اکثر ما اهداف زیادی داریم. ولی خیلی وقتها راه رسیدن به این هدفها را بلد نیستیم. برنامه ریزی GTD به ما کمک می کند تمام اهداف ناتمام خود را یکی یکی تیک بزنیم و پر انرژی به همه کارها برسیم.
پس اگر شما هم:
- برای تمرکز کردن روی کارهایتان با مشکل مواجهید،
- دشوار است که کارهایتان را به موقع تحویل بدهید،
- نمیتوانید کارهایتان را به خوبی اولویتبندی کنید،
- ذهنتان خیلی شلوغ و درهم برهم است،
- ایدههای خلاقانه به ذهنتان نمیرسد،
- همواره بابت کارهایتان استرس دارید ولی نمیتوانید به هیچ کدام برسید،
با ما همراه شوید تا راهی به شما معرفی کنیم که مشکلات شما را برای همیشه حل میکند و ذهنتان را از این همه دلهره و استرس نجات میدهد.
برنامه ریزی GTD چیست؟
روش GTD روشی است که توسط دیوید آلن در سال ۲۰۰۱ معرفی شد.
آلن شخصی است که تجربه کارهای مختلف و عجیب و غریبی داشته است و با تجارتهای مختلف آشنایی خوبی پیدا کرده است. وی در نهایت در ۳۵ سالگی تصمیم میگیرد که یک شرکت مشاوره تاسیس کند که در آن با افراد، کمپانیها و شرکتهای مختلف همکاری کرده و به آنها در برنامه ریزی و پیشبرد اهدافشان کمک کند.
او حاصل تجارب خود را در کتابی به نام هنر بهرهوری بدون استرس در اختیار همه گذاشته است. وی در این کتاب یک روش کارا و موثر برای برنامه ریزی معرفی کرده است که به نام GTD معروف است. این روش به شما کمک میکند:
- کارهای خود را اولویتبندی کنید.
- ذهنتان را خالی کنید.
- از استرس راحت بشوید.
- ایدههای خود را با موفقیت پیادهسازی کنید.
- و در نهایت یکی یکی به اهداف خود دست یابید.
مزایای GTD
سیستم برنامه ریزی GTD مزایای زیادی دارد. این روش باعث میشود بتوانید:
- کارهایتان را اولویتبندی کنید. با این روش میتوانید کارهای قابل اقدام و غیرقابل اقدام را شناسایی کرده و کارهای مهمتر را در اولویت قرار دهید.
- تعهدات خود را روی کاغذ بیاورید و خارج از ذهنتان آنها را پیگیری کنید تا مغزتان کمی استراحت کند.
- دیگر کارهای اضافه و درخواستهایی که مانع کارتان میشوند را انجام ندهید.
- کنترل اوضاع را مجددا به دست بگیرید و در زمان درست روی وظایف درست تمرکز کنید.
حالا که با مزایای این روش آشنا شدید، با ما همراه شوید تا بیشتر در مورد این روش بدانید.
ذهنی مثل آب: اهمیت برنامه ریزی GTD
کارهای ناتمامی که در ذهن داریم، انرژی زیادی از مغز ما میگیرند.
محققان در این زمینه آزمایشهای مختلفی انجام دادهاند. یکی از آنها دو گروه از افراد را به سینما برد. وی به گروه اول اجازه داد کل فیلم را تماشا کنند، در حالی که گروه دوم مجبور بودند در ده دقیقه پایانی سینما را ترک کنند و پایان فیلم را نبینند.
نتایج شگفتانگیز بود. کسانی که کل فیلم را دیده بودند، جزئیات کمتری از آن به خاطر داشتند در حالی که کسانی که ده دقیقه آخر را ندیده بودند، فیلم را خیلی دقیقتر به خاطر میآوردند.
این آزمایش نشان میدهد ذهن ما وقتی کاری را تمام میکند، پرونده آن را بسته و از ذهن خارج میکند. در حالی که کارهای ناتمام در ذهن ما مانده و مقدار زیادی از توان مغز را مصرف میکنند. برای همین ما به راهی نیاز داریم تا کارهای ناتمام را زودتر تمام کنیم تا جایی برای کارهای دیگر و ایدههای خلاقانه باز شود.
