۷ تکنیک ساده و کاربردی برنامه ‌ریزی اصولی

تکنیک های برنامه ریزی

تکنیک های برنامه ریزی

تا حالا دقت کرده‌اید که بیست و چهار ساعت شبانه روز برای عده‌ای کافی نیست؟ قطعا شما هم مثل من این جمله را بارها از اطرافیان خود شنیده‌اید: ” وقت کم میارم و اصلا به کارام نمی‌رسم!” این افراد معمولا بیش از سایرین دچار استرس و اضطراب می‌شوند. اگر از آنها بپرسید که برنامه‌ ریزی می‌کنند یا نه، دو پاسخ خواهند داد: عده‌ای خواهند گفت که اهل برنامه ‌ریزی نیستند. برخی هم می‌گویند برنامه ‌ریزی می‌کنند اما بی‌فایده است و کمکی به مدیریت کردن شرایط آنها نمی‌کند.

مشکل هر دو گروه این است که اصول برنامه ‌ریزی را بلد نیستند، حتی گروه دوم هم گمان می‌کنند که برنامه‌ ریزی درستی دارند! ولی اگر نحوه برنامه ‌ریزی آنها را ارزیابی کنید متوجه خواهید شد که اصول را رعایت نمی‌کند و یک جای برنامه‌هایشان ایراد دارد.

درست است که برخی افراد همیشه از کمبود وقت شکایت دارند، اصلا شاید خود شما هم جز این دسته از افراد باشید! پس چگونه است که عده‌ای در همین زمان به همه‌ی فعالیت‌های خود می‌رسند و وقت کم نمی‌آورند؟ دوست دارید از راز این افراد پرده برداریم؟

چگونه برنامه‌ ریزی کنیم؟

فرقی نمی‌کند چند سال دارید یا به چه کاری مشغولید، اگر به دنبال پیشرفت بیشتر و مدیریت زمان خود هستید باید حتما اصول برنامه ‌ریزی را یاد بگیرید. در این مقاله قصد دارم تکنیک‌های برنامه‌ ریزی را گام به گام به شما یاد دهم تا بتوانید به راحتی با هر ابزاری که دارید برنامه‌ریزی شخصی‌سازی شده‌ی خود را انجام دهید. با انجام این هفت گام ساده دیگر وقت کم نمی‌آورید:)

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

گام اول : برنامه ‌ریزی بدون هدف‌گذاری ممنوع

برای اینکه بتوانید برنامه ‌ریزی مناسبی داشته باشید باید مقصد را ببینید. مقصد چیست؟! مقصد همان هدفی هست که دارید، این هدف می‌تواند کوتاه مدت، میان مدت و یا بلند مدت باشد؛ اهداف شما می‌توانند ساده باشند، به عنوان مثال هدف بلند مدت یا میان مدت شما می‌تواند ارتقا شغلی و یا قبولی در یک آزمون باشد. هدف کوتاه مدت شما ممکن است تمام کردن یک جلد کتاب یا دیدن ویدیوهای آموزشی تا پایان هفته باشد و…

گمان نکنید حتما باید اهداف عجیب غریبی داشته باشید، تعیین اهداف کار چندان پیچیده‌ای نیست با این حال اگر در این زمینه مشکل دارید می‌توانید مقاله هدف‌گذاری که برایتان آماده کرده‌ایم را بخوانید. باید اهدافتان را تعیین و آنها را یادداشت کنید. برای هر کدام از هدف‌هایتان مهلت دستیابی را تعیین کنید تا بتوانید با دید بهتری برنامه ‌ریزی کنید.

برنامه ریزی اصولی

به یاد داشته باشید که انجام برنامه‌ ریزی بدون داشتن هدفی مشخص مانند کوبیدن آب در هاون است، شما زحمت می‌کشید و وقت صرف می‌کنید اما قرار نیست به نتیجه خاصی برسید و برنامه‌هایتان بی ثمر می‌شوند!  طبیعتا پس از مدتی انگیزه خود را برای ادامه مسیر از دست خواهید داد.

