شاید تا الان با انبوهی ازکارهای عقب افتاده روبرو شده‌اید اما نمی دانید کدام را اول انجام دهید . برای مثال: پروژه ا ی که وقت تحویل آن تا فردا است پرداخت قسط بانکی، قبض اب وبرق.. ،شهریه دانشگاه، شارژ اپارتمان،خرید اقلام خانه و… اما در نهاییت برای خرید لباسی که یک ماه دیگر به عروسی دعوت شده اید می روید. ممکن است بگویید انجام همه این کار ها مهم است همه انها به یک اندازه مهم است؟ انجام ندادن کدام یک برای شما ضرر بیشتری به همراه دارد؟ انجام دادن کدام یک به شما سودی نمی رساند؟ اینها سوال های است که باید به ان جواب بدهید و الویت بندی کارها جواب این سوال هاست.
برای دستیابی به اهداف و رسیدن به موفقیت باید وکارها را اولویت بندی کنیم. دراین مقاله به مفهوم اولویت بندی واهمیت آن خواهیم پرداخت و راهکار های برای انجام آن عنوان خواهیم کرد.
مفهوم اولویت بندی چیست؟
قبل از هرچیز بهتر است با مفهوم اولویت بندی اشنا بشوید. اولویت بندی کارها به معنای انجام کارهای ضروری تر و رها کردن کارهایی است که دوست داریم انجام دهیم اما ضروری نیستند.
اهمیت اولویت بندی کارها
ترافیک کارهای روزانه ما به قدری سنگین است که مدیریت زمان و اهمیت اولویت بندی کارها را فراموش کرده ایم. چه برای انجام کارها وچه برای انجام ندادن آنها دچار استرس و اضطراب می شویم.
فرض کنید یک اتفاق غیرمنتظره یا پیش بینی نشده برایتان پیش آمده است:
فرزند شما در مدرسه منتظر شماست. تصادفی در اتوبان باعث ترافیک سنگین مسیر کار شما به مسیر مدرسه شده است.این اتفاق باعث عصبانیت واضطراب شما خواهد شد. درحالی که باید همراه فرزندتان به خانه بروید وبرای مراسم دورهمی خانوادگی حاضر شوید که امشب است . فردا یک جلسه مهم برای قرار داد محصول جدید شرکتتان دارید. از طرفی هم باید به متنی که اماده کرده اید˓ مسلط شوید. اهمیت الویت بندی کارها این جا به کار شما می آید. با حفظ ارامش خود شما باید بدانید اولویت وضرورت با کدام است . واضح است که فرزندتان منتظر شماست . بهترین کار این است که با همسرتان تماس بگیرید˓ از او درخواست کنید به این کار رسیدگی کند.
بعد از یک استراحت کوتاه به کار فردایتان برسید˓ تا خاطر جمع شوید. دراخر در مهمانی حاضرشوید واز آن لذت ببرید.
مدیریت زمان واولویت بندی باعث کاهش فشار و استرس شما می شود. عادت به آن زندگی را برای شما مطلوب و رضایت‌بخش میکند.
حال که فهمیده ایم اولویت بندی چقدر اهمیت دارد باید انجام دادنش را یاد بگیریم. در ادامه می خواهم به شما چند روش را معرفی کنم که بتوانید کارهایتان را اولویت بندی کنید.
انواع اولویت بندی کارها:
میخواهم مهم ترین و موثرترین روش ها را که برای اولویت بندی وجود دارد معرفی کنم و هر کدام را توضیح دهم.
- روش ماتریس ایزنهاوز
-
روش اولویت بندی نسبی
-
روش نوشتن لیست روزانه
-
روش تمرکز بر روی یک کار
-
روش قانون ۸۰.۲۰
هر کدام از این روش ها مزیت های خاص خودش را دارد و برای اولویت بندی موثر است. در ادامه هر کدام را توضیح می‌دهیم.
روش اولویت بندی ماتریس آیزنهاور
حال به سراغ روش اولویت بندی دیوید آیزنهاور می رویم. این روش به اسم بنیان گذار آن اقای آیزنهاور، سی و چهارمین ریس جمهور امریکا ثبت شده است. خب حالا طبق این روش باید چه قدم‌هایی برداریم.
براساس روش ماتریس آیزنهاور، ابتدا باید کارهایتان را به ۴ دسته تقسیم کنید. همانطور که روی نمودار زیر می بینید، کارها رو به چهار دسته کلی فوری و مهم، فوری و غیرمهم، غیرفوری و مهم، غیرفوری و غیرمهم تقسیم میکنیم. در ادامه هر کدام از این دسته ها را توضیح می‌دهیم:
۱. مهم و فوری:
ابتدا کارهایی را در اولویت قرار می دهیم که ضروری و مهم هستند. مثل: رفتن پیش پزشک معالج.
