شاید فکر کنید این مقاله درباره نوعی اختلال سیستم اعصاب است که باعث کندی حرکت می شود. اما باید بگویم خیر! هرچند جالب است بدانید که چندان هم به بیماری پارکینسون بی شباهت نیست. هردو مانند یک سرعت گیر جلوی حرکت شما را می گیرند. اما خبر خوب اینکه اگر از قانون پارکینسون به نفع خودتان استفاده کنید می تواند برایتان حکم یک شتاب دهنده را هم داشته باشد.
می دانم که منتظر هستید تا بگویم قانون پارکینسون چیست. قانون پارکینسون درواقع یک مفهوم در مدیریت است. حتما می پرسید مدیریت چه چیزی؟ مدیریت همه چیز. زمان، منابع، هزینه ها و…
آیا این تجربه را داشته ای که استاد برای انجام تکلیفی یک هفته زمان می دهد اما شما درست یک شب قبل از تمام شدن فرصت شروع به انجام آن و ساعتی بعد از طلوع آفتاب تکلیف را برای او ایمیل کنی؟
آیا حس دقیقه نودی بودن در بیشتر امور زندگی را تجربه کرده ای؟ یا فکر می کنی زمان را کش می دهی؟
اگر پاسخ مثبت است، شما تنها نیستی! من هم نوشتن همین مقاله را در دقیقه نود شروع کردم! پس تا انتهای این مقاله همراه من باش؛ چرا که علاج این درد مشترک را با تو در میان خواهم گذاشت و از قانون پارکینسون و کاربردهای آن در زندگی خواهم نوشت.
قانون پارکینسون چیست؟
قانون پارکینسون می گوید کارهایتان به اندازه منابع، فضا و زمانی که برای آن در نظر می گیرید طول می کشد یا بهتر است بگوییم کش می آید!
آنقدر دست به جیب می شوید تا تمام درآمدتان را خرج کنید و شتر بی پولی در خانه ی شما هم بخوابد. یک هفته برای خواندن امتحانی فرصت دارید اما کل هفته را با استرس نخواندن آن سر می کنید و شبِ آخر تا صبحِ امتحان درس می خوانید! این قانون ادعا دارد که مهم نیست کابینت های آشپزخانه شما چقدر جای خالی دارد چون در هر صورت همه ی آن را پر می کنید و بعدا با مشکل کمبود فضای خالی مواجه می شوید.
همچنین مدیری را تصور کنید که یک کار مشخص را به پنج کارمند می سپارد؛ در حالی که انجام آن با کمک دو کارمند هم امکان پذیر است یا بهتر بگویم همان دو نفرهم کافی هستند. آن مدیر در نهایت به این باور خواهد رسید که به پنج نفر نیاز داشته؛ درحالی که واقعا نیاز نداشته است. نتیجه این باور اشتباه این است که از منابع انسانی خود استفاده بهینه نکرده یا منابع مالی را با حقوق دادن به افراد اضافه هدر داده است.
حتما تا الان حدس زده اید که اصل پارکینسون می تواند در تمام لحظات کنار شما باشد و در هدر دادن زمان، هزینه و منابع شما تمام تلاشش را بکند. اما از شما می خواهم نا امید نشوید؛ چرا که این موضوع راه حل دارد.
شاید در ذهن خود به این فکر می کنید که اولین بار چه کسی نام پارکینسون را روی این قانون گذاشته و دلیل انتخابش چه بوده است (اعتراف می کنم که همیشه فکر می کردم این قانون نسبتی با بیماری پارکینسون دارد!) پس اگر موافق باشید قبل از پرداختن به کاربردها و راه حل های آن بهتر است کمی نیز در مورد تاریخچه اش بدانیم.
پارکینسون که بود و چه کرد؟
نورث کوت پارکینسون سال ها در نیروی دریایی بریتانیا کار کرده بود و معتقد بود که سیر بروکراسی و ساختارهای دولتی و اداری بریتانیا غلط و ناکارآمد است. بنابراین مقاله ای چاپ کرد و در آن از بزرگ بودن سازمان ها که منجر به هدر رفتن منابع و زمان می شد نوشت.
پارکینسون در مقاله اش به این موضوع پرداخت که در اکثر سازمان ها فرهنگِ نادرست “بیشتر در محل کار بمانید و کار کنید” جا افتاده است. او به این نتیجه رسیده بود که همین موضوع باعث ناکارآمدی سازمان ها می شود. مدیران هم با باور به این فرهنگ زمان زیادی را برای انجام کارها در نظر می گیرند؛ در حالی که می توانند با محدود کردن زمان، کارها را زودتر به پایان برسانند. این موضوع می تواند در بالا بردن کیفیت کار هم تاثیر بگذارد.
