تا به حال پیش آمده که همزمان در حال انجام چند پروژه ی کاری باشید و احساس کنید بین آن ها گم شده اید؟ یا به ددلاین پروژه ها نزدیک باشید اما بخش زیادی از آن ها مانده باشد؟
این تجربه را داشته اید که یک پروژه را شروع کنید اما دقیقا ندانید چه کارهایی را باید انجام دهید؟ یا هزینه ی انجام آن را درست تخمین نزده باشید و به خودتان یا کارفرما ضرر بزنید؟
اگر پاسختان مثبت است، این مقاله برای شماست. پس لازم است با مفهوم مدیریت پروژه آشنا شوید.
ممکن است در حوزه ی مهارت هایتان یک فریلنسر باشید و مسئولیت انجام یک یا چند پروژه بر عهده شما باشد. بنابراین در مسیر شغلی‌تان اهمیت مدیریت پروژه ها بیش تر می شود؛ چرا که تقریبا تمام بار آن ها بر دوش شماست. (یا شما و تیمتان)
برای آن که با مفهوم فریلنسری بیش تر آشنا شوید ابتدا در مورد آن توضیح می دهیم. در ادامه به سراغ تعریف پروژه و مدیریت پروژه می رویم.
به چه کسی فریلنسر گفته می شود؟
فریلنسر یا آزادکار کسی ست که مستقل و برای خودش کار می کند. او معمولا به سازمان ها تعهد بلند مدت ندارد و مکان و زمان انجام کارهایش به آن ها وابسته نیست. فریلنسر ها بیش تر به صورت دورکار و پروژه ای کار می کنند.
آن ها در خانه؛ در حالی که روی کاناپه ی خود دراز کشیده اند از مهارت هایشان کسب درامد می کنند! امکان گرفتن چند پروژه ی هم زمان را دارند و از آغاز تا پایان کارها را خودشان (یا به همراه تیمشان) انجام می دهند. بنابراین ابتدا لازم است مدیریت پروژه را یاد بگیرند.
اگر مایلید درباره ی فریلنسری بیش تر بدانید مقاله ی دنیای فریلنسری و هر چیزی که باید بدانید را به شما پیشنهاد می دهم.
شاید برایتان سوال باشد که پروژه چیست. پس ابتدا مختصری از پروژه می نویسم و در ادامه به مدیریت پروژه خواهم رسید.
پروژه چیست؟
به مجموعه فعالیت هایی که برای رسیدن به هدفی خاص انجام می شود پروژه می گویند. پروژه را یک نفر یا یک تیم انجام دهد. پروژه هایی که فریلنسرها انجام می دهند معمولا چند ویژگی دارد:
- بیش تر به مهارت های نرم، دانش فنی و تخصص افراد نیاز دارد.
مثلا فرض کنید شما طراح سایت هستید. دوست تان هم قصد راه اندازی کسب و کار اینترنتی خود را دارد. او نیاز دارد یک سایت شخصی برای فروش محصولاتش ایجاد کند اما خودش این دانش را ندارد. پس به دلیل تخصصی که در طراحی سایت دارید، شما را انتخاب می کند.
- هدف در پروژه روشن و مشخص است.
- بودجه و منابع آن محدود است.
- زمان آغاز و پایان آن تعیین می شود.
مدیریت پروژه چیست؟
به زبان ساده مدیریت پروژه یعنی از ابتدا تا انتهای یک پروژه همه ی کارها طبق روالی منظم و مشخص شده پیش برود.
مراحل مدیریت پروژه به این شکل است که ابتدا با کارفرما (شخصی که پروژه اش را به ما سپرده) درباره ی هدف و نتیجه ی مورد انتظارش مذاکره می کنیم. سپس پروژه را ارزیابی کرده و برای انجام آن برنامه ریزی می کنیم. در ادامه بر اجرای آن نظارت کرده و نهایتا نتیجه ی مورد انتظار کارفرما را به او تحویل می دهیم.
در برنامه ریزی پروژه باید به سه عامل توجه کنیم:
۱- زمان
فریلنسری که مدیریت یک پروژه را قبول می کند باید تخمین صحیحی از زمان انجام آن داشته باشد. این کار باید در ابتدای پروژه انجام شود تا در مرحله ی برنامه ریزی، برای هر بخش زمان لازم مشخص شود. فکر می کنم آشنایی با تکنیک های مدیریت زمان در این مورد به کمک‌تان می آید!
