با قانون ۲۰-۸۰ یا اصل پارتو، همه کارها را انجام نده!

قبل از اینکه در مورد خود قانون ۲۰-۸۰ صحبت کنیم، بگذارید سر صحبت را با چند سوال شروع کنیم. دقت کرده‌اید یک سری افراد در طول روز به همه کارهایشان می‌رسند، حتی وقت برای استراحت و تفریحشان هم کنار می‌گذارند؟ در حالیکه ما هیچوقت نمی‌توانیم کارهای چک لیستمان را کامل تیک بزنیم و همیشه حس می‌کنیم از کارهایمان عقب افتاده‌ایم؟ یعنی مدت زمانی که آن افراد دارند، بیشتر از ۲۴ ساعت در روز است؟ یا ما زمان کمتری داریم؟

واقعا هیچکدام. زمان یکی است. چیزی که فرق می‌کند کارهایی است که انجام می دهیم. شاید فکر کنید دسته اول از افراد، به همه کارهای لیست خود می رسند در حالیکه حتی آن ها هم ممکن است به همه کارهایی که در ذهن دارند نرسند. چون خودشان انتخاب کرده‌اند که تنها یک سری کارها را انجام دهند. کدام کارها؟ همان مواردی که اهمیت بیشتری دارند و در نتیجه تاثیرگذارترند.

تکنیک ۲۰-۸۰ یا اصل پارتو موضوعی است که دقیقا به این مسئله پرداخته است و ما در این مقاله می‌خواهیم راجع به آن صحبت کنیم. کاربردهای آن را بگوییم. چگونگی استفاده از آن در موقعیت‌های مختلف را توضیح دهیم. همچنین نکاتی که لازم است راجع به آن بدانید را یادآوری کنیم. نتیجه این می‌شود که شما هم مثل افراد دسته اول، در مدت زمان کوتاه تر کارهای موثرتر و ارزشمندتری را انجام می‌دهید و به اهدافتان نزدیک‌تر خواهید شد.

قانون ۲۰-۸۰ چیست و از کجا به وجود آمده است؟

ویلفردو پارتو در اصل اقتصاددان ایتالیایی بود که در نظریه خود بیان کرد : ۸۰% زمین ها در ایتالیا در دست ۲۰% مردم است. او این قانون را به دلیل توزیع ناعادلانه اما کاربردی زمین بین مردم، توزیع نامتقارن نامید. بعد ها شخصی به نام جوزف جوران که در بخش کنترل کیفیت کارخانه ای در ژاپن کار می کرد، نظریه پارتو را مطرح کرد و آن را در حوزه های دیگر نیز به کار بست.

او این حرف پارتو را به حوزه‌های دیگر هم تعمیم داد و اصطلاح :

“مجموعه ای اکثریتی از جزییات و اقلیتی مهم “

را مطرح کرد. به این معنا که در هر مجموعه ای معمولا چیزهای کم اهمیت بیشتر از چیزهای پراهمیت هستند اما باید پراهمیت ها را اولویت گذاشت.

منظور جوران این بود که برای مثال: اگر می‌خواهید مشکلات کیفی کارخانه را در فرایند تولید حل کنید، ممکن است موارد و نواقص و ایده‌های بسیاری به ذهن‌تان برسد. اما همه‌ی آن‌ها در یک درجه‌ی اهمیت نیستند. تعداد کمی از آن‌ها می‌توانند بخش بزرگی از مشکلات کیفی شما را حل کنند.

جوران انقدر این حرف پارتو را تکرار میکرد و تاکید بر اصل پارتو داشت که این اصل به جای اصل جوران به اصل پارتو معروف شد . بعد ها این اصل رواج پیدا کرد و تقریبا در همه چیز حتی در زندگی عاطفی هم میتوان از آن استفاده کرد.

کاربرد های قانون ۲۰-۸۰

همانطور که دیدیم قانون پارتو را می توان در اقتصاد و چرخه تولید کارخانه استفاده کرد. اما این تکنیک پا فراتر گذاشته و حتی میشود از آن در زندگی عاطفی هم بهره برد. قانون پارتو کاربرد های زیادی دارد از جمله : برنامه ریزی زندگی شخصی و روزانه ، مشاغل اداری و سیاسی، زندگی دانشجویی ، حوزه های فریلنسری ، مدیریت کسب و کار، خانه داری و هر آنچه که فکرش را بکنید. بالاخره هرچه نباشد ما برای پیش بردن همه جوانب زندگیمان نیاز به برنام ریزی نتیجه محور داریم!

برای اینکه بیشتر با کاربرد های این تکنیک آشنا شوید به این مثال ها توجه کنید:

۸۰%سود کسب و کار شمارو ۲۰% مشتریان تان ایجاد می کنند.

۲۰%کارمندان تان هستند که برای ۸۰% کسب و کار شما مشکل ایجاد می کنند.