هنگامی که اهداف مشخص دارید و برای دستیابی به آنها برنامه ‌ریزی می‌کنید. با دستیابی و تیک خوردن هر هدف انگیزتان بالاتر می‌رود، اعتماد به نفس بیشتری پیدا می‌کنید و سرعت پیشرفتتان نیز بیشتر می‌شود.

گام دوم: برنامه‌ ریزی اصولی باید روی کاغذ پیاده شود

دسته‌ای از افراد هستند که برنامه ‌ریزیشان را ذهنی انجام می‌دهد. این افراد اعتقاد دارند مکتوب کردن برنامه کاری بیهوده است و وقت آنها را تلف می‌کند. حتی ممکن است خیلی از خوانندگان این مقاله نیز همچنین دیدگاهی داشته باشند!

دفتر برنامه ریزی

اینکه به حافظه خود اطمینان دارید خیلی خوب است ولی در امر برنامه ‌ریزی بهتر است کمی به ذهن خود استراحت بدهید و سنگینی افکارتان را روی کاغذ پیاده کنید. برخلاف تصور کسانی که یادداشت برداری را بیهوده می‌دانند، اینکار برای شما چندین مزیت دارد:

  • با یادداشت کردن برنامه فعالیتی را از قلم نمی‌اندازید و به تمام کارهای ضروریتان خواهید رسید.
  • زمانی که برنامه را یادداشت می‌کنید در حقیقت ذهنتان را آزاد می‌کنید و دیگر نیازی نیست تمام روز کارهایتان را مرور کنید که مبادا کاری را فراموش کنید. وقتی ذهن آزادتر باشد طبیعتا تمرکز بیشتری برای انجام امور روزمره خود دارید و بهره‌وریتان افزایش خواهد یافت.
  • آزاد شدن ذهن مزیت دیگری هم دارد، اضطراب و استرس شما کاهش پیدا می‌کند و آرامش بیشتری دارید.
  • در پایان روز می‌توانید نگاهی به لیست کارهای انجام شده‌ی خود بیندازید و میزان تلاشتان را ببینید. این کار هم انگیزه شما را بالاتر می‌برد و هم به شما کمک می‌کند که هر روز برنامه بهتری نسبت به روز قبل بنویسید.
  • یادداشت کردن احتمال عملی‌ کردن برنامه را بالاتر می‌برد و ذهن، خود را موظف می‌داند که آنچه را مکتوب کرده‌اید به سرانجام برساند.

گام سوم: سبک برنامه‌ ریزی خود را پیدا کنید

روش‌ها و سبک‌های متعددی برای برنامه ‌ریزی وجود دارد که به اختصار هر یک را توضیح خواهم داد و کاربرد هر کدام را برایتان خواهم گفت:

برنامه ریزی به کمک چک لیست:

ساده‌ترین و در دسترس‌ترین روش مکتوب کردن برنامه استفاده از چک لیست است. می‌توانید از یک دفترچه معمولی استفاده کنید، بهتر است برنامه‌ها را روی کاغذهای پراکنده یادداشت نکنید و از یک دفتر برای منسجم برای نوشتن برنامه‌ها استفاده کنید.

چک لیست‌ها معمولا برای نوشتن برنامه‌ریزی روزانه استفاده می‌شوند. شما اخر هر شب و یا اول صبح می‌توانید برنامه روزی که پیش رو دارید را یادداشت کنید. در پایان روز کارهایی که انجام داده‌اید را علامت بزنید.