۲- محدوده
تمام کارهایی که لازم است در طول پروژه، از آغاز تا پایان انجام شود باید مشخص باشد. مثلا اگر قرار است به همراه تیم خود کار کنیم، وظایف هرکس باید تعیین شود. اگر این کار را ابتدای پروژه انجام ندهیم ممکن است روی کیفیت کار تاثیر بگذارد. بنابراین احتمال دارد پروژه در زمان تخمین زده شده به پایان نرسد.
۳- هزینه
طبیعتا انجام هر پروژه هزینه هایی دارد. این مورد نیز از همان ابتدا بایستی به درستی تخمین زده شود. در ادامه این هزینه باید برای بخش های مختلف کار بودجه بندی و کنترل شود. اگر تخمین هزینه ها اشتباه براورد شود ممکن است خودمان یا کارفرما متحمل ضرر سنگینی بشویم.
این سه ضلع مثلث مدیریت پروژه (زمان، محدوده و هزینه) مهم ترین بخش های آن هستند و بر هم اثر مستقیم دارند. مدیریت پروژه هنر استفاده از دانش، مهارت و ابزار هاست و به افزایش بهره‌وری شما و تیمتان کمک می کند. یکی از این ابزار ها، برنامه یا نرم افزارهای مدیریت پروژه است که بزودی بیش تر توضیح می دهم.
نرم افزارهای مدیریت پروژه:
برنامه های ایرانی و خارجی زیادی هستند که می توانند به شما در مدیریت پروژه هایتان کمک کنند. با این برنامه ها می توانیم به شکل کارامدی کارهایمان را مدیریت کنیم و تعامل اعضای تیم را بالا ببریم.
مزایا استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه:
- در پروژه ها منابع انسانی، زمان و بودجه معمولا محدود است. این برنامه ها کمک می کنند به درستی از منابع استفاده کنیم.
- باعث می شوند برنامه ریزی به درستی بین اعضا تیم پیش برود و هماهنگی بین آن ها بیش تر شود.
بنابراین خواندن مقاله ی تکنیک های برنامه ریزی خالی از لطف نیست.
- برای هربخش از کار می توانیم زمان مشخص کنیم یا بگوییم این قسمت از پروژه در چه فازی قرار دارد. مثلا بخش اول آن انجام شده و بخش دوم آن در حال انجام است.
- امکان گزارش گیری از روند انجام پروژه آسان می شود.
همان طور که پیش تر خواندید نرم افزارهای زیادی برای مدیریت پروژه وجود دارد. در ادامه به تعدادی از آن ها بصورت مختصر اشاره می کنیم. شما می توانید بعد از آشنایی با هرکدام و با توجه به نوع فعالیتتان، این برنامه ها را انتخاب کنید.
۱- ترلو، برنامه ی محبوب مدیریت پروژه:
ترلو یکی از راحت ترین برنامه های مدیریت پروژه ی دنیاست که طرفداران زیادی هم دارد. در این برنامه می توان با ایجاد بوردهای مختلف، فاز های هر پروژه را بخش بندی کرد. همچنین می توان اعضای تیم را در دسته بندی های مختلف قرار داد و برای هر کروهی وظایفی نوشت. در ترلو امکان بارگذاری هر نوع فایلی وجود دارد. در این نرم افزار افراد می توانند با حساب گوگل خود وارد شوند. همچنین اپلیکیشن های اندرویید و ios آن نیز در دسترس است.
۲- تسکولو:
این برنامه ی ایرانی مانند یک اتاق فرمان برای پروژه های شما عمل می کند. در تسکولو می توانید به کمک هم تیمی های خود پروژه ها را مدیریت کنید. می توانید برای وظیفه ی هر فرد بازه ی زمانی معین کنید. از دیگر مزیت هایش این است که دیدی همه جانبه درمورد پیشرفت ها و شکست ها به شما می دهد. مجهز به تحلیل گری برای گزارش پیشرفت پروژه هاست. همچنین این نرم افزار امکان برگزاری جلسات آنلاین و چت گروهی را به شما می دهد.