همچنین آنها می توانند با کاهش نفرات از منابع انسانی استفاده بهینه کنند و نقطه پایانی برای کاغذ بازی ها و بروکراسی اداری باشند. در نتیجه منابع مالی هم صرف هزینه های اضافی مثل حقوق کارمندانِ بیشتر یا اضافه کاری آن ها نمی شود.
هر چند هنوز هم در بسیاری از سازمان ها، مدیران اضافه کاری کارمندان را ملاک وفاداری به کار می دانند. از نظر آنها بهترین کارمند کسی ست که تا دیر وقت پشت میز کارش بنشیند و دیر تر از همه به خانه برگردد (حتی اگر بدون انجام کار مفید فقط به صفحه مانیتورش زل بزند و پلک هایش از خستگی بصورت متناوب باز و بسته شود.)
این مقاله پارکینسون با استقبال گسترده ای روبرو شد و اصطلاح “قانون پارکینسون” از آن جا رواج پیدا کرد. این مفهوم نه فقط در مورد سازمان ها که در زندگی روزمره هم جای خود را پیدا کرده است.
چطور از قانون پارکینسون به نفع خودمان استفاده کنیم؟
حالا که سر از کار این قانون درآوردیم کار ما در مدیریت امورمان راحت تر است! به طور خلاصه به شما می گوییم که چطور با این قانون مصالحه و از آن به نفع خودتان استفاده کنید:
- برای انجام کارها زمان تعیین کنید ( ضرب الاجل ساختگی! )
ابتدا بررسی کنید که با توجه به پتانسیل های فردی خود، برای انجام کارها به چقدر زمان نیاز دارید و آن زمان را به عنوان ضرب الاجل مشخص کنید. حالا تنها کاری که باید انجام دهید تعهد به انجام کارها در آن زمان است. البته حواستان باشد که واقع بین باشید و رویاپردازی نکنید. به صرف این که اشرف مخلوقات هستید نمی توانید برای ساختن یک ساختمان پنج طبقه فقط ده روز زمان در نظر بگیرید!
مثلا می دانید برای انجام تمرین های رشته ورزشی خود روزانه به یک ساعت و نیم زمان نیاز دارید پس در لیست ضرب الاجل هایتان برای آن همان یک ساعت و نیم را کنار بگذارید و در زمان مشخص شده تمرین ها را انجام دهید. (نه بیشتر)
- زمان انجام کارها را نسبت به قبل کمتر کنید!
مثلا اگر کاری را در یک ساعت و پانزده دقیقه انجام می دادید این بار سعی کنید آن را در یک ساعت انجام دهید. خواهید دید که با این روش بهره وری خود را افزایش داده اید، کارهای شخصیتان روی غلتک می افتد و احتمالا از طرف مدیرتان هم تحسین خواهید شد! در این روش می توانید از یک تایمر استفاده کنید تا کنترل بهتری روی زمان خود داشته باشید.
- منظم باشید.
ناظم درونتان را بیدار کنید تا مراقب انضباط شخصی شما باشد. انضباط شخصی باعث می شود طبق برنامه پیش بروید و برای انجام کار یک ساعته، شش ساعت زمان صرف آن نکنید. اگر نمی خواهید مورد غضب ناظم درونتان قرار بگیرید پیشنهاد می کنم قبل ازانجام کارهایتان یک چک لیست تهیه کنید. مقاله ی چک لیست و فواید آن می تواند به شما کمک کند.
- کارها را بشکنید!
تعجب کردید؟ منظورم کارشکنی نیست! می خواهم بگویم سنگ بزرگ نشانه نزدن است. پس کارهای بزرگ را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید و برای هر بخش یک زمان محدود انتخاب کنید.
وقتی با یک پروژه بزرگ روبرو می شوید ممکن است یک زمان طولانی برای انجام آن به خود هدیه بدهید یا زمان را برای خودتان تمدید کنید. حتی ممکن است ابتدای کار از بزرگی پروژه دچار اضطراب بشوید. احتمالا نتیجه هم این خواهد شد که خیال انجام دادن آن پروژه را از سرتان بیرون می کنید. این اتفاق باعث می شود به پرتگاه اهمال کاری نزدیک شوید که البته آرزو می کنم خدا نصیبتان نکند! (خطر سقوط)
اگر بخواهم به طور خلاصه بگویم اهمال کاری یعنی انجام ندادن کاری که باید انجام شود. همینقدر ساده و صریح. اگر شما هم مانند من تعداد زیادی پرونده ی باز (کارهای نیمه تمام) در ذهن دارید و اضطراب بسته نشدن آنها آزارتان می دهد، پیشنهاد می کنم با من در خواندن مقاله ی اهمال کاری ناشی از اضطراب همراه شوید.
- از خود متشکر باشید!
