقات نشان میدهد که به غیر از حواس پنج‌گانه، مغز انسان توانایی‌های دیگری هم برای درک محرک‌ها و تنظیم عملکرد اجرایی دارد. این توانایی‌ها با حواس پنج‌گانه ترکیب می‌شود. به عنوان مثال توجه ما به موضوعی که در پشت سرمان در حال رخ دادن است جلب می‌شود. اینجا حواس پنج‌گانه با توانایی تجسم فضایی ترکیب می‌شود و ما می‌توانیم جهت یا میزان چرخش را اندازه گیری کنیم و بچرخیم. درباره توجه، چند نکته وجود دارد:
۱. توجه محدود است:
وقتی مشغول انجام کاری هستیم و به آن توجه داریم، تمام ادراک ما بر روی یک موضوع معین، متمرکز شده است. تا زمانی که محرک دیگری وجود نداشته باشد یا محرک دیگری علاقه و نیاز ما را به خودش جلب نکند، این توجه ادامه دارد. با آگاهی نسبت به سازوکار ادراک و توجه، می‌توانیم توضیح دهیم که توجه از لحاظ زمان و ظرفیت محدودیت دارد. همزمان نمی‌توانیم یک عالمه محرک را دریافت کنیم، اطلاعات دریافتی را پردازش کنیم و روی تمام آن‌ها متمرکز شویم.
۲. توجه انتخابی است:
وقتی با محدودیت در توجه رو به رو هستیم، نمی‌توانیم ظرفیت آن را با هرچیزی پر کنیم. پس برای این که بتوانیم از ظرفیت توجه، نهایت استفاده را ببریم، خودمان انتخاب می‌کنیم که به چه موضوعی توجه کنیم و روی آن متمرکز شویم. اغلب اوقات این انتخاب به صورت ناخودآگاه اتفاق می‌افتد.
۳. توجه یک فرآیند شناختی یکپارچه است:
توجه یک امر ذاتی است و مخصوص به انسان‌ها نیست. یکی از دلایل وجود توجه و ادراک این است که بقا را ممکن می‌سازد. مثلا به رفتار نوزاد‌ها فکر کنید. آن‌ها همیشه صورت خود را به سمت منبع محرک می‌چرخانند و به منبع صدا یا تصویر توجه می‌کنند. این مثال ذاتی بودن امر توجه را ثابت می‌کند.
· تغییر توجه یا مالتی تسکینگ؟ مسئله این است!
همان‌طور که در بخش‌های قبلی گفته شد، تعریف توجه آسان نیست. مطالعه و درک توجه هم بسیار دشوار است. یکی از روش‌هایی که دانشمندان برای مطالعه توجه از آن بهره می‌برند، تغییر توجه است. یعنی جابه جایی توجه بین دو موضوع را مطالعه می‌کنند تا بتوانند درک بهتری از سازوکار آن پیدا کنند. به تغییر توجه همان مالتی تسکینگ گفته می‌شود.
محققان با تحقیقاتی که در این زمینه انجام دادند، می‌خواستند توانایی تغییر توجه را در مغز بررسی کنند. نتایج نشان می‌داد زمانی که مغز مجبور می‌شود بین موضوعات مختلف جا به جا شود، توجه و عملکرد مختل می‌شود. تا توجه روی موضوع جدید متمرکز شود، سرعت عملکرد هم کاهش می‌یابد و مغز هزینه‌ای بابت این جابه جایی می‌پردازد. (هزینه سوئیچینگ) آگاهی نسبت به هزینه سوئچینگ بسیار اهمیت دارد چون به ما نشان میدهد تغییر توجه، زمان انجام کار را افزایش میدهد و احتمال خطا را بالا می‌برد. هرچه تعداد جا به جایی ها بیش‌تر و کارها پیچیده‌تر باشد، این هزینه بیش‌تر است. تغییر توجه می‌تواند ۴۰ درصد بهره وری ما را در یک روز کاهش دهد.
مالتی تسکینگ چه آثار منفی دارد؟
همان‌طور که در بخش‌های قبل گفتیم، مالتی تسکینگ، نه تنها یک مهارت نیست، بلکه آثار منفی زیادی روی انسان می‌گذارد. در ادامه این آثار را نام می‌بریم.