یا می دانستید در جرم شناسی ۸۰%جرم ها توسط ۲۰%جمعیت انجام می شود؟

یا حتی یک مثال جالب از تلفن همراه : شاید من حدود ۵۰ تا اپ روی تلفن همراهم داشته باشم اما اکثرا از ۲۰% انها استفاده می کنم.

حالا که بهتر متوجه شدیم اصل پارتو چه چیزی هست. بیاید تا به شما بگویم که چطور می توانید برای برنامه ریزی بهتر از قانون ۲۰-۸۰ استفاده کنید.

چگونگی استفاده از قانون پارتو / ۲۰-۸۰

من دانشجو هستم . میدانم برنامه ریزی برای درس خواندن آن هم در زمان امتحانات وقتی چک لیست روزانه ات پر از کار های تلنبار شده باشد خیلی سخت است. میدانم که کارها خودشان انجام نمی شوند. حالا با استفاده از اصل پارتو میخواهم مدل استفاده از این تکنیک را به شما یاد بدهم.

۱.چک لیست کارهایتان را بنویسید.

هر کاری را که در طول روز باید انجام بدهید را روی کاغذ بیاورید. حتی کوچکترین کاری که در طول روز می‌خواهید به آن رسیدگی کنید را هم باید بنویسید. برای نوشتن چک لیست استاندارد یک راهنما هم در سایت گذاشته‌اید که می‌توانید از آن کمک بگیرید.

۲.الان وقت اولویت بندی است.

بعد از اینکه چک لیست را تکمیل کردید، کارها را بر اساس اولویت و اهمیت، مرتب کنید. طبیعتا میزان اهمیت کارها یکسان نیست. خودتان بهتر می‌دانید کدام کار از دیگری مهم تر است. مثلا یکی از راه‌هایش این است: هر کاری که در نتیجه تاثیر بیشتری دارد اهمیت و ضرورت بیشتری دارد. راستی مقاله «تنها با اولویت به کارهایتان می‌رسید» را هم حتما مطالعه کنید. 

۳. قورباغه‌ات را قورت بده

انجام سخت ترین کاری که در اولویت های تان مشخص کرده‌اید را در آغاز روز بگذارید. با انجام این کار، تا پایان روز خیالتان راحت است و با آرامیش بیشتری می‌توانید به بقیه کارهایتان برسید. این گونه هم احساس مفید بودن می کنید، هم کارهای سبک تان می ماند برای وقتی که انرژی کمتری دارید. از طرفی درصد تنبلی و اهمال کاری هم کمتر می شود.

۴.شروع کنید.

مهمترین بخش هربرنامه ریزی شروع کردن آن است. بعد از اینکه برنامه‌ریزی و اولویت بندیتان تکمیل شد و سنگین کار را هم انتخاب کردید، اجرای آن را شروع کنید. زمانی که تازه شروع می‌کنید ممکن است برایتان سخت باشد اما به مرور راه می‌افتید.

در این بخش به شما توضیح دادم که چطور می توانید از این قانون به سادگی و برای برنامه ریزی روزانه تان استفاده کنید. الان برای درک بهتر این مراحل می خواهم برنامه روزانه خودم را برای شما بیاورم.

برنامه روزانه ۱۸/دی

۱..ورزش

۲.خواندن زبان

۳.آمادگی برای ارائه

۴.ارسال مقاله

۵.تمیز کردن اتاق

این برنامه نامرتب من بود و حالا نوبت اولویت بندی است.

۱.آمادگی برای ارائه

۲.خواندن زبان

۳.ارسال مقاله

۴.ورزش

۵.تمیز کردن اتاق

همانطور که می بینید اولویت انجام کارهایم را از سخت ترین و مهمترین آن ها شروع کردم . این باعث شد تا روزم را مفید شروع کنم و حس بهتری به ادامه روزم داشته باشم.

در بخش بعدی میخواهیم سراغ برنامه ریزی فریلنسری با این تکنیک برویم. در بحبوحه بحران کرونا بسیاری از مردم به شغل فریلنسری روی آوردند. آنها سعی کردند که از درون خانه برای خودشان ایجاد اشتغال کنند. با توجه به سخت تر بودن برنامه ریزی وقتی که خودتان مدیر خودتان باشید می خواهم مثال بعدی را از فریلنسری برایتان بیاورم.

فریلنسری و قانون ۲۰-۸۰ 

اصل پارتو معتقد است که ۸۰% سود شما را تنها ۲۰% مشتریان تان تامین می کنند. اگر فریلنسر یا نویسنده هستید باید وقت زیادی را صرف راضی نگه داشتن و ارتقای رابطه قوی با مشتریان تان کنید. اگر حتی کارهای تلنبار شده زیادی دارید بازهم دور آن ۲۰% مشتریان سود ده را خط بکشید و اول از همه برای آن ها مطلب بنویسید .