برنامه ریزی به کمک پلنر:

پلنرها دفاتر برنامه‌ریزی آماده هستند که برای کمک به شما طراحی شده‌اند. در این دفاتر معمولا یکسری آیتم آماده برای هر ماه، هر هفته و هر روز در اختیار دارید که فقط کافیست آنها را پر کنید. به عنوان مثال برای هر ماه تقویم دارید. می‌توانید در تقویمتان رویدادهای مهم هر روزتان را یادداشت کنید که فراموشتان نشود و در برنامه ‌ریزی‌های هفتگی و روزانه خود آنها را در نظر بگیرید.

به همین صورت صفحاتی برای برنامه‌ ریزی هفتگی و روزانه نیز در اختیار دارید. امکان دارد آیتم‌هایی همچون لیست کارهای روزانه، قرار ملاقات‌ها، لیوان‌های آبی که در طول روز می‌نوشید، بخش مربوط به یادداشت برنامه ورزشی و غذایی و… را مشاهده کنید.

استفاده از پلنرها برای افرادی که زمان کمی دارند و نمی‌خواهند زمان زیادی را صرف نوشتن برنامه خود کنند گزینه بسیار مناسبی است. شما دفتری زیبا و کامل در اختیار دارید و فقط کافی است جاهای خالی را پر کنید و با اینکار به نحوی برنامه ‌ریزی را هم بهتر یاد می‌گیرید.

این نکته را هم ذکر کنم که پلنرها تا حدودی دست شما را می‌بندند و خیلی نمی‌توانید با توجه به سلیقه و نیاز خودتان برنامه ‌ریزی کنید.

برنامه ریزی به کمک بولت ژورنال:

حال نوبت به سبک مورد علاقه خودم می‌رسد:)  بولت ژورنال‌ها دفاتر ساده‌ای هستند که شما به طور آزادانه آیتم‌های مورد نیازتان برای برنامه ‌ریزی را در داخلش ایجاد می‌کنید. در این دفاتر هر طور که دوست دارید جدول می‌کشید و بر حسب نیازتان از ماه‌ نگار، هفته ‌نگار و روز نگار استفاده می‌کنید.

در نگاه اول برنامه ‌ریزی به سبک بولت‌ ژورنال ممکن است وقت‌گیر و بدون چارچوب به نظر برسد، ولی یکی از بهترین و کارآمدترین روش‌ها برای برنامه‌ ریزی، سبک بولت‌ ژورنال است.

اگر در ابتدای مسیر قرار دارید زیاد به خودتان سخت نگیرید و با سبکی که احساس راحتی بیشتری می‌کنید شروع کنید، به مرور زمان دستتان می‌آید که کدام سبک برای شما مناسب‌تر است.

گام چهارم: فعالیت‌هایتان را اولویت ‌بندی کنید

لیست برنامه‌های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت خود را یادداشت کنید سپس کارها را اولویت ‌بندی کنید. فعالیت‌هایی که اهمیت بیشتری دارند را مشخص کنید و بیشتر زمانتان را به آنها اختصاص دهید. اگر این کار را انجام ندهید امکان دارد زمان خود را صرف انجام کارهایی کنید که ضرورت چندانی نداشتند و برای انجام کارهای ضروریتان وقت کم بیاورید.

ماتریس آیزنهار در برنامه ریزی

برای اولویت ‌بندی می‌توانید به روش ماتریس آیزنهاور عمل کنید و فعالیت‌ها را به چهار دسته همانند زیر تقسیم کنید:

  • دسته اول) مهم و فوری: فعالیت‌های مهم و ضروری که حتما باید انجام شوند را در این دسته قرار دهید.
  • دسته دوم) مهم و غیر فوری: فعالیت‌هایی که مهم هستند و باید انجام شوند ولی برای انجام آنها عجله‌ای ندارید در این دسته قرار بدهید.
  • دسته سوم) غیر مهم و فوری: فعالیت‌هایی که مهم نیستند ولی زمان مشخص دارند و باید فوری انجام شوند را یادداشت کنید. مثل دور ریختن زباله‌ها یا جواب دادن ایمیل‌ها
  • دسته چهارم) غیر مهم و غیر فوری: بعضی فعالیت‌ها نه مهم هستند و نه فوری! مثل دیدن یک فیلم. بهتر است این فعالیت‌ها را از برنامه حذف کنید و یا آنها را در پایان برنامه بگذارید که در صورت داشتن وقت اضافی به سراغشان بروید.