۱. مالتی تسکینگ، تمرکز و یادگیری را کاهش میدهد:
درباره تمرکز در مقالات «کار عمیق»، «اثر اینترنت روی مغز» و «قاتل جان تمرکز» مفصل صحبت کرده‌ایم. تمرکز یکی از لوازم مهم زندگی و لازمه انجام کارها با کیفیت بالاست. اگر عضلات تمرکزمان تحلیل برود، نمی‌توانیم روی کارها برای مدت طولانی توقف کنیم؛ در نتیجه به عمق نمی‌رسیم و کارها را به صورت سطحی انجام می‌دهیم.
مالتی تسکینگ، تمرکز را تکه پاره می‌کند! وقتی سعی می‌کنیم چند کار را به صورت همزمان انجام دهیم، به طور مداوم بین آن‌ها جا به جا می‌شویم. در نتیجه توجه به موضوعات مختلف، از تمرکز عمیق جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال فرض کنید می‌خواهیم به صورت همزمان هم آشپزی کنیم، هم به ایمیل‌ها پاسخ دهیم.
تمرکز تا تصمیم می‌گیرد خودش را برای نوشتن جواب آماده کند و جمله‌بندی درستی انتخاب کند سریع دستش را می‌گیریم می‌بریم. می‌گوییم «ببین اینجا چقدر نمک باید بریزم؟» تمرکز که هنوز گوشه ذهنش با ایمیل درگیر است نمی‌تواند تمام حواسش را جمع کند! در نهایت هم نه می‌توانیم جواب مناسبی به ایمیل بدهیم، نه آشپزی با کیفیت و لذت بخشی خواهیم داشت.
بنابراین لازمه دستیابی به عمق در تمرکز این است که برای مدت طولانی‌تری روی یک موضوع توقف کنیم. اگر مدام بین‌کارها جابه جا شویم، تمرکز فرصت نمی‌کند روی هیچ کدامشان عمیق شود. در نتیجه هم کیفیت کار پایین میآید هم تمرکز تحلیل می‌رود. در مورد یادگیری هم همین مسئله صدق می‌کند. اگر تصمیم داریم به درستی و با کیفیت بالا یک موضوع را یاد بگیریم؛ لازم است بقیه کارها را به زمان دیگری موکول کنیم. تا در حین یادگیری تمرکز فقط معطوف به موضوع مورد نظر باشد و مطالب در عمق ذهن بنشینند. موضوع یادگیری، بسیار گسترده و مهم است. مقاله «روش‌های یادگیری و مطالعه موثر» به صحبت درباره این موضوع می‌پردازد.
۲. حافظه را مختل می‌کند:
درباره موضوع حافظه به طور کامل در مقاله «ناگفته‌هایی درباره حافظه» صحبت کرده‌ایم. همچنین گفتیم که حافظه مثل کتابدار یک کتابخانه است. تمام مطالبی که به ذهن می‌سپاریم، در حقیقت کتاب‌هایی هستند که به کتابدار می‌دهیم؛ تا بر اساس دسته بندی موضوعی و میزان اهمیت، در کتابخانه ذهن ذخیره کند. وقتی درگیر مالتی تسکینگ می‌شویم و کارهای مختلفی را انجام می‌دهیم، سر کتابدار شلوغ می‌شود!
هنگام انجام هرکاری، لازم است مواردی را به ذهن بسپاریم. وقتی چند کار را با هم ترکیب می‌کنیم، مانند این است که کتاب‌های زیاد با موضوعات مختلف را به کتابدار تحویل می‌دهیم. کتابدار بیچاره هم هول می‌کند و کلافه می‌شود. تا میآید موضوع کتاب‌های مختلف را بررسی کند و آن‌ها را در قفسه‌های مخصوص قرار دهد، بعضی از کتاب‌ّها را فراموش می‌کند. یعنی در اینجا هم مانند تمرکز، حافظه را تکه تکه می‌کنیم و بازدهی‌اش را کاهش می‌دهیم.