منظور این نیست که به ۸۰ درصد باقی مانده کارفرما ها بی توجهی کنید یا به آنها بی احترامی کنید و غیر حرفه ای به نظر برسید. منظور این است که وقتی سرتان شلوغ است و زمان کمی دارید به این فکر کنید که بیشترین سود از کجا و از کدام کارفرما به شما می رسد. پس انرژی بیشتری برای آن صرف کنید.

پارتو برای بهتر به کار بستن این تکنیک چند توصیه مهم دارد که در ادامه به آن ها می پردازیم.

توصیه ۱: برای ساختن شبکه ارتباطی وسیع نیازی به مشتریان زیاد ندارید.

بر اساس اصل اول پارتو باید مشخص کنید که از کدم کارفرما و پروژه سود بیشتری عایدتان می‌شود. بعد از اینکه مشخص شد، وقت و انرژی خود را صرف بهبود و حفظ آن روابط و مشتری ها کنید. در لیست کارهای کارفرماهایی که باید انجام دهید، فرض کنید ده نفر وجود دارد. قانون ۲۰-۸۰ معتقد است که حتی اگر زمان مساوی روی هر کدام از پروژه این ده نفر صرف کنید، دو تا از آن‌ها هستند که عمده نتایج را از آن ها می گیرید. درنتیجه، لیستی از کارفرماهای خود تهیه کنید . مهمترین کارفرما ها را در صدر جدول قرار دهید. تشخیص دهید که کدام یک سود و نتیجه بهتری به همراه دارد و از همان‌جا شروع کنید.

توصیه ۲: درگیر دو یا سه مورد از پروژه‌ها و وظایف خود در لیست بایدهایتان شوید.

درس دوم اصل پارتو یا همان قانون ۲۰-۸۰ می‌گوید انرژی و زمان خودتان را روی آن اموری بگذارید که اولویت لیست تان هستند. هشیار باشید زیرا همان دو یا چند کار، ۸۰ درصد نتیجه‌ای را که می‌خواهید به شما می‌دهند. حرف اصل پارتو این است که فرض کنید که می خواهید یک متن یا محتوا را بنویسید. نوشتن این محتوا بخش های مختلفی دارد. قانون پارتو می گوید که احتمالا با انجام ۲۰% از کل کار، ۸۰% به نتیجه نهایی نزدیک شده اید.

برای مثال وقتی میخواهید متنی بنویسید ، روی ۵ مرحله جداگانه وقت میگذارید:

۱.نوشتن پیش‌نویس؛

۲.یافتن خطاهای دستوری و اضافه‌کردن لینک وب‌سایت؛

۳.یافتن عکس خوب برای پیش‌نویس؛

۴.اطمینان‌یافتن از قرارگرفتن صحیح روی وب‌سایت؛

۵. تعیین تاریخ و زمان انتشار

قانون ۲۰-۸۰ یا همان اصل پارتو بیان می‌کند که شما با انجام ۲۰ درصد کار به ۸۰ درصد نتیجه کار خود رسیده‌اید، می‌توانید حدس بزنید این ۲۰ درصد چیست؟ احتمالاً نوشتن پیش‌نویس بخش بزرگی از کار شماست. جزئیات دیگر، تنها ۲۰ درصد نتیجه کار شما را تشکیل می‌دهند. اگرچه بخش‌های مهمی هستند، ولی ارزش تحمل استرس و صرف زمان اضافه را ندارند.

در حوزه اقتصاد، به این کار، کاهش سودهای حاشیه‌ ای و جزئی می‌گوییم. یعنی هرچه بیشتر کار کنید، انرژی و تلاش کمتری روی کار نهایی‌تان نمایان می‌شود. اگر سه ساعت کار می‌کنید، احتمالاً در یک ساعت پیشرفت قابل ملاحظه‌ای در کارتان کرده‌اید.

توصیه ۳: در چک لیست پروژه تمام ریز جزئیات لازم را بنویسید.

برای این که به قانون پارتو پایبند باشید، همه کارهای جزئی مربوط به اولین پروژه ای را که بالای لیست کارهای روزمره تان نوشتید را بنویسید. همه ریز جزئیات را به قلم درآورید. دوباره ۲۰% مهم این ریز جزئیات را نیز گزینش کنید و زمان و انرژی خود را اول صرف آن کارها کنید. درسته که جزئیات خوب هستند، ولی آن‌ها دلیل به‌ نتیجه‌ رسیدن کار شما نیستند. حواستان باشد که حتی برای رسیدگی به جزئیات هم باید اولویت بندی کنید.

نتیجه گیری

هر زمان که احتیاج به برنامه ریزی داشتید و برای بهره وری بهتر کارتان نیاز به کمک داشتید میتوانید از پارتو کمک بگیرید.با به کار بستن این روش همیشه میتوانید نتیجه بهتری از کارهای  تان بگیرید . و آنها را برای برنامه ریزی بهتر به کار ببندید. یادتان باشد ۲۰%درصد تلاش درست و به جای شما میتواند ۸۰% موفقیت شما را تضمین کند. امیدوارم که این مطلب برای شما کارامد بوده باشد.