کمپانیهای ساخت سریال نیز از همین روش استفاده میکنند. آنها درست در لحظه حساس داستان را قطع میکنند تا بینندگان را درگیر خود کنند. اینطوری است که بینندگان یک هفته منتظر قسمت بعدی میمانند.
ذهن ما ماشین تولید است نه انبار
ذهن ما برای ساخت ایدهها طراحی شده است و نه برای ذخیره کردن آنها. هر اطلاعاتی که به ذهنمان میدهیم، قسمتی از انرژی مغز را میگیرد. برای همین است که به خاطر سپردن شماره تلفنها، تاریخ تولد، و یا حتی یک تماس کاری خیلی مهم برایمان دشوار است.
هر یک از این اطلاعات گوشهای از ذهن ناخودآگاه ما را به خود مشغول میکند؛ به همین دلیل است که بعضی وقتها انرژی کافی برای انجام برخی کارها را در خود پیدا نمیکنیم.
اگر ما بخواهیم تمام ذهن خود را با اطلاعاتی که به دردمان نمیخورند، پر کنیم، دیگر جایی برای پرورش خلاقیت و ایدههای نو باقی نمیماند.
شرلوک هولمز، کارآگاه معروف جنایی داستانهای آرتور کانون دویل، معتقد بود نباید ذهن خود را از اطلاعات به درد نخور انباشته کند، وی فقط اطلاعاتی را در ذهنش نگاه میداشت که برای شغلش به آن احتیاج داشت. شاید برایتان جالب باشد که بدانید او نیز در مورد بیفایده بودن حفظ کردن تاریخ با خیلی از ما همعقیده بود!
اگر ذهنمان را از کارهای ناتمام و افکار مختلف خالی کنیم، تازه آن زمان است که میتوانیم به ظرفیت واقعی ذهن خود پی ببریم. آلن این وضعیت را به نام “ذهنی مثل آب” معرفی میکند. وقتی سنگی را داخل آب بیندازید، آب بسته به اندازه سنگ و نیروی واردشده از آن واکنش نشان میدهد. این واکنش مناسب نیروی واردشده است و نه کمتر و نه بیشتر.
ذهن ما نیز اگر کاملا خالی از دغدغه باشد، میتواند بسته به هر موقعیتی واکنش نشان دهد. تنها در این صورت است که در بحران و موارد اضطراری میتوان واکنش سریع و به موقع و مناسب نشان داد. در حالی که وقتی ذهن پر از افکار گوناگون باشد، دیگر نمیتواند صحیح فکر کرده و تصمیمگیری کند. در این حالت ممکن است ذهن روی جزئیات بیاهمیت تمرکز کرده و توجه به نکات اصلی و ضروری را از دست بدهد.
یک مثال
من وقتی در اضطراب ارائه پایاننامه ارشدم قرار داشتم، برنامه ریزی یک سفر یکی دو روزه با دوستان یا حتی درست کردن یک وعده غذای ساده هم برایم دشوار بود، زیرا تمام انرژی من صرف مبارزه با استرس ناشی از دفاعم میشد. در حالی که از یکی دو روز بعد از دفاع شروع به انجام پروژه دشوار دیگری کردم که خیلی بیشتر از غذا درست کردن تلاش میخواست.
وقتی ذهن به وضعیت آب میرسد، میتواند به هرچیزی به درستی واکنش نشان دهد. آلن میگوید :
“هنگامی که با روش GTD چندین کار کوچک را به انجام میرسانید، حس خوبی پیدا میکنید. ولی وقتی به انجام این کار ادامه دهید و تمام کارهایتان را طبق این فرایند انجام دهید، این تجربه مسیر زندگی شما را به کلی تغییر میدهد و به نقطه جدیدی میرسید که در آن کاملا بر کارهایتان سوارید”
برنامه ریزی GTD کمک میکند بتوانید به این وضعیت دست یابید. پس اگر میخواهید با این روش بیشتر آشنا شوید، در ادامه با ما همراه باشید.
مراحل سیستم برنامه ریزی GTD
به طور کلی برنامه ریزی GTD در ۵ مرحله انجام میشود.
مرحله اول: ایدههایتان را بیرون بریزید!