اگر هنگام انجام هر کاری فقط روی همان کار تمرکز کنیم، حافظه هم با خیال آسوده و سر صبر، موضوعات را دسته بندی و در قفسه ذهن ذخیره می‌کند. چون کتاب‌هایی که تحویل می‌دهیم، همه مربوط به یک موضوع هستند، کتابدار هم با صبر و حوصله آن‌ها را بررسی می‌کند. کتاب‌های با اهمیت را در قفسه‌های نزدیک‌تر می‌گذارد و آن‌هایی که مهم نیستند را دور می‌اندازد. در نتیجه قفسه‌ّها با امور کم اهمیت پر نمی‌شوند و به طور بهینه از فضایی که داریم استفاده می‌کنیم.بنابراین وقتی چندین کار را باهم انجام می‌دهیم، نباید به حافظه شکایت کنیم که چرا همه چیز را به خاطر نمی‌سپارد.
۳. مالتی تسکینگ، استرس را افزایش میدهد.
من به عنوان یک آدمی که در طول زندگی‌اش به خاطر استرس زیاد سرویس شده، باید بگویم خواهشا تسک‌هایتان را دونه دونه انجام دهید! در تمام دوران زندگی‌ام به خاطر «اهمال کاری ناشی از کمال طلبی» کارهایم را به تعویق انداخته‌ام. در نهایت هم کارها روی هم انباشته می‌شود و چون فرصت کمی دارم مجبورم کارهای مختلف را باهم انجام دهم. بعد هم نه تنها بازدهی ام پایین میآید، بلکه حجم زیادی از استرس را تحمل می‌کنم.
این مسئله با «تکنیک‌های مدیریت زمان» ارتباط تنگاتنگی دارد. اگر مهارت مدیریت زمان را داشته باشیم، تمام کارهای روزانه یا هفتگی را در فرصت مناسب خودش انجام می‌دهیم. در نتیجه کارها روی هم انباشته نمی‌شوند. هنگام انجام کارها به صورت همزمان یا همان مالتی تسکینگ، هورمون‌های استرس و آدرنالین به مقدار زیاد در بدن ترشح می‌شود. وقتی می‌بینیم کارهای زیادی باید انجام دهیم و به خاطر جا به جایی بین کارها بهره وری هم کاهش پیدا کرده است، استرس زیادی می‌گیریم. علاوه بر این خود استرس هم توانایی مغز را کاهش میدهد و غوز بالا غوز می‌شود.
تحمل کردن مداوم استرس به مرور زمان، جسم و ذهن را فرسوده می‌کند. ریشه بسیاری از مشکلات جسمی، به اعصاب و استرس بر می‌گردد. پس باید تا حد توان کاری کنیم که بدن استرس کم‌تری را تجربه کند و با این کار در جهت سلامت جسم و ذهن گام برداریم.
۴. کیفیت روابط اجتماعی را کاهش میدهد.
یکی از مواردی که کم‌تر به آن پراخته می‌شود، نقش تمرکز در برقرار روابط اجتماعی است. معمولا وقتی بحث تمرکز می‌شود ذهن هول محور وظایف کاری، مطالعه کتاب، یادگیری و … می‌چرخد. اما باید بدانیم تمرکز ارتباط مستقیمی با کیفیت روابط دارد. فرض کنید دوستتان در حال صحبت کردن است و شما در حین شنیدن صحبت‌های او شبکه‌های اجتماعیتان را چک می‌کنید. (این هم نوعی مالتی تسکینگ است.) وقتی تمرکز را بین این دو کار تقسیم می‌کنید، شاید بعضی از جملات دوستتان را با دقت نشنوید. یا ممکن است زمانی که باید پاسخی به او بدهید نتوانید جملات مناسبی انتخاب کنید.
از شما می‌خواهم پس از مطالعه این مقاله برای مدتی، هنگام برقراری روابط، تمام تمرکز خود را به صحبت‌های طرف مقابل بدهید. به مرور متوجه تغییرات خواهید شد. زمانی که با کسی حرف می‌زنید، با جان و دل حرف‌هایش را گوش کنید، خواهید دید که چقدر جملات انتخابی شما بهتر می‌شود و همدلی بیش‌تری شکل می‌گیرد. نتیجه گیری این که با مولتی تسکینگ، تمرکز را قطعه قطعه نکنید!
۵. مالتی تسکینگ، توانایی مغز و بازدهی را کاهش میدهد.