گام پنجم: فعالیت‌هایتان را زمانبندی کنید

اینکه صرفا کارهایی را که قرار است انجام شوند لیست کنید، کمک چندانی به شما نخواهد کرد! برای هر فعالیت بازه زمانی و ساعت مشخص در نظر بگیرید. سعی کنید در بازه زمانی که تعیین کردید فعالیت مورد نظرتان را انجام دهید. عموما فعالیت‌های ما در دو دسته جای می‌گیرند، برایتان مثال می‌زنم تا بهتر متوجه شوید:

  • دسته اول فعالیت‌هایی هستند که زمانبر هستند مثل مطالعه، دیدن فیلم آموزشی، انجام دادن پروژه‌های کاری و…
  • دسته دوم فعالیت‌های هستند که زمان زیادی احتیاج ندارند و مدت زمانی که به طول می‌انجامند کوتاه است، مثل پرداخت قبوض، جواب دادن ایمیل‌ها، تماس تلفنی با شرکت و…

برای کارهای دسته اول حتما باید بازه زمانی مشخص تعیین کنید. مثلا بنویسید از ساعات سه تا چهار مطالعه می‌کنم، به این ترتیب موظف می‌شوید مطالعه را در این بازه زمانی شروع و به اتمام برسانید. بیش از آنچه تعیین کرده‌اید به مطالعه نپردازید.

اگر این بازه را تعیین نکنید ممکن است مطالعه را شروع کنید و تا به خودتان می‌آیید ببینید چندین ساعت از زمان خود را صرف آن کرده‌اید. با اینکار زمان انجام دیگر فعالیت‌هایتان را از دست خواهید داد. برای فعالیت‌های دسته دوم به جای بازه زمانی، ساعت مشخص کنید. مثلا بنویسید ساعت پنج قبوض را پرداخت کنم و راس ساعت پنج این کار را انجام دهید.

 با انجام این کار ساده به برنامه‌هایتان متعهدتر می‌شوید. همچنین با تخمین زمان انجام هر برنامه، درک درست‌تری از میزان زمان لازم برای انجام کارهای هر روز دارید. بدین سبب برنامه ‌ریزی بهتری خواهید داشت و زمان کم نمی‌آورید.

در ضمن سعی کنید فعالیت‌هایی که ضروری‌تر هستند و مهلت مشخص دارند را در ابتدای برنامه خود قرار دهید سپس به سراغ فعالیت‌های کم اهمیت‌تر بروید. با این روش هیچ‌گاه برای برنامه‌های ضروریتان وقت کم نمی‌آورید و دسته‌ی کارهای مهم و فوریتان خالی‌تر خواهد شد، چرا که شما اکثر کارهایتان را وقتی در دسته مهم و غیرفوری قرار داشتند انجام داده‌اید.

گام ششم: برنامه‌ ریزی خود را اغراق‌آمیز ننویسید

حتما دیده‌اید که برخی از افراد برنامه‌ ریزی می‌کنند اما نمی‌توانند برنامه‌ای که نوشته‌اند را عملی کنند! فکر می‌کنید اشکال کار این افراد کجاست؟ به پاراگراف بعد بروید تا ایراد کار را برایتان توضیح دهم 🙂

اغراق در برنامه ریزی

برخی افراد هنگام نوشتن برنامه توقع بالایی از خود دارند، تصور می‌کنند مثل سوپرمن قدرت ماورا طبیعی دارند. گمان می‌کنند چنانچه هر کاری را داخل لیست خود یادداشت کنند به طرز معجزه‌آسایی انجام خواهد شد! برنامه ریزی باید واقع بینانه باشد، منظورم چیست؟