اولین مرحله این است که هرچه در ذهنتان میگذرد را بیرون بیاورید. به طور کلی هدف این است که هر چیزی که ذهن شما را نگران و مشغول میکند را روی کاغذ بیاورید. این موارد عبارتند از:
- وظایف و پروژههای روزانه
- کارهای ناتمام
- هر ایدهای که از ذهنتان میگذرد.
برای این کار میتوانید از کاغذ و خودکار استفاده کنید یا از اپلیکیشنهای مرتبط استفاده کنید. همچنین میتوانید صدای خودتان را ضبط کرده و سر فرصت روی کاغذ منتقل کنید.
اگر میخواهید از اپلیکیشنهای مختلفی برای این کار استفاده کنید. میتوانید از:
- Trello
- Todoist
- Omnifocus
- Asana
و یا هر برنامه دیگری که مایلید استفاده کنید. اگر هم مثل من روشهای سنتی را ترجیح میدهید، میتوانید از کاغذ (ترجیحا کاغذهای کوچک مخصوص یادداشتبرداری) استفاده کنید. بهتر است چند پوشه هم بردارید.
حالا وقت آن رسیده است که افکارتان را بیرون بریزید. هر کدام را روی یک کاغذ بنویسید. هیچ چیزی را از قلم نیندازید. از کارهای کوچک مثل گرفتن وقت دکتر و ثبت نامه در باشگاه شروع کنید تا کارهایی مثل ثبت نام بچهها در کلاس زبان و کارهای مهمتر و زمانبرتر مثل انجام پروژههای عقبمانده اداره.
حتی فکرهای دیگری که در ذهنتان میگذرد مثل نوشتن یک کتاب یا راه انداختن یک بیزینس جدید را روی کاغذ بیاورید. هر کدام را روی یک ورقه کاغذ بنویسید و سپس به سراغ برگه بعدی بروید.
مرحله دوم: پردازش
داشتن صدها ایده نامرتب بهتر است یا۵۰ ایده منظم و قابل دستیابی؟
در این مرحله میخواهیم به سراغ ایدههایمان برویم و آنها را بررسی کنیم. پردازش یک گام مهم و ضروری در این فرایند است، زیرا به شما کمک میکند ذهن خود را مرتب کنید.اینجا باید به چند سوال پاسخ بدهیم.
-
آیا ایده یا کاری که داریم قابل انجام است یا نه؟
در اولین گام مرحله باید مشخص کنید که آیا کار مورد نظر قابل انجام است یا خیر؟ هنگام ارزیابی شرایط کنونی خودتان و اولویتهای مهم را در نظر بگیرید. مثلا شاید بخواهید هم برای کارتان دوره بگذرانید و هم به کلاس سفالگری بروید. اگر تنها برای یکی از این دو وقت دارید، بهتر است سفالگری را فراموش کنید.
کارهای قابل انجام را در یک فولدر یا پوشه (پوشه اول) و کارهای غیرقابل انجام را در پوشه دوم قرار دهید.
حالا باید کارهای موجود در گروه اول را بررسی کنید. پس سوال بعدی این است:
-
گام بعدی برای انجام این کار چیست؟
آیا انجام این کار در یک مرحله انجام میشود یا چندین مرحله دارد؟
اگر این هدف در یک مرحله انجام میشود، به گام بعدی بروید. ولی اگر یک فرایند چند مرحلهای است، باید مراحل مختلف آن را دقیقا مشخص کنید.
حال باید مشخص کنید برای انجام هر کار چه مراحلی را باید طی کنید و چه کارهایی را باید انجام دهید.
این گام به شما کمک میکند بهتر بتوانید برای انجام کارها برنامه ریزی کنید. همچنین این امکان را فراهم میکند که با دانستن مراحل دقیق کار، بهتر بر آن مسلط شده و راحتتر آن را انجام دهید.