در موارد قبل آثار منفی مالتی تسکینگ را بررسی کردیم. برآیند همه موارد مساویست با کاهش بازدهی مغز و کاهش کیفیت در انجام کارها. همان‌طور که در توضیحات هر مورد هم بیان کردیم، تمام نتایج منفی مالتی تسکینگ، به کاهش بهره‌وری ختم می‌شود. وقتی تمرکز پایینی داریم، حافظه مختل شده است و بدن استرس زیادی را تحمل می‌کند، مسلما نمی‌توانیم کارهایمان را با کیفیت بالا انجام دهیم. پس برای انجام با کیفیت کارها، باید فقط به یک کار بپردازیم.
تاثیر مالتی تسکینگ روی مغز به قدری زیاد است که گفته می‌شود با یک شب بیدار ماندن برابری می‌کند! حتی تحقیقات ثابت کرده‌است انجام مداوم چندین کار به صورت همزمان، به تدریج ضریب هوشی را کاهش میدهد. پس در کنار آثار کوتاه مدت، آثار بلندمدت زیادی هم در اثر مالتی تسکینگ ایجاد خواهد شد.
کاهش توانایی مغز، کاهش سرعت در انجام کارها را هم به دنبال دارد. احتمالا وقتی چندین کار را به صورت همزمان انجام می‌دهیم، هدفمان این است که در زمان صرفه جویی کنیم. ولی باید بدانیم با کاهش بازدهی، نه تنها زمانی ذخیره نمی‌کنیم، بلکه کارها را با سرعت کم‌تری انجام می‌دهیم.
۶. عملکرد اجرایی مغز را مختل می‌کند.
همان‌طور که می‌دانیم عملکردهای اجرایی در مغز مدیریت می‌شود. مغز فرآیند‌های شناختی را کنترل می‌کند و زمان و ترتیب انجام کارها را تعیین می‌کند. وقتی می‌خواهیم بین کارهای مختلف جابه جا شویم، عملکرد اجرایی در مغز شامل دو مرحله می‌شود:
مرحله اول: تغییر هدف. یعنی تصمیم گیری برای انجام یک کار به جای کار دیگر
مرحله دوم: فعال سازی قانون. یعنی تغییر قوانین کار قبلی و تعیین قوانین برای کار جدید
حرکت بین این مراحل، شاید تنها ۱۰ ثانیه به زمان انجام کار اضافه کند. اما اگر به طور مداوم بین کارهای مختلف جا به جا شویم، این ۱۰ ثانیه‌ها روی هم انباشته می‌شود و عدد قابل توجهی را تشکیل میدهد. مثلا وقتی تلویزیون تماشا می‌کنیم و در عین حال لباس‌ها را هم تا می‌کنیم؛ شاید این مسئله چندان اهمیت نداشته باشد. اما اگر در موقعیتی باشیم که ایمنی یا بهره وری اهمیت دارد، این موضوع بسیار مهم می‌شود.
علاوه بر این جابه جایی‌های مداوم، میزان خطا و اشتباه را هم افزایش میدهد. وقتی مغز مدام در حال تصمیم گیری برای تغییر هدف یا تغییر قوانین باشد، مسلما تمرکز کم‌تری برای کیفیت انجام کار باقی می‌ماند. در نتیجه احتمال این‌که اشتباهی رخ بدهد هم بیش‌تر می‌شود.
۷. مولتی تسکینگ در محل کار، آسیب‌های زیادی به کسب و کار می‌زند.
وقتی به وظایف شغلی اطرافیان نگاه می‌کنیم، می‌بینیم که اکثر آن‌ّها موظف به انجام کارهای زیاد و متفاوتی هستند. (مثل منشی مطب!) وقتی منابع انسانی در هر سازمانی، تقسیم کار را درست انجام ندهد، نتیجه آن می‌شود مالتی تسکینگ! هنگامی که اکثر کارکنان شرکت‌ها موظف به انجام کارهای مختلف هستند، تمام آثار منفی مالتی تسکینگ گریبان گیرشان می‌شود. تصور کنید که تا چه اندازه بازدهی کارکنان کاهش می‌یابد و این مسئله در مجموع روی بازدهی کلی شرکت تاثیر گذار است.
کارفرماها این تصور را دارند که اگر موفق شوند برای کارهای متفاوت فقط یک نیرو استخدام کنند، هزینه کم‌تری صرف حقوق و مزایا می‌شود؛ پس در نهایت سود شرکت را افزایش داده‌اند. اما آشنایی با آثار منفی مالتی تسکینگ، به ما نشان میدهد که این مسئله نه تنها موجب افزایش درآمد شرکت نمی‌شود، بلکه کیفیت کار را کاهش میدهد. عواقب ناشی از چند وظیفه‌ای بودن کارکنان، هزینه‌ای بسیار بیش‌تری نسبت به استخدام نیروهای بیش‌تر دارد.