۲. مهم و غیر فوری:
دسته دوم از کارها را موارد مهم و غیرفوری تشکیل می دهند. مثلا برای هدف آینده خود یک سری کارهایی باید روی سایت و رسانه خود انجام دهید. انجام دادن آن ها تاثیر زیادی دربرنامه مان دارد. اما اگر انجام بشوند در طولانی مدت ˓آثار ارزشمندی به جای میگذارند.مثل: کار هایی از جمله مطالعه یا ورزش که شاید در روز زمان کوتاهی را از ما بگیرند. اما در طولانی مدت تاثیرات مثبت بسیاری برایمان دارند.
۳. غیر مهم و فوری:
این دسته از کارها را می‌توانیم به دیگران بسپاریم. در این مرحله کارهای کم اهمیت و ضروری را انجام می دهیم. این لیست شامل کارهایی است که می تواند به افراد دیگر سپرده شود. این دسته از کارها به دلیل کم اهمیت بودن می توانند در زمان کوتاه تری توسط خودتان یا فردی دیگر انجام شوند. مثل: پرداخت قبض.
۴. غیر مهم و غیرفوری:
در نهایت به سراغ کارهایی می رویم که نه مهم هستند و نه ضروری. مثل: دیدن سریال مورد علاقه مان.
در روش ایزنهاور باید با خودمان صادق باشیم و کارها را بر اساس ارزش واقعیشان دسته بندی کنیم . زمانی از این روش زمانی استفاده می کنیم که کارهای بسیاری برای انجام داریم.
روش اولویت بندی نسبی:
اولویت بندی نسبی یعنی چیدن کارها بر اساس اولویت، به طوری که هر کار با توجه به میزان اهمیت یک شماره ی منحصربفرد داشته باشد.
مثال: ده کار را از شماره ی یک تا ده مرتب میکنیم و شماره اولویت کار را با مقایسه ی اهمیت آن کار نسبت به سایر امور تعیین میکنیم. . بعد از شماره گذاری، به ترتیب اولویت از بالای لیست شروع کنید و کارهایتان را پبش ببرید.
مثال:
-
رفتن به انجمن اولیا ومربیان
-
خرید خانه
-
بردن ماشین به کارواش
-
گرفتن لباس ها از خشکشویی
-
پرداخت جریمه ماشین
روش اولویت بندی به کمک لیست روزانه
با توجه به اینکه برنامه ی روزانه ی شما شامل چه بخش های است. می توانید اولویت بندی کارهایتان را براساس آن مرتب کنید. اگر برنامه ی روزانه شما به صورت ثابت و تکراری است، می توانید کارها را با توجه به اولویت کلی برنامه ریزی کنید.
مثال: شما تایمی از روز را به مدرسه یا دانشگاه می روید. در این صورت، چون برنامه‌تان مشخص است به کارهای هر کدام می پردازید. اما اگر برنامه کارهای روزانه تان متفاوت باشد، باید برای هر روز به صورت مجزا یک لیست جدید آماده کنید. مثال: روزهای خاصی به اموزشگاه می روید. روزهای هم به باشگاه که طبق آن روز چک لسیت می توانید تهیه کنید. اگر درباه تهیه چک لیست نمی دانید خواندن این مقاله کمک خواهد کرد.چک لیست یا فهرست بررسی؟ مسئله این است!
بهتر است برای داشتن حس رضایت و امیدواری ، زمان انجام هر کار را طولانی تر تخمین بزنید و تعداد کارهای کمتری در روز برای خود در نظر بگیرید.
مثال:
شما اگر مثل من زود به رختخواب می روید، فرضا تا ساعت هشت کارهایتان باید تمام شود. بعد زمان استراحت و شام است. ساعت ده به رختخواب بروید. مسلما نمی توانید تا ده شب کار برای خودتان در چک لیست بگذارید.در حالی که این زمان مغز شما طبق عادت خواب است.
برای هر کدام از کارها، زمانی بیشتر از زمان اجرای کار را تخمین بزنید و هر کاری را که شروع می کنید کامل انجام دهید. اگر نشد به لیست کار فردایتان اضافه کنید.
هنگامی که هر کار را به اتمام می رسانید و بعد به سراغ کار بعدی می‌روید، می‌بینید که تعدادی از کارها در لیست اولویت بندیتان خط میخورند و این حس بهتری برای انجام چک لیست به شما می دهد. نکته ی مهمی که در این جا باید در نظر بگیریم این است که هرچک لیست سخت گیرانه ای منجر به شکست می شود. چرا که با یک برنامه ی سخت و بدون تنفس خسته می شویم و دیگر توان ادامه ی کار را نداریم.