چگونه کارها را مرحلهبندی کنیم؟
فرض کنید میخواهید برای چکاپ سالانه پیش دکتر بروید. مراحلی که باید برای این کار در نظر بگیرید عبارتند از:
- تماس با مرکز موردنظر و گرفتن وقت دکتر
- برداشتن دفترچه و آزمایشهای قبلی و رفتن به محل
- پر کردن فرم اطلاعات و پیشینه پزشکی
- ویزیت پزشک
- انجام آزمایشهای لازم
- مراجعه مجدد به پزشک
- انجام آزمایشهای ثانویه
- مراجعه مجدد به پزشک
- گرفتن دارو در صورت لزوم
- گرفتن وقت مراجعه بعدی
اینطوری دیگر برداشتن مدارک لازم را فراموش نمیکنید و یا آزمایشها را از دست نمیدهید. پس اگر میخواهید به روش GTD برنامه ریزی کنید، حتما برای انجام هر کاری یک مسیر مشخص کنید که تمام کارهای لازم برای رسیدن به هدف مورد نظر را در بر بگیرد.
پس برای هر پروژه (هر چیزی که بیش از یک مرحله دارد) یک لیست از اقدامات لازم دربیاورید، که در آن اقدامات را به ترتیب مشخص کنید. این کار را برای هر موردی انجام دهید.
سوال بعدی که باید از خودتان بپرسید این است:
-
این کار از من چقدر زمان میگیرد؟
حالا هر یک از آیتمها یک کار یک مرحله ای است. باید ببینید هر کاری چقدر از شما زمان میگیرد. اگر انجام آن بین ۲ تا ۵ دقیقه زمان میگیرد، آن را همین الان انجام بدهید. شاید نتوانید همین الان این کار را انجام دهید. در این صورت آن را به یک پوشه جدید منتقل کنید. در غیر این صورت آن را به همان پوشه اول برگردانید. این مرحله برای این است که اگر کاری دارید که در زمان کوتاهی انجام میشود، آن را زودتر به انجام برسانید. حتی میتوانید در وقتهای تلف شده مثل زمان انتظار دکتر یا در مترو به این کارها برسید.
خود من وقتی میخواستم مقالهام را بنویسم، حدود دو ماه آن را عقب انداختم و مرتبا دچار استرس و عذاب وجدان بودم. در حالی که وقتی پای آن نشستم، تنها یک نصف روز از من وقت گرفت. پس میبینید که بیجهت دو ماه به خودم عذاب آوردم. من با صرف تنها چند ساعت زمان آرامش پیدا کردم، پس اگر کاری کمتر از ۵ دقیقه زمان میخواهد، چرا انجامش ندهید تا راحت بشوید؟
اگر این کار را انجام دادید و کارهای سریعتر را از کارهای طولانی جدا کردید، میتوانید به مرحله بعدی بروید.
-
آیا خودم میخواهم این کار را انجام دهم یا باید آن را به شخص دیگری بسپارم؟
در مورد کارهایی که بیشتر از ۵ دقیقه زمان میبرند، از این سوال استفاده کنید. باید ببینید خودتان میخواهید یک کار را انجام دهید یا میخواهید انجام آن را به کس دیگری واگذار کنید.
قطعا برونسپاری کارها مزایای خاص خودش را دارد. در زمانی که با این کار آزاد میکنید، میتوانید به ایدههای جدید فکر کنید، کتاب آموزشی بخوانید، یا حتی خیلی راحت استراحت کنید!
با این حال برونسپاری ممکن است برای همه موارد ممکن نباشد. پس لازم است در این مرحله مشخص کنید چه کارهایی را میخواهید به دیگران بسپارید و چه کارهایی را خودتان میخواهید انجام دهید. بهتر است کارهایی که میخواهید به دیگران بسپارید را در یک پوشه جدید (پوشه انتظار) قرار دهید و کارهای دیگر را به پوشه اول برگردانید.
مرحله سوم: طبقهبندی وظایف
در این مرحله میخواهیم هر چیزی که در پوشه ۱ داشتیم را باز هم طبقهبندی کنیم. هر پروژه را طبق اهمیت و شرایطی که دارد، در یکی از گروههای زیر قرار دهید:
- پوشه شاید در آینده (شاید بعدا): پروژههایی که ضروری نیستند، ولی ممکن است در آینده بخواهید روی آنها کار کنید را در این طبقه قرار دهید. مثلا اگر میخواهید اتاقتان را رنگ کنید ولی فعلا این کار در اولویتتان نیست، آن را در این پوشه بگذارید.