چگونه از مولتی تسکینگ جلوگیری کنیم؟
بسیار خوب! رسیدیم به مهم‌ترین بخش مقاله. حالا که نسبت به آثار منفی مالتی تسکینگ آشنا شدیم با این سوال رو به رو می‌شویم که «من همیشه صدتا کار رو باهم انجام میدم. یه عالمه کار سرم ریخته. مجبورم مالتی تسک باشم.» و من هم خواهم گفت بیا جانم. این قسمت مخصوص تو نوشته شده.
۱. برنامه ریزی و مدیریت زمان، اولین گام برای رهایی از مالتی تسکینگ است.
اولین و مهم‌ترین راهکار برای رهایی از مالتی تسکینگ، برنامه ریزی است. (خودم در این زمینه خیلی ضعیفم و دارم سعی می‌کنم بهتر بشم. فکر نکنید می‌خوام برم بالای ممبر!) این‌که بتوانیم برنامه ریزی داشته باشیم و زمانمان را مدیریت کنیم واقعا کار راحتی نیست. هزار و یک روش برای این کار وجود دارد و ممکن است تمام هزار و یک روش را امتحان کنیم و به جواب نرسیم. گاهی لازم است بعضی از روش‌ها را دست‌کاری کنیم و فرمول اختصاصی خودمان را بسازیم.
بیایید با خودمان رو راست باشیم. اگر کارهایمان روی هم انباشته می‌شود و همیشه در حال بدو بدو هستیم، علت آن، نداشتن برنامه ریزی صحیح است. هرچقدر هم که پر مشغله باشیم باز هم می‌توانیم کارهایمان را اولویت بندی کنیم و با آرامش به همه آن‌ها رسیدگی کنیم. برنامه ریزی اساسی‌ترین راهکار برای جلوگیری از مالتی تسکینگ است. وقتی کارهای هر روز را مشخص می‌کنیم و برای هرکدام زمان مجزایی اختصاص می‌دهیم دیگر لازم نیست چند کار را با هم انجام دهیم. پس اگر همیشه با مالتی تسکینگ درگیر هستید، بدانید که در این قسمت مشکل دارید.
تجربه زیسته
بگذارید از خودم شروع کنم. وقتی تازه به کار تولید محتوا مشغول شده بودم، برای هر هفته باید یک سری محتوا را آماده میکردم و تحویل می‌دادم. بیش‌تر روز درگیر بودم، به تفریحاتم نمی‌رسیدم، ۷ روز هفته را مشغول بودم و باز هم نمی‌توانستم کارها را به موقع تحویل بدهم. بعد هم تقصیر را به گردن دیگران می‌انداختم! (روم سیاه! بعدش رفتم تو اتاق به کارای زشتم فکر کردم!) همیشه تا دقیقه ۹۰ کار میکردم و مجبور می‌شدم چند کار را همزمان انجام دهم. کلی سرعتم کاهش پیدا می‌کرد و استرس می‌گرفتم. مدام می‌گفتم «خب حجم کاری زیاده. خیلی سخته این کارا رو توی ۷ روز انجام داد.» اما می‌دیدم که بقیه اعضای تیم، محتواها را به موقع تحویل می‌دهند. پس شروع میکردم به ساختن توجیحات جدید و می‌گفتم « خب من مشغلم زیاده. باید کارای خونه رو انجام بدم. آشپزی و مرتب کردن خونه کلی ازم زمان می‌گیره!»