پس بهتر است که کارهای مشابه را پشت سرهم در لیست نگذاریم. یا اینکه در بین کارهای اساسی زمانی را به استراحت اختصاص دهیم.
مثال
بعد از اتمام کار و برگشت به خانه بهتراست سریع سراغ پروژه که به شما محول شده است نروید. تایمی برای تنفس بگذارید و با خانواده معاشرت کنید. همچنین می توانید به تمرین های مثل یوگا بپردازید که برای ارامش و افزایش تمرکز مفید است و سپس به سراغ انجام پروژه تان بروید.
یادتان باشد لیست اولویت بندی کارهای خود را جایی قرار دهید که جلوی چشمتان باشد. مثلا توی دفترچه ای روی میز کارتان یا روی برچسب های یادداشتی که جلوی دیدتان در محل کارتان می چسبانید، یا روی گوشی و کامپیوترتان، قسمتی که در طول روز در معرض دیدتان است. هر کار را که انجام می دهید روی آن خط بکشید.
روش اولویت بندی تمرکز تنها بر روی یک کار:
این روش به ما کمک میکند که افکار و بهترین عملکرد خود را براساس کارهای روزانه طبق کار اصلی یا همان فوری ومهم طبقه بندی کنیم. ما یک کار ویژه را درنظر می گیریم و طبق آن جلو می رویم. مثال: شما باید تکالیف کلاس زبانتان انجام دهید و تمرین کنید. لغات جدید را به خاطر بسپارید. همان موقع کتاب جلوی شما قرار دارد روی میز جلوی تلویزیون، در حالی که عصرانه صرف می کنید به همراه خانواده و سریال مورد علاقتان در حال پخش است. این همان مالتی تسکینگ یا انجام همزمان چند کار است که در مقاله «مالتی تسکینگ، گرگی در لباس برّه» آن را کامل توضیح داده‌ایم.
مشخص است از هیچ کدام آنطور که باید لذت نمی برید وتمرکز رو ی کارتان ندارید. میتوانید روش درست تمرکز کردن با خوانندن مقاله قاتل جان تمرکز کیست؟! بیاموزید.
در این روش از حواس پرتی ها و اتلاف وقت جلوگیری می کنیم. کمی سختگیرانه است اما دستِ کم برای برخی از روزها به کارمان می آید.
در این اولویت بندی می توانید برای انجامِ کارهای سخت، ضروری و اجباری برای خودتان جایزه در نظر بگیرید. جایزه را می توانید به صورت استراحت یا یکی از کارهای مورد علاقه تان که در لیست اولویت بالایی ندارد، در نظر بگیرید. که در مثال بالا اشاره کردم.
روش اولویت بندی قانون ۸۰.۲۰ :
قانون پارتو که نام گذاری آن به خاطر بنیان گذارش می باشد به قانون ۸۰.۲۰ هم شناخنه می شود. قانون پارو میگوید ۸۰ درصد نتایج شما از ۲۰ درصد تلاش هایتان ناشی می شود. یعنی اگر روی ۲۰ درصد کارهای مهم‌تان تمرکز کنید، ۸۰ درصد نتیجه را می‌گیرید.این قانون در مسائل مختلفی از جمله برنامه ریزی و اولویت بندی هم کاربرد دارد.
قبل از شروع هر کاری از خودتان بپرسید که جزو ٪۲۰ مهم است یا که ٪۸۰ کم‌اهمیت.
مثال: شما در طول ترم درس نخوانده‌اید. شب قبل امتحان روی سوالات نشانه گذاری شده تمرکز کرده اید و فقط همان ها رو می خوانید.می بینید که آن درس را قبول شده اید، حتی با نمره ای که تصورش راهم نداشته اید. این همان برتری بیست درصد به هشتاد درصد است.
جمع بندی:
همان طورکه عنوان کردم اولویت بندی کارها به معنای انجام کارهای ضروری تر و رها کردن کارهایی است که دوست داریم انجام دهیم اما ضروری نیستند. اولویت بندی راهی است برای انجام موثرترین کارهایتان، با توجه به اینکه زمان و انرژی محدودی در طول روز داریم.
همچنین فهیمیدم که روش های مختلفی برای اولویت بندی وجود داره از جمله:
ماتریس ایزنهاوز
اولویت بندی نسبی
نوشتن لیست روزانه
اولویت بندی با قانون ۸۰.۲۰
اولویت بندی تمرکز بر روی یک کار
هر کدام از این روش ها مزیت ها و کارایی خاص خودش را دارد. پیشنهاد می کنم چند مورد را امتحان کنید و ببینید برای شما کدام یک بهتر بوده است. سپس از همان روش برای اولویت بندی کارهایتان استفاده کنید. خوشحال می شویم که تجربه‌تان را هم با ما در میان بگذارید.
نویسنده : فریبا رضازاده
بدون دیدگاه