- پوشه مرجع: در این پوشه چیزهای جالبی که نیاز به اقدام خاصی ندارند را قرار میدهید تا در صورت لزوم بعدا به آن مراجعه کنید. این لیست میتواند شامل دستور غذا، ایده هدیه تولد، اطلاعات تماس و … باشد.
- پوشه انتظار: پوشهای که پروژههای در حال انجام –که به شما بستگی ندارند- در آن قرار دارند. مثلا اگر برای یک پروژه منتظر مجوز هستید، آن را در این پوشه میگذارید تا فراموش نکنید با مسئول مربوطه تماس بگیرید و کارتان را به او یاداوری کنید.
- تقویم: کارهایی که تاریخ مشخصی دارند، مثل یک قرار ملاقات، تولد یا تماس خاص
- پوشه در دست اقدام: یک پوشه برای اولویتهای اولتان: لیست کارهایی که باید انجام دهید. در این لیست باید اولویت هر کار، زمان لازم برای تکمیل آن و حتی دلیل انجام آن کار را قرار دهید.
تبصره: اگر کاری نه در در اولویت شما هست و نه در آینده به کارتان میآید، آن را دور بریزید. قرار نیست همه افکار ما عملی بشوند. مثلا من یک استراتژیست محتوا و نویسنده هستم. ولی گوشه ذهنم بدم نمیآید وارد حوزه نقد غذا بشوم. با این حال هیچ اطلاعاتی در مورد این حوزه ندارم و فعلا زمانی هم برای یادگیری این کار ندارم. پس این کار نه در اولویت من است و نه به کارم میآید. در نتیجه باید آن را فراموش کنم.
مرحله چهارم: مرور
شما باید لیست کارهای انجامشده را مرتبا مرور کنید تا ببینید چقدر به انجام هرکاری نزدیک شدهاید. بهتر است به طور هفتگی و ماهانه موارد لیست را مرور کنید و در صورت لزوم آنها را بازنویسی کنید.
این کار به شما کمک میکند:
- لیست کارها را مجددا ارزیابی کنید.
- کارهایتان را مجددا با توجه به شرایط اولویتبندی کنید.
- حتما به کارهای ضروری برسید.
مرور هفتگی به شما کمک میکند ببینید چقدر جلو رفتهاید و در کارهایتان پیشرفت داشتهاید. همچنین باید لیست کارها و اولویتهایتان را مجددا بررسی کرده و در صورت لزوم آنها را ارزیابی و بازنویسی کنید.
بررسی ماهانه نیز این فرصت را برای شما فراهم میکند که روش برنامه ریزی خودتان را بررسی کنید. اگر به خوبی به برنامهای که داشتید، رسیده اید که چه بهتر. در غیر این صورت باید روش خودتان را عوض کنید و برنامههایتان را واقعبینانه تر کنید.
مرحله پنجم: اقدام
حالا وقت آن رسیده است که به برنامه خودتان عمل کنید. باید کارهای لازم برای رسیدن به اهدافتان را دنبال کرده و آنها را انجام بدهید. میتوانید به ترتیب زیر به کارهایتان برسید:
- قرارهای روزانه
- وظایفی که در دستور کارتان قرار دارند
- سایر کارها
- اگر زمان کافی برای انجام یک کار ضروری ندارید باید چه کار کنید؟
باید از مرحله اول دوباره شروع کنید و اولویت این کار را دوباره بسنجید. باید ببینید این کار چقدر ضروری است؟ چقدر زمان میبرد؟ آیا میتوانید آن را به شخص دیگری بسپارید یا نه؟ و در نهایت لیستتان را دوباره ارزیابی کنید. یادتان باشد اولویتبندی نسبی است و از فردی تا فرد دیگر متفاوت است. پس اگر نظر شما با دیگران فرق میکند، هیچ اشکالی ندارد. در نهایت این شما هستید که باید در این زمینه تصمیم بگیرید.
برنامه ریزی GTD در عمل
بیایید مسیر برنامه ریزی GTD را به طور عملی هم بررسی کنیم.