یعنی باید هنگام نوشتن آن، توانایی خود را در نظر داشته باشید و زمان را نیز به درستی مدیریت کنید. اگر به این دو نکته دقت نداشته باشید در پایان روز با لیستی از کارهای انجام نشده مواجه می‌شوید. آن وقت است که نه تنها از برنامه ‌ریزی زده می‌شوید و آن را کاری بیهوده می‌پندارید بلکه به توانایی‌هایتان نیز شک می‌کنید. ممکن است تصور کنید به اندازه کافی تلاش نمی‌کنید و از خود ناامید شوید.

اگر برنامه‌ ریزی اصولی باشد نباید به شما احساس یاس و ناامیدی را القا کند. برنامه ریزی درست به شما کمک می‌کند تا از فشار کارهایی که در طول روز و هفته انجام می‌دهید کم کنید. حتی می‌توانید زمان‌هایی را برای استراحت و تفریح نیز اختصاص دهید.

همانطور که پیش‌تر نیز اشاره کردم باید زمان انجام هر فعالیت را در نظر بگیرید. در نظر داشته باشید که ما انسان‌ها زندگی ربات‌گونه نداریم و ممکن است اتفاقات پیش‌بینی نشده‌ی مختلفی را در طول روز تجربه کنیم. حتما در برنامه‌تان جایی برای فعالیت‌های پیش‌بینی نشده مثل آمدن مهمان، رفتن به خرید، جابه‌جایی کلاس‌ها و… را در نظر بگیرید.

برنامه‌تان را منعطف پیاده کنید تا بتوانید در صورت رخ دادن شرایط خاص تغییراتی در آن ایجاد کنید. در ضمن، چنانچه فعالیت‌های پیش‌بینی نشده زمان زیادی را از شما گرفتند، سعی کنید کارهای با اولویت‌ بالاتر در لیستتان را انجام دهید. کارهایی که ضرورت کمتری دارند را به انتهای شب یا روز بعد موکول کنید. هیچ اشکالی ندارد اگه نتوانید به صد در صد برنامه خود عمل کنید، چون شما ربات نیستید ؛)

گام هفتم: کیفیت برنامه‌ ریزی خود را فدای ظاهر نکنید

حتما شما هم در دوستان و آشنایان خود افرادی را مشاهده کرده‌اید که دفترهای برنامه‌ریزی پر زرق و برقی دارند. برخی افراد از روان‌نویس‌ها، هایلایترها، استیکرهای مختلف و… استفاده می‌کنند و زمان زیادی را صرف زیبایی دفتر خود می‌نمایند.

عده‌ای با دیدن این افراد دلسرد می‌شوند، طبیعتا تهیه این مقدار لوازم تحریر هزینه‌بر خواهد بود و تهیه آنها در توان همه‌ی افراد نیست… از هزینه که بگذریم صرف این مقدار زمان برای نوشتن برنامه برای عده‌ای وقت تلف کردن به حساب می‌آید. آنها ترجیح می‌دهند برنامه ‌ریزی نکنند تا اینکه این مدت زمان را صرف نوشتن برنامه کنند.

توجه داشته باشید که نمی‌گویم به زیبایی برنامه خود اهمیت ندهید! برنامه هر قدر زیباتر و مرتب‌تر باشد انگیزه شما را هم برای عملی کردنش بالاتر می‌برد. اما این زیبایی نباید شما را از برنامه‌ریزی خسته کند و باعث شود پس از مدتی آن را رها کنید.

به شما پیشنهاد می‌کنم در ابتدای کار برنامه‌هایتان را با ساده‌ترین ابزار بنویسید. بیشتر تمرکزتان را روی نحوه برنامه‌ ریزی بگذارید، پس از مدتی که به خوبی قلق کار را یاد گرفتید می‌توانید به تدریج روی زیبایی دست نوشته‌هایتان کار کنید.

