چک لیست، رازِ موفقیت مدیران برتر

چک لیست رازموفقیت مدیران برتراست. نگرش بسیاری از سازمان‌ها این است که مدیران، مدیر به دنیا آمده اند نه این که برای مدیریت پرورش یافته اند. طبق این نظر اگر شخصی درانجام تخصص خودموفق است، دراداره کردن کارمندان خود مشکلی نخواهد داشت. پس اغلب مدیران یکباره وارد میدان شده اند اما موفق‌ترین مدیران کسانی هستند که دراوایل کارمتوجه می‌شوند باید بعضی چیزها را یاد بگیرند. مانند: چک لیست، شما زمانی به عنوان مدیر موفق، شناخته می شوید که بدانید چطور چک لیستی از کار های مهمتان تهیه کنید. برای مثال: ایلان ماسک برای کارهای مدیریتی خود دارای چک لیست است و از روش خاص خود برای مدیریت استفاده می کند و بارها دلیل موفق شدنش را داشتن چک لیست مدیریتی منحصر به فرد خود می داند.

بنابراین اول به مفهوم آن بپردازیم و بعدبه اهمیت چک لیستm برای مدیران اشاره کنیم.

چک لیست چیست؟

چک لیست یعنی: مرتب سازی کارها براساس ضرورت وانجام آنها به ترتیبی که تهیه شده است. اگر می خواهید بیشتردرباره ی آن بدانید، مقاله چک لیست وفواید آن را بخوانید.

اهمیت چک لیست برای مدیران

چک لیست به مدیران این امکان را می ‌دهد که اوضاع را  تحت کنترل خود داشته باشند. «کنترل» اساس کار مدیر است. البته آنچه مدیران کنترل می‌کنند، افراد نیستند. بلکه پروژه‌ها، منابع و فعالیت‌های هستند که افراد انجام می دهند.

به طور کلی یک چک لیست می‌تواند اطلاعات زیر را برای مدیران فراهم کند:

1. انواع مهارت‌ها و وظایف مختلف شغل مدیریت را به فرد مدیر یادآوری ‌کند.
2. در شناخت مشکلاتی که ممکن است درهر زمینه‌ ای مدیر با آن مواجه شود، کمک کند.
3. عوامل مهمی را که در هر زمینه‌ای باید در نظر داشته باشد را روشن کند.
4. برای مشکل پیش آمده، راه حل‌ کاربردی ارائه ‌کند.
5. در هر جنبه از کار مدیریت، به فرد مدیر کمک ‌کند که به طورسیستماتیک و صحیح عمل کند.
6. روش‌هایی را ارائه ‌دهد که با توجه به آن‌ها فرد مدیرمی‌تواند، تجارب خود را به سایر مدیران انتقال دهد.

 مواردی که برای تصمیم گیری واقدام موثر باید لیست کنید:

داشتن چک لیست موثر برای تصمیم گیری واقدامات مدیرلازم است. پس برای اینکه مدیریت کارهایتان بهترانجام دهید، این چک لیست شامل مراحل زیراست :

• اهداف را تعیین کنید.

یکی ازاصول مدیریت پروژه تعیین اهداف و مقاصد برای پروژه است. هدف گذاری مسیرپروژه شما را مشخص می کند. مدیران پروژه می‌توانند، هدف گذاری  را برای کل تیم استفاده کنند و سپس اهداف را به عنوان وظایفی برای آنها تعیین کنند.

شما همچنین می توانید یک چشم اندازایجاد کنید تا کارمندان در تحقق آن نقش داشته باشند. اهداف همچنین به همه کمک می کند تا بفهمند در پروژه چه کاری انجام دهند. پس مهم ترین اقدام برای نوشتن چک لیست این است که هدف یا اهدافتان را تعیین کنید. اگرنمی دانید چطورهدف گذاری کنید، حتما مقاله هدف گذاری را بخوانید.

• با سرمایه گذاران و صاحبان پروژه ملاقات کنید.

اینها افرادی هستند که شخصاً در پیشرفت و نتایج نهایی پروژه سرمایه گذاری کرده اند. آنها از زمان بندی پروژه انتظاراتی دارند و این وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه است، که آنها را برآورده کنید. چک لیست مدیریت، اینجا است که به کمکتان می آید. قبل ازهرچیزنیاز به برنامه ریزی دارید. اگرنمی دانید چطور برنامه ریزی مفیدی داشته باشید، بهتراست مقاله برنامه ریزی را مطالعه کنید.

• مشخصات تیم و ملزومات پروژه را جمع آوری کنید.

برای نوشتن چک لیست درمدیریت پروژه، جمع آوری مشخصات تیم وملزومات پروژه الزامی است. یعنی چند نفر وبا چه تخصصی تیم را تشکیل می دهند و ملزومات اجرای پروژه چه چیزهایی است، که به نوع پروژه که روی آن کار می کنید بستگی دارد. برای مثال : مدیر یک شرکت خدمات هستید. پروژه جدیدتان ساخت یک سایت و طراحی آن است. با توجه به بزرگی پروژه تعداد متخصص را مشخص می کنید.

• طرح اولیه پروژه را بسازید.

شما تحقیقات خود را انجام داده اید، الزامات را درک کرده اید و اکنون آماده اید تا طرح اولیه پروژه را بسازید. برای مثال : برای طراحی سایت، ازنوشتن کد گرفته تا طراحی  گرافیک، بر اساس پروژه شما این مرحله متفاوت خواهند بود. هیچ دو چک لیست متخصصان پروژه، مشابه هم نیست و این نکته برای موفقیت پروژه شما بسیارمهم است. داشتن چک لیست برای هرعضو تیم مدیریت، بسیارکاربردی است.

• بودجه پروژه را محاسبه کنید.

وقتی طرح پروژه را تمام کردید، زمان آن فرا رسیده است به بودجه بپردازید. پس هزینه ها را تخمین بزنید. به این فکر کنید که برای انجام پروژه به بهترین شکل ممکن چه چیزی لازم است، سپس می دانید چه چیزی را بایدحذف کنید و چه چیزی را نگه دارید. هربودجه هزینه های مستقیم وغیرمستقیم خواهد داشت. برای مثال: همان طراحی سایت را درنظربگیرید. هزینه‌های مستقیم شامل نیروی کار، سخت‌افزار، نرم‌افزارومدیریت پروژه و هرگونه هزینه‌های مرتبط با تحقیقات (مانند سفر یا گروه‌های متمرکز) می‌شود.

هزینه های غیرمستقیم ممکن است، نیازی به در نظر گرفتن خود پروژه نداشته باشد. مانند اجاره فضای اداری، که می توانید برای پروژه دیگرازآن استفاده کنید ولی درجمع آوری هزینه ها به آن باید بپردازید.

• برنامه ارتباطی خود را تنظیم کنید.

در این مرحله، به نقاط قوت پروژه و نقاط ضعف بپردازید. می توانید جلسات آغاز پروژه با سرمایه گذاران، جلسات روزانه وجلسات هفتگی را برنامه ریزی کنید. جلسات توجیحی را به شیوه ای برگزارکنید که افراد حاضر در جلسه کامل در جریان مراحل پروژه قرار بگیرند. مستندسازی ازتمام مراحل پروژه بسیارمفید خواهد بود. مکالمات با افراد طرف قرار داد، توانایی شما در برقراری ارتباط افزایش می دهد.

یک راه برای ایجاد ارتباط برقرار کنید واعضای تیم پروژه خود را به آن اضافه کنید. همچنین ممکن است، بخواهید گزارش روند پروژه را نیز به صورت روزانه در نظر بگیرید. مطمئن شوید درچک لیست پروژه، هم یک برنامه ارتباطی وهم یک برنامه مدیریت ریسک داشته باشید.

• برپیشرفت خود نظارت کنید.

دراین مرحله کیفیت انجام پروژه تان اهمیت دارد. این را درچک لیست اعمال کنید. روند بهبود پروژه را هموار و مشکلات را از بین ببرید.

همچنین، درس های آموخته شده از پروژه های قبلی که مدیریت کرده اید را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که تمام اطلاعات مربوط به پروژه برای تیم شما در دسترس است. هرچه جزئیات بیشتری از قبل بتوانید ارائه دهید بهتر است.

راه های مختلفی وجود دارد که می توانید پیشرفت پروژه خود را نظارت کنید. برای نمونه: نمودارهای گانت به شما یک نمای کلی از پروژه هایی که در

مسیر درست هستند وآنهای که در مسیر بحرانی اند را ارائه می دهد.

همچنین گزارش‌ها به شما نشان می‌دهند که چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند، چند کار تکمیل شده دارد.

ویژگی دیگری که می تواند به شما در نظارت بر پیشرفت کمک کند، Portfolios است. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که یک نمای کلی از آنچه در تیم شما اتفاق می‌افتد به دست آورید و به شما امکان می‌دهد فهرست‌های انتخابی را در یک مکان منسجم پیوند دهید. می‌توانید نماهای نمونه کار خود را سفارشی کنید، و حتی آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید تا همه در همان صفحه باشند که زمان‌بندی پروژه شما پیش می‌رود.

هرآنچه که در چک لیست یک مدیر باید باشد تا در مسیر کاری بهترین عملکرد را داشته باشد را بیان کردیم با استفاده ازآن مدیر حرفه ای و موفقی خواهید شد.

جمع بندی:

چک لیست به مدیران این امکان را می ‌دهد که اوضاع را  تحت کنترل خود داشته باشند.

«کنترل» اساس کار مدیر است.

برای داشتن چک لیست موثر برای تصمیم گیری باید مراحلی که اشاره می کنم را انجام دهید تا درمدیریت کارهایتان بهترعمل کنید. که شامل :

1. اهداف را تعیین کنید.
2. مشخصات با سرمایه گذران و صاحبان پروژه ملاقات کنید.
3. تیم و ملزومات پروژه و را جمع آوری کنید.
4. طرح اولیه پروژه را بسازید.
5. بودجه پروژه را محاسبه کنید.
6. برنامه ارتباطی خود را تنظیم کنید.
7. بر پیشرفت خود نظارت کنید.

شما موافق چک لیست هستید و از آن برای کارهایتات استفاده می کنید ؟