به طور کلی برنامه ریزی GTD به شکل زیر انجام می شود:
حال بیایید این مثال را بررسی کنیم:
سارا به تازگی از دانشگاه فارغالتحصیل شده است. او ایدههای زیادی دارد ولی تا به حال نتوانسته هیچ یک را عملی کند. وی تصمیم میگیرد برای ایده جدیدش، که یک سیستم تحویل غذا و خشکبار جدید است، از این روش استفاده کند.
اول ایدهاش را انتخاب میکند: یک ایده بیزینسی که در موردش هیجان زده است.
سوال اول این است که آیا این ایده قابل اقدام هست یا نه؟
خب این یک ایده است و در این حالت قابل اقدام نیست. پس سارا ایدهاش را به شکل زیر بازنویسی میکند: شروع بیزینس سیستم تحویل غذا و خشکبار. حالا این ایده قابل اقدام است.
سوال بعدی این است: قدم بعدی چیست؟
او متوجه میشود که شروع این تجارت یک فرایند زمانبر است که بیش از یک مرحله دارد. پس آن را تبدیل به یک پروژه چندمرحلهای میکند.
سارا قدمهای مختلفی را که برای انجام این کار نیاز است، شناسایی میکند:
- شناسایی رقبای محلی
- خرید یک خودرو برای تحویل- یا طراحی اپلیکیشن مربوطه
- محاسبه و مشخص کردن هزینهها
- انتخاب اسم
- …
او به جای این که بخواهد تمام این مراحل را با هم جلو ببرد، تصمیم میگیرد ابتدا با شناسایی رقبای محلی شروع کند. وی باید ببیند این کار یک کار با زمانی کمتر از ۵ دقیقه است یا بیشتر؟
این کار احتمالا بیشتر زمان میبرد ولی به هر حال او تصمیم میگیرد انجامش دهد. با کمک گوگل در عرض چند دقیقه نام همه رقبای محلی را پیدا کرده و یادداشت میکند. حالا سارا باید این سیستم را برای تمام کارهای فوق به کار ببندد.
سخن پایانی
در این مقاله با سیستم برنامه ریزی به روش GTD آشنا شدیم و یاد گرفتیم چگونه میتوانیم به کمک آن کارهای مختلف خود را انجام بدهیم. این سیستم برنامه ریزی ۵ مرحله دارد:
- جمعآوری ایدهها: در این مرحله با استفاده از اپلیکیشنهای مختلفی مثل trello، todoist، و یا یک خودکار، کاغذ و چندین پوشه ایدهها روا روی کاغذ میاوریم. فراموش نکنید ایدهها را به روش یک هدف بنویسید و نه تنها یک آرزو.
- پردازش: در این مرحله ایدهها را از منظر قابل اقدام بودن یا نبودن بررسی میکنیم و مراحل مختلف کارهای قابل اقدام را مشخص میکنیم.
- طبقهبندی: در این مرحبه کارها را طبقهبندی کرده و در پوشههای مختلف در دست اقدام، برای آینده و … قرار میدهیم.
- مرور: برنامهها را هر هفته مرور میکنیم و آنها را ارزیابی و بازنویسی میکنیم.
- اقدام: هر کار را انجام میدهیم تا کم کم به اهداف خودمان دست یابیم.
فراموش نکنید که همیشه یک دفتر و خودکار همراهتان داشته باشید تا بتوانید ایدههای جدیدتان را در آن یادداشت کنید.
بدیهی است تنها خواندن این مطلی کمکی به شما نمیکند. آنچه باید انجام دهید این است که این برنامه را تمرین کنید و آن را به بخشی از روتین روزانه خود تبدیل کنید. با این کار پس از گذشت چند ماه تغییر بزرگی در زندگی خود حس میکنید. در دراز مدت، مثلا پس از دو سال، میبینید که اجرای این برنامه چه تاثیر شگفتانگیزی در اراده، خلاقیت و رسیدن به اهدافتان دارد. پس آن را اجرا کنید و حتما آن را با عزیزانتان به اشتراک بگذارید.
من فاطمه شریفی یک مربی کسب و کار هستم. پس اگر در اجرای این روش مشکل دارید، با من تماس بگیرید تا به شما برای نزدیک شدن به اهدافتان کمک کنم.
بدون دیدگاه