۳- میزیتو:
برنامه ی ایرانی میزیتو ابزاری برای مدیریت پروژه های دورکاری ست. در این نرم افزار هم مانند ترلو، افرادوظایف را در بورد ها می نویسند. امکان تعریف پروژه بصورت نامحدود در آن وجود دارد. داشتن چت گروهی و مزیت گرفتن فایل پشتیبان (بکاپ) از دیگر ویژگی های آن است.
۴- جیرا (Jira):
یکی از کاربردی ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، جیراست. در جیرا می توانید وظایف خود یا تیم را به راحتی مدیریت و سفارش سازی کنید. این برنامه امکان گزارش گیری بصو ت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه را نیز به شما می دهد.
۵- آسانا (Asana):
برنامه ی آسانا رابط کاربری ساده ای دارد که همین ویژگی آن را بسیار محبوب کرده است. این نرم افزار نیز امکان ایجاد بوردهای مختلف را دارد. آسانا به شما اجازه می دهد فایل هایتان را به اشتراک بگذارید،کارهایتان را به بخش های مختلف تقسیم کنید و برای هرکدام ددلاین تعیین کنید.
۶- فریدکمپ (freedcamp):
این نرم افزار از بهترین برنامه های مدیریت پروژه در دنیاست. تقویمی دارد که می توانید زمان ها و رویدادهایتان را در آن ثبت کنید. امکان اولویت بندی کردن پروژه هایتان را به شما می دهد. همچنین می توانید برای فایل ها و پروژه هایتان رمز عبور انتخاب کنید.
۷- مایکروسافت پروجکت (MSP):
MSP توسط شرکت مایکروسافت تولید شده است. این برنامه امکان ایجاد جدول و نمودارهای مختلف را برای درک بهتر پروژه به شما می دهد. گزارش گیری در حین انجام پروژه و در پایان آن از دیگر ویژگی های MSP است. ضمن اینکه این نرم افزار امکان چاپ چارت های رسم شده را به شما می دهد.
۸- پی‌گیرِ مدیریت پروژه ی شما؛ پیگیر!
برنامه ی پیگیر نیز به گونه ای طراحی شده است که با کمک آن می توانید وظایف افراد تیم را به آن ها بسپارید. همچنین می توانید فعالیت ها را زمان بندی و پیگیری کنید. پیگیر امکان ایجاد ساختار درختی را برای پروژه های زیر مجموعه ی پروژه های بزرگ می دهد. تشکیل اتاق گفتگو نیز از ویژگی های این برنامه ایرانی است.
۹- کلیک آپ (clickup)، مدیریت پروژه به روشی محرمانه!
در کلیک اپ می توان همه چیز را سفارشی کرد، از پروژه های کوچک و بزرگ تا وظایف اعضا و یادداشت ها. این برنامه امکان اجرای پروژه های محرمانه را نیز دارد به طوری که اعضای یک پروژه فقط می توانند اطلاعات مربوط به خود را مشاهده کنند.
۱۰- Smartsheet:
این نرم افزار امکان مدیریت اعضای تیم ها را به مدیر پروژه می دهد. مدیر می تواند زمان آنلاین و آفلاین بودن اعضای تیم را رصد کند. حتی می تواند چه کسی زمان بیشتری را در محیط برنامه بوده و چه کسی کم تر آنلاین می شود.
نرم افزارهای دیگری مثل Monday، Wrike، ProofHub، Teamgantt، هدف سنج، آرسس Arses و … وجود دارد که بسته به نوع کسب و کارتان می تواند انتخاب شما باشد.
جمع بندی:
امروزه بخاطر شرایط اقتصادی حاکم بر جامعه، افراد زیادی به شغل دوم روی آورده اند و به صورت فریلنسری مشغول به کار هستند. ممکن است شما به طور همزمان چند پروژه ی کاری بگیرید. بنابراین لازم است به مدیریت پروژه مسلط باشید. با توجه به نوع کسب وکارتان ابزارهای مدیریت پروژه می تواند به شما کمک کند.
اگر شما هم از برنامه های مدیریت پروژه استفاده کرده اید از تجربه تان برایمان بنویسید.
بدون دیدگاه