کم کم با اعضای تیم صمیمی شدم و شروع کردم به صحبت کردن با آن‌ها. یکی از بچه‌ها می‌گفت در روز زمان زیادی را زبان تدریس می‌کند، باشگاه می‌رود و در کنار همه فعالیت های روزانه، مقاله هم می‌نویسد.» وقتی حرف‌هایش را شنیدم به خودم گفتم «خب؟ دیگه چه توجیحی می‌خوای بیاری؟» این جا بود که بالاخره حقیقت را پذیرفتم و توانسم به این نتیجه برسم« ببین مشکل از خودته! تو تافته جدا بافته نیستی. همه بچه‌ها کلی کار می‌کنن در کنارش هم تولید محتوا می‌کنن. چون برنامه ریزی دارن. تو هر روز صبح بیدار میشی و بدون هیچ برنامه‌ای هرجوری پیش رفت جلو میری!» برای همه ما خیلی سخت است که مسئولیت اشتباهاتمان را بپذیریم. می‌خواهیم تا جای ممکن تقصیر را به گردن اطرافیان بیندازیم و خود را بی گناه جلوه دهیم.
جمع بندی تا اینجا…
وقتی توانستم حقیقت را بپذیرم، تغییر و اصلاح شروع شد. شروع کردم به مطالعه تکنیک‌های برنامه ریزی و اصول عادت سازی. سعی میکردم هر روز یک درجه از دیروز بهتر باشم. مقصد‌ها و پله‌های کوچک برای خودم تعیین میکردم و کم کم پیش می‌رفتم. البته هنوز هم نتوانستم کامل به این هدف برسم اما در حال تلاشم. می‌توانستم تا ابد کارم را توجیه کنم و هیچوقت متوجه اشکال کارم نشوم. پس شما هم اگر مثل من هستید توجیه را کنار بگذارید و تغییر را شروع کنید. توقع نداشته باشید که بعد از یک روز بتوانید تمام کارها را مطابق برنامه و در زمان مشخص انجام دهید. چون در این صورت ناامید خواهید شد. پله پله پیش بروید و به خودتان زمان بدهید.
بحث برنامه ریزی بسیار گسترده است و تصمیم ندارم در این بخش راجع به تکنیک‌های آن صحبت کنم. فقط می‌خواستم بگویم که برنامه ریزی و مدیریت زمان چقدر به رهایی از مالتی تسکینگ و افزایش بهره وری کمک می‌کند. برای یادگیری برنامه ریزی شما را به مطالعه مقاله‌های «تکنیک‌های برنامه ریزی» دعوت می‌کنم. (این دو مقاله توسط یکی از اعضای تیم که سلطان برنامه ریزی است نوشته شده! حتما بخوانید.) مقالات «انواع اهمالکاری» و «اهمالکاری ناشی از اضطراب» هم بسیار کمک کننده است. (خودم بارها خوندمشون و خیلی مفید بوده برام. حس فروشنده‌هایی رو دارم که میگن از همین لباس برای خونه هم بردم!)
۲. اصل گرایی ما را با اولویت‌های زندگی آشنا می‌کند.
به راهکار دوم برای رهایی از مالتی تسکینگ رسیدیم. آن‌قدر در مقالات مختلف راجع به اصل گرایی و کار عمیق صحبت کرده‌ام که آخر هم یکی میآید و می‌گوید «کُشتی ما رو با این کار عمیقت. ولمون کن!» ولی باز هم خواهم گفت و در تمام موضوعات ارجاعی به این دو مقاله وجود دارد. اصل گرایی به چه معناست؟ یعنی اصل زندگی خودمان را پیدا کنیم و فرعیات را کنار بگذاریم.
اکثر ما می‌خواهیم تمام فرصت‌ها را دنبال کنیم، هرکاری را انجام دهیم و خدایی نا کرده جایی ضرر نکنیم. اما باید بدانیم همین طرز تفکر ریشه بسیاری از مالتی تسکینگ‌هاست! وقتی در زندگی اولویت بندی نداریم، نمی‌دانیم باید در چه مسیری پیش برویم. در نتیجه تمام مسیر‌ها را دنبال می‌کنیم و مجبور می‌شویم یک عالمه کار در روز انجام دهیم. پس چاره‌ای نداریم که کارهای متفاوت را در زمان یکسان انجام دهیم و همیشه یک عالمه کار برای انجام دادن داریم.
اصل گرایی به ما می‌گوید که متاسفانه فرصت زندگی محدود است. بنابراین باید مشخص کنیم در این زمان محدود به چه چیزهایی می‌خواهیم برسیم. سپس کارهایمان را بر اساس اهدافمان اولویت بندی کنیم. وقتی کارها را از فیلتر اهداف رد می‌کنیم، می‌فهمیم خیلی از آن‌ها بیهوده هستند و باید حذف شوند. در نتیجه می‌توانیم زمانمان را برای اصول زندگیمان صرف کنیم و هیچوقت آن‌قدر پرمشغله نیستیم که مجبور به مالتی تسکینگ باشیم.
البته این مورد می‌تواند عناوین دیگری هم داشته باشد. مثل اولویت بندی، قانون پارتو یا هدف گذاری. تمام این‌ها به مفهوم یکسانی می‌پردازند. به عنوان مثال قانون پارتو می‌گوید «اگر ۲۰ درصد تلاشتان را برای ۸۰ درصد نتایج صرف نکنید، احتمالا ۸۰ درصد تلاش‌هایتان را برای ۲۰ درصد نتیجه صرف می‌کنید.» پس باید در ابتدا آن ۸۰ درصد نتایج شناسایی شود تا تلاش‌ها در راه درستی انجام شود.
مثال:
بگذارید با یک مثال این مسئله را توضیح دهم. فرض کنید یک نفر اصل زندگی‌اش را دستیابی به جایگاه شغلی خوب قرار دهد. پس می‌داند که باید در چه مسیری قدم بردارد. در کلاس‌های آموزشی شرکت می‌کند و دوره‌های کارآموزی را می‌گذراند. مهارت‌هایی که برای مسیر شغلی اش لازم است را یاد می‌گیرد. بیش‌تر و بیش‌تر در این زمینه کار می‌کند و به کسب اطلاعات می‌پردازد. فرصت‌های شغلی را بر اساس هدفی که دارد انتخاب می‌کند و …
اما فردی که نمی‌داند اولویت زندگی‌اش چیست چطور؟ ممکن است مهارت‌های نامرتبط و بی فایده زیادی را یاد بگیرد. قدم در مسیر شغلی اشتباه بگذارد. زمان‌های زیادی را صرف کارهای بیهوده کند. در مسیرهای متفاوتی قدم‌های کوچک بردارد و نتیجه‌ای نگیرد و … البته اهداف زندگی لزوما نباید هدف‌های مالی باشند. همسر خوبی بودن، کمک به دیگران، افزایش آگاهی، دنیا را به جای بهتری تبدیل کردن و … هم اصل‌های بسیار ارزشمندی هستند. اگر به این موضوع علاقه مند شدید شما را به مطالعه مقاله «فرقه‌ای به نام اصل گراییون» دعوت می‌کنم. (البته حق انتخاب ندارید. باید علاقه مند شید!)
۳. کار عمیق، با افزایش بهره‌وری، ما را از مالتی تسکینگ بی نیاز می‌کند.
تمام روش‌هایی که بازدهی ما را بالا می‌برد، موجب می‌شود کارها را سریع‌تر انجام دهیم و تسک‌هایمان مالتی نشوند! کار عمیق یکی از این روش‌هاست. (یعنی چه؟ یعنی بریم در اعماق زمین کار کنیم؟) کار عمیق یعنی هنگام انجام یک کار فقط روی همان موضوع تمرکز کنیم، تمام عوامل حواس پرتی را از خودمان دور کنیم و به اعماق تمرکز دست پیدا کنیم.
وقتی به این حالت می‌رسیم، بازدهی مغز به حداکثر خود می‌رسد و زمان انجام کارها به طرز چشم‌گیری کاهش پیدا می‌کند. در نتیجه می‌توانیم در مدت زمان کم‌تر، کارهای بیش‌تری انجام دهیم و به هر کار، زمان جداگانه‌ای اختصاص دهیم. کار عمیق فواید بسیار زیادی دارد و ظرفیت تمرکز و توجه را افزایش میدهد. برای مطالعه بیش‌تر به مقاله «معجزه‌ای به نام کار عمیق» مراجعه کنید. (لطفا همه بخونن تا شب سر راحت رو بالشت بذارم!)
۴. گاهی لازم است عادت مالتی تسک بودن را بشکنیم!
در بسیاری از مواقع کارهای اشتباهی که انجام می‌دهیم، ناشی از عادت‌های نادرست هستند. به عنوان مثال ممکن است عادت داشته باشیم موقع آشپزی، به ایمیل‌هایمان هم جواب بدهیم. یا یکی از عادت‌هایمان این باشد که موقع نوشتن یک مقاله چند دقیقه یک بار شبکه‌های اجتماعیمان را چک کنیم.
اگر عادت داشته باشیم بعضی از کارها را به صورت همزمان انجام دهیم، برنامه ریزی یا اصل گرایی کمکی به رهایی از آن نمی‌کند. بلکه لازم است عادت‌هایمان را اصلاح کنیم. وقتی عاداتی را در خودمان پرورش داده‌ایم، تا به سراغ مقاله نویسی می‌رویم، مغز می‌گوید «پس گوشی چی؟ من عادت دارم گوشی هم کنار دستم باشه و مدام چک کنم!» در این مواقع کار دشوار‌تر است و باید به مغز یاد بدهیم که الان موقع مقاله نویسی است و گوشی را بعدا چک می‌کنیم.
در خیلی از مواقع وقتی دو کار را باهم انجام می‌دهیم، شرطی می‌شویم. در صورت انجام هر یک از آن کارها، ناخودآگاه به سراغ کار دوم هم می‌رویم. بحث عادت سازی و اصلاح عادت‌های نادرست، موضوعی بسیار گسترده است. پس در اینجا نمی‌توانیم پرونده اش را باز کنیم! هدف از نوشتن این مورد، صرفا آگاهی بخشی بود. برای مطالعه راجع به این موضوع کتاب «خرده عادت‌ها» اثر جیمز کلییر، بسیار کمک کننده است.
۵. عوامل حواس‌پرتی را از خودتان دور کنید.
گاهی یکی از دلایلی که موجب می‌شود، کارها را باهم انجام دهیم، وجود نشانه‌های کارهای دیگر است! یعنی چه؟ به عنوان مثال، در حال نوشتن مقاله هستیم، ناگهان کاغذ‌های اقساط وام را روی میز می‌بینیم. پس کار را متوقف می‌کنیم و به سراغ انجام کارهای بانکی می‌رویم. در مدتی که منتظر هستیم سامانه بانکی عملیات را انجام بدهد، مدام بین مقاله نویسی و کار بانکی جابه جا می‌شویم. در اینجا به صورت ناخودآگاه در دام مالتی تسکینگ افتاده‌ایم.
پس باید محل مشخصی را برای انجام کارهایمان مشخص و تمام عوامل حواس پرتی را از محیط حذف کنیم. این‌گونه نشانه‌های کارهای دیگر جلوی چشممان نیست. کنار گذاشتن تلفن همراه یا خاموش کردن نوتیفیکیشن‌های اپلیکیشن ها یکی دیگر از راه‌های حذف عوامل حواس پرتی است. البته چیزهایی که مانع تمرکز می‌شود محدود به همین یکی دو مورد نیست. به طور کلی هرچیزی که ما را به مالتی تسکینگ فرا می‌خواند باید از محیط حذف شود.
جمع بندی
اکنون در تمام عرصه‌ها رقابت تنگاتنگی وجود دارد. به هر رشته‌ای که نگاه می‌کنیم، تعداد زیادی از افراد در آن رشته فعالیت می‌کنند. یکی از راه‌های ایجاد تمایز بین ما و افراد دیگر، انجام با کیفیت کارهاست. برای کار با کیفیت در تمام حوزه‌ها، بازار کار وجود دارد. برای این‌که کیفیت کارمان را افزایش دهیم نکات و روش‌های بسیار زیادی وجود دارد. ابتدا باید نسبت به آن‌ها آگاهی پیدا کنیم تا قدم در راه تغییر بگذاریم. دوری از مالتی تسکینگ، یکی از هزار راهی است که بهره‌وری را افزایش میدهد.
مغز انسان دنیای خیلی پیچیده‌ای است. توانایی‌ّهای فوق العاده زیادی دارد، اما گاهی همین توانایی‌ها دردسر ایجاد می‌کند! وقتی می‌بینیم که توانایی انجام چند کار به صورت همزمان را داریم، با خود می‌گوییم «چرا از این توانایی استفاده نکنم؟» بی‌خبر از این‌که چقدر می‌تواند آسیب زننده باشد. پس گول توانایی‌های مغز را نخورید و ابتدا راجع به آن مطالعه کنید.
در روز چقدر به مالتی تسکینگ مشغول هستید؟ در محل کار چطور؟
چگونه وظایفتان را مدیریت می‌کنید؟
نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
نویسنده: عالیه نجاری
بدون دیدگاه