قصد ندارم به شما برچسب منفی بزنم. فقط می خواهم ذهنتان را شرطی کنید. ذهن شما شرطی شدن را دوست دارد. به خودتان بگویید اگر کارم را در بازه زمانی مشخص شده انجام دهم یک پاداش به خودم خواهم داد. به این شکل ذهن شرطی می شود و به دنبال آن پاداش، نمی گذارد در انجام کارها خلف وعده کنید.
البته پیشنهاد می کنم حواستان باشد این پاداش ها آنقدر بزرگ و زیاد نباشد که منجر به از دست رفتن منابع مالی تان شود!
- اولویت بندی کنید.
روی کاغذ لیستی از کارها و پرونده های باز ذهنتان بنویسید سپس آن ها را اولویت بندی و خود را وادار به انجام کارهای مهم به ترتیب لیست (از مهم ترین) کنید.
- وقت خود را در فضای مجازی تلف نکنید.
شاید این سخت ترین کار دنیاست که از شما می خواهم!
خودتان هم می دانید که روزانه زمان زیادی را بابت گشتن در فضای مجازی از دست می دهید. حتی ممکن است فضای مجازی برایتان به یک پناهگاه تبدیل شده باشد. زمانی که از یک اضطراب فرار می کنید یا سایه ی بی برنامه بودن بر زندگیتان می افتد، احتمالا اولین گزینه تان این است که تلفن همراه خود را بردارید، اینترنت آن را روشن کنید و به پلتفرم های مجازی تان سر بزنید.
شاید هم این موارد در مورد شما صدق نکند اما در حین انجام کارهایتان تمرکزتان را از دست می دهید. یک آن به خودتان می آیید و متوجه می شوید که ساعت هاست در اینستاگرام مشغول اسکرول کردن محتواهای آن هستید. چه بخواهید چه نخواهید اینترنت مغز شما را زیر و رو می کند. اگر می پرسید چگونه این کار را انجام می دهد پیشنهاد می کنم مقاله ی اثر اینترنت روی مغز را بخوانید.
اعتراف می کنم که گاهی خودم هم در این مرحله گیر می افتم. هر زمان که تصمیم می گیرم از فضای مجازی دور شوم، مغزم اعلام نیاز به دوپامین اینترنتی می کند. (دوپامین ماده ای است که وقتی در مغز ترشح می شود به ما احساس لذت دست می دهد) همان طور که پایش را بر زمین می کوبد مدام تهدیدم می کند که اگر مرا به اینترنت نبری قطعا در انجام امور تو را همراهی نخواهم کرد! مغز من با گشت و گذار در فضای مجازی این ماده را ترشح می کند و از آن بدتر به این روال اعتیاد دارد.
برای از دست ندادن مغز و همین طور زمانم، چند راه را امتحان کرده ام که خوشبختانه جواب داده است. آنها را به شما هم پیشنهاد می کنم:
– سعی کنید از تکنیک های برنامه ریزی استفاده کنید.
– در هنگام انجام کارهایتان گوشی را در جایی دور قرار دهید به طوری که دسترسی به آن سخت باشد و شما را به زحمت بیاندازد.
– با تمرین و به مرور، زمان استفاده از فضای مجازی را محدود (مثلا روزی دوبار و هر دفعه پانزده دقیقه) کنید.
- از تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنید.
روش های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که کمک می کند از اصل پارکینسون به نفع خودتان استفاده کنید. تکنیک هایی مانند پومودورو که باعث افزایش تمرکز شما و نظم بیشتر در انجام کارهایتان می شود.
نکته پایانی و اتمام حجت!
قانون پارکینسون پایه تئوریک چندان قوی ندارد و بیشتر بر اساس مشاهده و تجربه به وجود آمده است. استفاده ازاین قانون به ما در مدیریت زمان و منابع کمک می کند تا کارهایمان را با کیفیتی خوب و در زمان مناسب انجام دهیم. در نتیجه بهره وری مان هم افزایش پیدا می کند. البته در ارزیابی این زمان مناسب، باید حواسمان به مرز باریک بین “زمان ناکافی برای انجام کار” و “حداقل زمان لازم برای انجام کار” باشد تا هم اعتماد بنفسمان را از دست ندهیم و هم نتیجه کار خراب نشود!
امیدوارم این مقاله بتواند در کمتر کش دادن کارهایتان به شما کمک کند.
لطفا همین حالا یک مورد از لیست کارهای روزانه تان را انتخاب کنید و برای انجام آن یک ضرب الاجل و بازه زمانی مشخص کنید. پس از بستن این صفحه از پنج تا یک را بصورت معکوس بشمارید و به سمت انجام آن کار خیز بردارید!
قبل از آن، اگر شما هم تجربه یا روشی برای استفاده درست از قانون پارکینسون سراغ دارید در قسمت کامنت ها با ما به اشتراک بگذارید.
آماده اید؟ پنج – چهار – سه – دو – یک ! حرکت!
عالی بود
متشکرم 🙂