برای شروع کار یک دفتر معمولی، مداد و دو خودکار با رنگ متضاد کارتان را راه ‌می‌اندازد. به تدریج می‌توانید از دفاتر شطرنجی و نقطه‌ای استفاده کنید تا راحت‌تر بتوانید جدول و نمودار بکشید. هر وقت احساس کردید که به اصول برنامه ‌ریزی مسلط گشته‌اید می‌توانید تزیینات را نیز به دفتر خود اضافه کنید.

سخن آخر

در این مقاله سعی کردم از تجربیات چند ساله و آموزش‌هایی که خودم در زمینه برنامه‌ ریزی دیده بودم در هفت گام برایتان بنویسم. نکاتی که عنوان کردم شاید ساده به نظر بیایند اما کاملا کارآمد و عملی هستند.

اگر به نکاتی که اشاره کردیم، عمل کنید می‌توانید برنامه‌ ریزی اصولی و دقیقی داشته باشید. قول می‌دهم پس از مدت زمان کوتاهی عاشق برنامه‌ ریزی ‌شوید. با برنامه ریزی نه تنها به کارهایتان می‌رسید و شاهد پیشرفت خود هستید که حتی اضطراب و استرستان نیز کمتر می‌شود و به آرامش بیشتری دست می‌یابید  🙂

چنانچه قبلا تجربه برنامه‌ ریزی نداشته‌اید حتما از همین امروز شروع کنید. چنانچه قبلا هم اهل برنامه‌ ریزی بوده‌اید اما نتیجه خوبی از آن نگرفته‌اید، امیدوارم به کمک این مقاله توانسته باشید نواقص کار خود را پیدا کنید. تلاش کنید از این لحظه به بعد اصولی‌تر پیش بروید.

قطعا به خوبی می‌دانید که تمام افراد موفق در سرتاسر جهان برنامه ‌ریزی می‌کنند، نمی‌گویم بدون برنامه‌ ریزی اصلا موفق نمی‌شوید! می‌شوید، اما قطعا خیلی بیش از آنچه که نیاز است باید زمان و انرژی صرف کنید و دیرتر از کسانی که برنامه ‌ریزی می‌کنند به اهدافتان دست خواهید یافت.

به پایان مقاله رسیدیم و امیدوارم از خواندن آن لذت برده باشید، یک بار دیگر گام‌های برنامه ‌ریزی را برایتان لیست می‌کنم تا بهتر در ذهنتان بماند:

  •  برنامه ریزی بدون هدف‌گذاری ممنوع
  •  برنامه ‌ریزی اصولی باید روی کاغذ پیاده شود
  •  سبک برنامه ‌ریزی خود را پیدا کنید
  •  فعالیت‌هایتان را اولویت‌بندی کنید
  • کارهایتان را زمانبندی کنید
  •  برنامه‌ ریزی خود را اغراق‌آمیز ننویسید
  •  کیفیت برنامه ‌ریزی خود را فدای ظاهر نکنید

 سعی کردم نکته‌ای را از قلم نیندازم اما اگر سوالی دارید می‌توانید بپرسید. (با کمال میل پاسخ خواهم داد)

از میان سبک‌هایی که بالاتر گفتم کدام سبک برنامه ‌ریزی برای شما کارآمدتر است؟ اگر در زمینه برنامه ‌ریزی تجربه‌ای دارید خوشحال می‌شویم با ما و دوستانتان به اشتراک بگذارید.

به قلم: فهیمه بصیرت

 

مقالات پیشنهادی برای مطالعه:

برنامه ریزی GTD : تنها راه خلاصی از استرس

روش‌های یادگیری و مطالعه موثر

همه چیز درباره عملگرایی

۱.۵/۵ - (۲ امتیاز)

۱ دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *